こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
業務量に応じて所定労働時間を変えることができる制度「変形労働時間制」。繁忙期・閑散期がある企業にはメリットの多い制度となっているため、導入を検討しているところも多いはず。しかし中には、次のような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
「変形労働時間制にはどんな種類があるんだろう？」
「変形労働時間制とフレックスタイムはどう違うの？」
「変形労働時間制を導入するにはどうすればいいの？」
「変形労働時間制を導入することにデメリットはないのだろうか？」
そこで今回は「変形労働時間制の基礎知識、導入の流れや導入時のメリット・デメリット」などを詳しく解説していきます。
変形労働時間制とはどのような制度？
「変形労働時間制」という制度があることは知っていても、具体的にどのような制度なのかをまだよく理解していない方もいるのではないでしょうか。そこでまずは変形労働時間制について、概要や種類といった基礎的な知識を解説していきます。
変形労働時間制の概要
変形労働時間制とは、週単位、月単位、年単位で労働時間を調整できる制度のこと。
週の労働時間の平均を40時間以内に抑えれば、任意の期間に法定労働時間を超えて働かせても残業扱いにならないのが特徴です。
本来、法定労働時間は1日8時間、週40時間までと定められており、それを超過した分は残業代が発生します。
しかし変形労働時間制を導入することで、労働時間を1日ではなく週・月・年単位で管理できるようになるため、企業は1日8時間以上働かせることも可能になるのです。
たとえば週5日勤務で月単位の変形労働時間制を導入する場合、1週目・2週目は1日10時間勤務、3週目・4週目は6時間勤務と設定したとします。
するとこの場合、月の総労働時間は160時間で週平均40時間となるため、1週目・2週目に1日10時間働いても残業にはなりません。これが変形労働時間制の仕組みです。
変形労働時間制の種類
変形労働時間制には、上述したように主に「1週間単位」「1か月単位」「1年単位」の3つのパターンがあります。導入を検討する上で自社にとってはどのパターンが合っているのかを見極めるためにも、それぞれの特徴を詳しく解説していきます。
1. 1週間単位の変形労働時間制
まずは1週間単位の変形労働時間制について見ていきましょう。これは1週間単位で日々の労働時間を調整するパターンで、1日あたり10時間まで、週に40時間までの範囲で働くことが可能です。
ほかの変形労働時間制とは異なり、導入できる対象が限定されており、従業員数30人未満の小売業・旅館・飲食店のみとなっています。
これらの小規模な小売業や旅館、飲食店は日や天候によって忙しさに差が出ることが多いため、臨機応変に対応できるよう就業規則に労働時間を明記する必要はありません。
ただし該当の週が始まる前の週までに、書面で従業員に労働時間を伝えなければならないため注意しましょう。
なお残業時間の考え方は、日ごと・週ごとで基準が異なります。
日ごとの場合、1日の所定労働時間が8時間を超えている日は、所定労働時間を超えた分がすべて残業時間となり、所定労働時間が8時間以内の日は、8時間を超えた分だけが残業時間に該当します。
週ごとの場合、法定労働時間である40時間を超えて働いた分が残業時間に該当します。しかし日ごとの基準によって残業とみなされた時間は、週全体の基準で計算から外されることになります。
・参考サイト：1週間単位の非定型的変形労働時間制（第32条の5）フレックスタイム制（第32条の3） | 厚生労働省 愛媛労働局
2. 1か月単位の変形労働時間制
次は1か月単位の変形労働時間制について見ていきます。
厚生労働省の「令和3年就労条件総合調査」によると、全企業のうち1か月単位の変形労働時間制を導入している企業は25％でした。比較的多くの企業が導入していることがわかります。
1か月単位の変形労働時間制は、1か月の法定労働時間内で日ごと・週ごとに労働時間を振り分けていくものです。そのため月の中で繁閑に差がある場合に向いています。
たとえば忙しい月初は1日10時間、余裕のある月末は6時間というように、月全体で労働時間を調整できるのが特徴です。
カレンダー上、1か月が28日の場合は月全体で約160時間、29日の場合は約165時間、30日の場合は約171時間、31日の場合は177時間までが法定労働時間となります。
この法定労働時間を超えなければ、残業代を支払う必要はありません。
なお設定した内容は労使協定または就業規則で定める必要があります。労使協定の場合は労働基準監督署へ届け出ることも必要です。
・参考サイト：令和3年就労条件総合調査 結果の概要 | 厚生労働省（PDF）
3. 1年単位の変形労働時間制
