こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

給与明細の作成といえば、さまざまなデータ収集や計算、明細書の封入や配布などかなりの手間と時間がかかる業務。そのためコア業務に集中できず困っている場合は、給与明細の電子化で業務効率化を図るのがおすすめです。

とはいえ、給与明細の電子化について次のような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

「そもそも給与明細は紙で発行しなくてもいいの？」
「給与明細を電子化することでどんなメリット・デメリットがあるんだろう？」
「給与明細を電子化するには具体的にどうしたらいいの？」

そこで今回は、給与明細業務の効率化を検討している企業経営者や担当者に向けて、「給与明細電子化の概要や導入するメリット・デメリット、具体的な導入手順」などをご紹介します。

給与明細は必ず紙で発行するべき？

給与明細の電子化を考える上で、一つ疑問になるのが、「そもそも給与明細は紙で発行するべきものなのではないか？」ということです。結論から言うと、必ずしも紙で発行する必要はありません。

所得税法により、企業などの事業者は雇用形態にかかわらずすべての従業員に対して給与明細の発行・交付が義務付けられています。交付の期限は、給与を支払う際です。

給与明細を交付しない、虚偽の内容で交付するなどした場合は、所得税法違反となり、1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科されます。

そして従来は紙による給与明細の発行が必要でしたが、2007年の税制改正で給与明細や賞与明細、源泉徴収票の電子配付が認められました。そのため現在では紙以外で作成・交付しても違法ではありません。

2020年分以降の確定申告では源泉徴収票の添付が不要になったため、より電子化を進めやすくなったといえます。

導入が進む「給与明細の電子化」とは？

ペーパーレスが進む中で、給与明細を電子化する企業も増えています。

給与明細の電子化とは、従来紙で発行していた給与明細を電子交付することを指します。給与明細電子化システムを導入するのが一般的です。

交付の方法としては、電子メールによる送信やインターネットによるWeb閲覧、磁気媒体に記録して交付という3種類がありますが、一般的にはメール送信とWeb閲覧が多く利用されています。

メール送信は、従業員のパソコンやスマホのメールアドレスに給与明細データをPDFファイルなどで送信するという方法です。便利ですが、誤送信に注意が必要となります。

Web閲覧は、スマホやパソコンから各従業員がID・パスワードでサーバーなどにログインし、記録された給与明細データを閲覧する方法です。

給与明細を電子化するメリット・デメリット

では給与明細を電子化することで、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？それぞれ詳しく見ていきましょう。

給与明細電子化のメリット

給与明細の電子化は企業側・従業員側双方にとってメリットがあること。まずは具体的なメリットを解説していきます。

給与明細関連業務の効率化

給与明細の電子化による大きなメリットの一つが、業務の効率化です。

紙で給与明細を交付する場合、人の手による印刷や封入、仕分け、配送などさまざまな作業が必要となり、従業員が多いほど多くの時間と手間がかかってしまいます。

手作業による工程が多いということは、それだけ人的ミスが発生するリスクも高まります。

その点、給与明細を電子化すれば上記の作業が基本的に不要となり、大幅な業務効率化が図れるのです。

給与明細電子化システムを導入すれば、給与計算ソフトと連携させてCSVデータを取り込み、更新や反映を自動的に行うことも可能。手作業による転記なども不要になります。

給与明細の自動作成や自動配信などもできるため、さらなる効率化が可能。修正が必要になった際にも素早くデータ修正ができます。

業務の効率化が可能になれば、給与明細関連業務に携わっている人手を減らすことも可能。人手をほかのコア業務に回して、生産性アップを図ることにも期待ができます。

コストの削減

給与明細の電子化によるメリットとして、コストの削減も挙げられます。

紙で給与明細を発行する場合、印刷にかかるインク代や用紙代などがかかるほか、配達交付している場合は郵送費用なども発生します。

１通あたりの費用は微々たるものであっても、従業員数が多かったり、長年紙で発行したりしていれば膨大なコストになってしまうもの。

電子化してペーパーレスにすれば、これらのコストを大幅にカットすることが可能です。業務効率化により、給与日直前の経理担当者の残業なども防げるため、業務負担が減るだけでなく人件費の節約にもつながります。

人的ミスの防止

人的ミスが防げるのも、給与明細を電子化するメリットの一つです。

紙で給与明細を発行する場合、給与計算システムからの転記や封入、交付などの際に人の手によるミスが発生しやすいもの。

転記をミスした、封筒の宛名と中身が違った、配布ミスで別の人のものを渡してしまった、郵送事故が起きたなど、手作業ならではのミスが起こるリスクは高くなります。

しかし電子化すれば、正確なデータを用いる限り上記のようなミスは起きにくくなります。

メール配信の場合は誤配信に注意が必要ですが、暗号化やパスワード設定などでリスクに対応可能です。

給与計算システムと給与明細電子化システムを連携させれば、正確な計算結果をそのまま明細に反映させることができます。

給与明細書の閲覧・管理が容易

給与明細の閲覧・管理が容易になるのも電子化のメリットです。

紙の給与明細と違ってサーバー上でデータが保管されるため、紛失リスクがなく、必要なデータの検索や閲覧もしやすいというのは会社側にとっても従業員側にとっても大きなメリット。

