こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

請求書はビジネスのさまざまな場面で使われる重要書類のひとつ。請求書でミスがあると、支払いが滞るケースが増えていってしまうでしょう。

そんな事態を避けるためにも、正しい請求書の書き方を知ることは企業の経理担当者はもちろん、フリーランスのクリエイターにとっても必須といえます。しかし中には、次のような悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

「請求書は手書きでなくてもいいのだろうか？」
「請求書のフォーマットに決まりはあるのだろうか？」
「請求書の正しい書き方がイマイチよくわからない」
「郵送ではなくメールで請求書を送っても大丈夫なのだろうか？」

そこで今回は、フリーランスのクリエイターや小規模な映像制作会社などに向けて、「請求書の書き方や注意点」について詳しく解説していきます。

法律の義務はない？ それでも請求書が必要な理由

ビジネスの場で欠かせない大事な書類ともいえる請求書は、お金を取引相手に支払ってもらうために必要となる書類です。

請求書を発行することによって、サービスや商品を提供した側は「何を」「いつ」「いくら」相手に請求したのかを証明できます。

請求書の発行は法律で義務づけられてはいませんが、取引相手の支払い忘れや踏み倒しなどのトラブルを防ぐ目的でも役立つため、必要不可欠なものとなっています。

また企業同士の取引においては、不正な取引や支払いが行われていないかどうかをチェックするという観点で役立つものでもあります。

自社のためにも、取引先との信頼関係のためにも、そして税務署からあらぬ疑いをかけられないようにするためにも、請求書の発行は必要不可欠なものと言えるのです。

あらゆるトラブルを未然に防ぐためにも、請求書はしっかり発行しましょう。

手書きでもWordでもOK！ 請求書を書くときに必要なもの

必要性を理解した上で、請求書を書くときに必要となるものについて見ていきましょう。

まずは用紙。請求書の用紙は文房具店や100円均一SHOPなどで入手できます。請求書を手書きで作るつもりであれば、多めに準備しておくようにしましょう。

特に請求書のフォーマットは決まっていないので、ExcelやWordを活用してもかまいません。

手書きより読みやすくきれいに作成できますし、フォーマットを作ってしまえば毎回手間をかけず簡単に請求書を作成できて便利です。印刷する用紙サイズに決まりはありませんが、パソコンで作成するのであればA4サイズが一般的となっています。

請求書のテンプレートは、いろいろな種類がインターネットにアップされているため、使いやすいもの、自社に合ったものを選んでダウンロードしましょう。ただテンプレートを使う場合、必要か所の修正などを忘れないよう注意が必要です。

また請求書作成ツールを使うと請求書の作成だけでなく、メール送信、入金管理、クライアントの情報管理などの機能もあるので、請求書に関する事務作業を効率化できます。

請求書を郵送するための封筒や切手も用意しておくといいでしょう。封筒のサイズは自由ですが、一般的なのは120mm×235mmサイズの長形３号です。A4サイズなら三つ折りにして入れられます。封筒には84円切手を貼りましょう。

請求書を入れた封筒には「請求所在中」の判を押すか、手書きしておくのがマナーなので、スタンプを用意しておくと便利です。なお、「請求書在中」の文字は青か黒色で記載して、四角で囲むようにします。

「請求書在中」と目立つように記載しておくことにより、取引先で請求書が見落とされたり紛失したりといったリスクを軽減できます。

8つのポイントに分けて解説！ 請求書の書き方と注意点

請求書は法律上、「こう書かなくてはいけない」という決まりがないので、ある程度は発行者が自由に書けます。

しかし一定の決まりや気をつけたいポイント、書くべき項目はあるので、トラブルやミスにつながらないようしっかり押さえておきましょう。

請求書を作成するにあたり、押さえておきたい書き方と注意点を8つのポイントに分けて解説していきます。

1. タイトル

どのような書類であっても、その内容を示すタイトルが必要不可欠。もちろん請求書も同様です。

文書の上部の真ん中、もしくは左上など、わかりやすいところに「御請求書」と記載します。

文字のサイズが小さめだと一目でわかりにくいので、大き目の文字サイズを意識しましょう。

相手と継続的な取引があり、請求書を定期的に発行するのであれば、「〇月分御請求書」「〇〇年〇月分御請求書」と記載する方法もあります。

2. 発行者の情報

請求書の発行者に関する情報も、目立つところに記載しておく必要があります。記載する位置は、タイトルの右下あたりのケースが多いです。

発行者の名前や会社名だけでなく、住所、電話番号、メールアドレスなどもあわせて記載するようにしましょう。

企業取引の場合は、社印も忘れず押すようにしてください。社印を押すことは法律で定められているわけではありませんが、会社が請求書を発行した明確な証拠となります。

また社印を押すことで偽造などのトラブル防止につながることもあるので、押しておいたほうがいいでしょう。

3. 請求書の宛先

請求書の宛先も忘れずに記載するのがマナーです。請求書の宛先には、取引先の会社名、担当者名などを記載しましょう。記載する場所は、タイトルの左下が一般的。

会社名、部署名、担当者名の順番に記載すると丁寧な印象になりますし、誰宛なのかがわかりやすいです。

住所まで記載するかどうかは相手の都合によって変わるので、事前に確認が必要となります。依頼者とは違う宛先を指定されるケースもあるため、請求書を作成する前に確認しておきましょう。