次は1年単位の変形労働時間制について見ていきましょう。
厚生労働省が発表している「令和3年就労条件総合調査」によると、全企業のうち1年単位の変形労働時間制を導入している企業は約31％で、3パターンの中で一番多くの企業が導入しているという結果でした。
1年単位の変形労働時間制は、1か月を超え1年以内の期間において、週の労働時間の平均が40時間を超えないよう労働時間を設定するものです。月によって繁閑に差がある場合に向いています。
対象期間の労働日数は基本的に280日、労働時間は1日あたり10時間、1週間あたり52時間までが上限となっています。
1年間という長期の管理になることで、月ごとに労働時間に大きな偏りが出る恐れがあるため、連続勤務は6日までなど細かい規定が定められているのも特徴です。そのため導入前にルールをしっかり確認するようにしましょう。
設定した労働時間は、労使協定を結んで就業規則に明記したうえで、労働基準監督署への届出が必要となります。そのため導入には少し手間がかかることになるでしょう。
・参考サイト：1年単位の変形労働時間制 | 厚生労働省（PDF）
・参考サイト：令和3年就労条件総合調査 結果の概要 | 厚生労働省（PDF）
変形労働時間制とほかの類似制度の違い
変形労働時間制と似た制度は、ほかにも「フレックスタイム制」「シフト制」「裁量労働制」といったものがあります。これらの類似制度との違いは何なのか、詳しく解説していきます。
フレックスタイム制との違い
まずは変形労働時間制とフレックスタイム制の違いについて見ていきましょう。
フレックスタイム制も変形労働時間制の一種であり、企業が設定したフレキシブルタイムやコアタイムの範囲内で、従業員自身が出退勤時刻を決められる制度です。
たとえば午前11時から午後16時までは必ず働かなくてはならないコアタイムとして設定されており、その時間帯の前後は自由に出勤・退社していいフレキシブルタイムとなっている、というもの。
また3か月以内の一定期間の総労働時間を平均して、週に40時間を超えない範囲で働くという仕組みになっています。
従業員がそれぞれ自分にとって都合のよい時間帯に働くことが可能なので、家事や育児・介護などと仕事を両立しやすくなるのが特徴です。
変形労働時間制は企業側が労働時間を決めますが、フレックスタイム制は従業員が自ら決めるという点が大きく異なるところとなっています。
・参考サイト：変形労働時間制 | 厚生労働省 長野労働局
シフト制との違い
次は変形労働時間制と、見聞きする機会が一番多いであろうシフト制の違いについて見ていきましょう。
シフト制は、あらかじめ定められた勤務時間を複数の従業員で交代しながら働く制度のこと。コンビニや飲食店、工場など長時間稼働する職場において、バランスよく人員を配置するために導入されることが多いです。
勤務時間が毎日ある程度決まっている変形労働時間制と異なり、シフト制は曜日や期間によってさまざまな勤務パターンが存在するのが特徴。
そのため自分の都合に合わせて働きたいアルバイトやパートの労働時間としてもよく採用されています。
また企業によっては変形労働時間制とシフト制が併用されることもあります。
2つを併用することにより、たとえば月末が忙しく残業が多い企業の場合、月の前半はシフト制で短時間勤務に設定し、月の後半は長い勤務時間のシフト制にして労働時間を分散できます。
なおシフト制を導入する際は、従業員が30人未満の場合を除き、労働基準監督署への届け出が必要です。
裁量労働制との違い
続いて変形労働時間制と裁量労働制の違いについて見ていきましょう。
裁量労働制とは、実際の労働時間にかかわらず、あらかじめ契約した労働時間働いたと見なす制度のこと。どの業種や職種でも導入できるわけではなく、対象となる業種が法律で定められています。
対象となるのは、新聞社の編集者や研究職、開発職などに携わる人。明確に業務時間を定めることが難しい業種が対象となっています。
基本的に始業・終業時刻や労働時間に決まりがなく、働くペースや時間が従業員の裁量に任されているのが特徴です。
変形労働時間制と違い、法定労働時間のルールが適用されないため、長時間働いたとしても、あらかじめ契約した範囲内でしか残業代が支払われません。
変形労働時間制の導入方法
変形労働時間制の導入を検討しているものの、どのような手順で導入すればいいかわからないという企業経営者や担当者の方へ、導入方法を詳しく解説していきます。
手順1. 勤務実態を把握する
変形労働時間制を導入する際はまず、勤務実態を把握することが大切です。
変形労働時間制を有効活用するには、勤務実態に応じた最適な労働時間の設定が必要不可欠。自社の従業員の勤務実態を正確に把握して、変形労働時間制の導入が適しているかどうかを分析しましょう。
繁忙期や閑散期が存在しているのか、そのタイミングはいつなのか、従業員によって業務負担のばらつきがあるかどうかなどを確認し、労働時間の適切な配分を検討することが大切です。