電子化されたデータは数年分サーバーで保管されることが多く、昔の給与明細も従業員が自身で閲覧できるため、経理担当者への再発行依頼や問い合わせなどが減ります。

従業員の自前のパソコンやスマホから閲覧できる場合もあり、いつでも好きなときに明細を確認できるのもポイントです。

給与明細電子化のデメリット

給与明細を電子化する上では、メリットばかりではなくデメリットと感じられることもあるため、導入の際にはしっかり検討することが大切です。

まず電子化にあたっては、給与明細電子化システムを導入するケースが一般的ですが、導入には初期費用や月額利用料がかかります。

従業員数によってコストが変動することもあるため、自社にとって紙のほうがいいのか、電子化システムを導入したほうがいいのか、コストをしっかり比較してみることが大事です。

また給与明細電子化システムを導入する場合、利用方法の周知や、システムを管理運用できる人材の育成なども必要になります。

インターネットを利用する以上、情報漏洩のリスクがあるというのもデメリットの一つ。リスク回避のためには強固なセキュリティ対策が欠かせません。

そして従業員が給与明細を閲覧できるインターネット環境やデバイスが当然ながら必要であり、閲覧可能な環境にない従業員には別途対応が必要となります。

これは従業員側のデメリットとなりますが、給与明細が紙で交付されないことにより、家族に見せづらくなるという点も挙げられます。

紙であれば渡すだけでいいのですが、データの場合は一緒に閲覧する必要があったり、自前のパソコンやスマホで閲覧できない場合は自身で印刷して渡さなければならなかったりするため、それが手間になることもあります。

給与明細を電子化する手順

メリットとデメリットを理解した上で電子化を検討した方のために、給与明細を電子化する大まかな流れについて解説します。

1. 電子化する帳票や閲覧方法を決める

電子化のための1ステップは、電子化する書類を決めることです。

給与明細システムによって、対応可能な帳票の種類が変わるため、給与明細や賞与明細、源泉徴収票など関連帳票のうちどれを電子化させるのかを決めることが大切になります。

「確定申告のために源泉徴収票は紙じゃないと」と考えている方もいるかもしれませんが、確定申告は2022年分以降より源泉徴収票の添付が不要になったため、源泉徴収票も電子化の対象に含めて効率化することが可能です。

また電子化する書類の種類とともに、閲覧方法をメール配信とＷeb閲覧どちらにするか決める必要もあります。特にWeb閲覧は給与明細電子化システムの導入が欠かせません。

2. 従業員から電子化の同意を得る

電子化する際には、従業員から電子化の同意を得ることも必要になります。

所得税法では給与明細の電子化にあたり、従業員の承諾が必要だと定められており、事前に書面などで同意を取り付けなければなりません。

同意の書面などに所定の書式はありませんが、電子化する帳票の種類や電子交付の方法、承諾日や従業員の署名・押印などを含める必要があります。

電子化する書類や方法が決まったら、すぐに従業員に伝えて同意書を作成し、同意をもらいましょう。

もしも同意を得られない従業員がいた場合は、その人のみ従来の紙の給与明細を発行することも可能です。

3. 給与明細電子化システムを選定する

給与明細の電子化には、電子化に必要なさまざまな機能を搭載したシステムを導入する必要があります。そこで複数ある給与明細電子化システムの中から、自社に合ったものを選定するポイントについて解説していきましょう。

まず業務効率化には給与計算システムとの連携が必要不可欠なので、CSVインポートに対応しているもの、データ加工の必要があるもの、専用の給与システムに対応するものなどの中から、自社の給与計算システムと連携しやすいものを選ぶことが大切です。

現行の給与計算システムとの相性が悪いと余計に手間が増えてしまう可能性もあるため、連携がきちんとできるか、相性が良いかなどをしっかり確認しましょう。

また多くの給与明細電子化システムは、導入費用と従業員数に応じた月額料金がかかります。

紙の給与明細発行時のコストや導入で効率化できる業務量などを比較検討し、コスパが妥当なものを選ぶようにすることも大切です。

なお電子化に同意しない従業員などに備え、紙の帳票の出力にも対応可能なシステムを選ぶと安心できます。

デメリットでも挙げましたが、電子化によって情報漏洩リスクも生じるため、セキュリティ面にも細心の配慮が必要です。

重要な個人情報である給与明細の情報漏洩やデータ改ざんを防ぐためには、セキュリティが強固なものを選ぶようにしましょう。

「AIBOW」で経理業務も効率化！

給与明細の電子化のように、ほかのバックオフィス業務についても効率化したい場合には、「AIBOW」の利用がおすすめです。

AIBOWは、バックオフィス業務の中でも特に量が多く、専門知識も必要な経理業務に特化したサポートサービス。

映像業界は一般企業と比べて経理業務が煩雑になりがちですが、AIBOWなら映像業界の経理処理に詳しい専門家が、さまざまな経理関連業務の代行やサポートを行います。

採用や教育、管理コストをかけずにスムーズな経理処理が可能になるため、業務の効率化ができます。

一般的な経理処理はもちろん、キャッシュフロー管理や税理士対応なども含めて関連業務をトータルに任せられるため、スタッフはコア業務に集中できるのもメリットです。

給与明細の電子化で効率化を実現しよう！

給与明細は必ず発行しなければならないものですが、紙である必要はありません。むしろ現在はペーパーレスが進み、多くの企業が電子化に対応していっている状態。

電子化によって企業側・従業員側にとってもさまざまなメリットが期待できるため、積極的に導入したいものです。またこれを機に、ほかのバックオフィス業務も効率化を図ってみてはいかがでしょうか？

バックオフィス業務に煩わしさを感じている企業担当者は、経理業務の大幅な効率化が可能になるAIBOWの利用もぜひ検討してみてください。

興味のある方は、資料請求だけでもお気軽にどうぞ。

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