4. 請求内容

請求内容についての記載も必要です。取引した品物・サービス名、数量、金額などを請求内容として明記します。取引した日付も記載しておくと親切です。

特に、品物・サービス名は取引相手に伝わるよう正式名称で記載することが大切。社内での通称や略称を使用すると誤解をまねく恐れがあるため、避けましょう。

数量については「一式」という形でまとめても問題ありません。

また請求書に請求書番号を振っておくと、請求書の管理がしやすくなって便利です。

5. 請求金額

請求書の主役となるのが、請求金額。請求金額は取引額すべての合計を示した小計だけでなく、消費税を加えた総額も記載します。

消費税の額は、軽減税率の対象となる品目・ならない品目でそれぞれ分けて、税額を明記した上で小計を記載するといいでしょう。

総額は金額が一目でわかるよう大き目に書いたり、太字にしたりするのがポイントです。金額の表記は見やすいように、3桁ごとにカンマを入れましょう。

単位は「円」でも「￥」でもかまいません。円の場合は、「10,000円也」のように「也」を後ろにつけることが多いです。￥を使うのであれば、「￥10,000-」のように金額の後ろに「-」をつけるといいでしょう。

フリーランスが法人と取引する場合は、税法で決められている報酬や料金の区分などによって、源泉徴収税額を引いた額が入金されるケースがあるので注意が必要です。

6. 発行年月日

請求書には発行年月日も記載しましょう。請求書の発行年月日は、請求書を作成した日ではなく、発行した日や取引先の締め日を書く場合が多いです。

取引先が法人のケースでは締め日で区切り、毎月1回の支払日があるのが基本なので、それにあわせて発行年月日を設定します。

この締め日を過ぎた発行年月日にしてしまうと、翌月扱いとなってしまい、支払いが遅くなる恐れがあるので注意しましょう。

発行年月日のルールや請求の締め日・支払い日については、取引相手と事前に打ち合わせをしておくことが大切。ここをしっかり確認しておかないと後でトラブルになったり、必要なタイミングで入金がなかったりといった困った事態が起きる可能性もあります。

7. 振込先

振込先も請求書に記載するのを忘れてはならない項目です。

請求金額を振り込んでほしい銀行名、支店名、口座番号、口座名義といった情報を記載しましょう。口座名義はカタカタで記載するのが一般的です。

口座はひとつだけでなく、複数から選べるようにしておくことも可能。複数の銀行口座を記載しておくと、取引先にとって都合のいい銀行を選ぶことができて便利です。

また銀行コードや支店コードなどがあると取引相手は振り込みしやすくなって親切なので、記載しておくことがおすすめ。

振込手数料は企業によってどちらが支払うのか異なるため、事前に確認しておきましょう。取引相手に手数料を負担してもらうのであれば、「恐れ入りますが、振込手数料のご負担はお客様でお願いいたします」など、その旨を必ず記載しておくようにしましょう。

8. 支払期日

請求書には支払い期日についても必ず明記するようにしましょう。

支払い期日を記載することで入金管理がしやすくなり、取引相手に対して支払いの再確認にもなりますし、後々のトラブルを防ぐためにも役立ちます。

なお支払期日は、契約書や発注書などを交わすと同時に決めておくことが大切です。

支払日は企業によって月末締め、翌月末、20日締めの翌月10日払いなどさまざま。一律で固定されているわけではなく、取引相手によって違う点を留意しておきましょう。

契約を行う上で特に支払い規定の取り決めがなければ、基本的には取引先の支払い規定に合わせることになります。

メールで送信しても大丈夫？ 請求書の送り方

請求書の送り方についてもマナーや注意点があるので、しっかり押さえておきましょう。

請求書は郵送で送るケースが比較的多く、郵送で送る際には請求書を三つ折りにして封筒に入れるのが一般的です。

三つ折りにする場合は文字が書いている部分を内側にして、開いたときに請求書のタイトルが見えるように折ることを意識してください。マナーとして、請求書の右側を上にして封筒に入れるという点も覚えておきましょう。

また郵送する際、請求書をメール便で送るのは禁止です。請求書などの信書をメール便で送るのは違法行為のため、してはなりません。普通郵便を利用するようにしてください。

郵送ではなく請求書をメールで送付するケースも最近では増えてきているでしょう。メールで送付することも可能ですが、取引相手への事前確認は必要となります。何の確認もなしに突然メールで送るのはマナー違反となるため注意しましょう。

またメールで請求書を送る際には、ExcelやWordのまま送るのではなく、PDFへの変換が必要です。

メールで請求書が送られてきたことを把握してもらいやすくするために、「〇〇年〇月分請求書のご送付」などパッと見て請求書が添付されていることがわかるような件名にして送信するのもおすすめです。

請求書処理を任せて実業務に専念したいなら「AIBOW」にご相談を

請求書の書き方には法律で定められた義務的なものはありませんが、いろいろなルールやマナーが存在することが理解できたと思います。後々のトラブルを防ぐためにも、取引相手との事前取り決めなども必要です。

請求書を毎月数枚書く程度であればそこまで手間ではないかもしれませんが、売上が増えていったり取引先が増えていったりするにつれて、請求書の作成作業も大きな負担になっていくでしょう。

煩わしい請求書処理をほかに任せて実作業に専念したい、面倒な請求書処理から解放されたい、経理スタッフを一から雇用する時間と教育にかける時間がないなどと悩んでいるようであれば、バックオフィス業務サポートサービスの「AIBOW」にご相談ください。コア業務に専念できるよう、経理のプロがしっかりサポートします。

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