手順2. 運用の内容を決める
自社の勤務実態を正しく把握したら、次は制度の対象者や期間、労働時間など具体的な運用内容を決めていきましょう。
勤務実態を元に、従業員のうち誰を対象にして期間はいつからいつまで変形労働時間制を導入するのか、1日の勤務時間は何時間に設定するか、労働時間の総枠はどのようにするかなどを一つひとつ決めていきます。
シフト制を採用している職場など労働時間を明確に定めにくい場合は、基本的な勤務パターンだけ定めて細かい内容はシフト表で従業員に知らせても良いです。
ただし一度定めた内容は簡単に変更できないため、さまざまなケースを考えて準備しておくようにしましょう。
手順3. 就業規則の見直しと労使協定の締結を行う
変形労働時間制の導入手順として、次に就業規則の見直しと労使協定の締結を行います。
当然ながら、変形労働時間制を導入すると従業員の働き方が変わるため、就業規則への追記や労使協定の締結が必要となるのです。
具体的には、始業・終業時刻や変形労働時間制の期間、期間中の労働時間や対象者などを明確に定める必要があります。
そして1週間単位の変形労働時間制を導入する場合、過半数の従業員によって組織されている労働組合がある際には労働組合、ない場合には従業員の過半数を代表する人と、労使協定を締結した上で、従業員に周知します。
1か月単位の変形労働時間制を導入する場合は、労使協定は必須ではありません。
就業規則には、労使協定と同じ内容を追記しましょう。労働組合もしくは従業員の過半数を代表する人の意見を聞き、意見書を作成する必要もあります。
なお従業員が10名未満の企業は就業規則の作成義務がないので、その場合は就業規則に準ずるものに定めるようにしましょう。
手順4. 労働基準監督署へ届出を行う
最後のステップとして、労働基準監督署への届出を行います。
就業規則の変更や労使協定の締結を行ったら、原則として管轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。
労使協定には有効期限があるため、期限が切れる前に忘れずに就業規則や締結した労使協定を再提出しなければなりません。
なお変形労働時間制の導入により休日出勤や残業が発生する場合は、同時に36協定も届け出る必要があります。
これらの手続きが完了したら社内の従業員へ周知して運用を行いましょう。
変形労働時間制を導入するメリット
では企業や従業員にとって、変形労働時間制を導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？ 考えられるメリットを詳しく紹介していきます。
残業代を削減できる
メリットの一つとして挙げられるのが、残業代を削減できることです。
業務量や忙しさに応じて柔軟に労働時間を変更し、総労働時間や残業を削減できる点が変形労働時間制の最大のメリットであり目的となります。
従来の働き方では1日8時間までしか働けないため、それを超えると企業側は割高な残業代を支払う必要があります。すると繁忙期は多くの残業代が発生したり、逆に閑散期には労働時間が余ったりすることがありました。
しかし変形労働時間制を導入すれば、繁忙期に1日8時間を超える労働も可能になりますし、閑散期には法定労働時間よりも労働時間を短くして、無駄な時間を作らないようにすることも可能です。それによって、残業代の削減につながります。
繁忙期と閑散期がハッキリしている業界や職種であれば、変形労働時間制を導入することで残業時間と残業代を効果的におさえることができます。
ただし従業員にとって繁忙期は労働時間が長くなりますが残業扱いにならない分、従来の働き方より収入が減ることになります。そのため従業員から不満が出ないよう、事前の周知徹底が重要です。
ワークライフバランスを実現しやすい
ワークライフバランスを実現しやすいというのも変形労働時間制を導入するメリットです。
変形労働時間制を導入すると、従業員は繁忙期には長時間労働をしなければならないものの、閑散期には一般的な企業よりも早く帰宅することができます。
早い時間に帰宅することで休息やプライベートの時間を十分に確保しやすくなり、従業員満足度の向上にもつながります。
従業員にとってのメリットになるだけでなく、心身のリフレッシュで従業員の健康を維持できれば、休職・離職の予防や高いパフォーマンスの維持などにつながり、生産性を高める効果にも期待ができ、企業にとってもメリットとなるのです。
閑散期にしっかり休息がとれることで社内に活気が出る、繁忙期にも「これを乗り越えれば早く帰宅して自分の時間が持てる」というモチベーションにつながりやすくなるといったメリットも。
そのほか、離職率の低下や企業イメージのアップ、人材採用で有利になるなど、さまざまなメリットにも期待できます。
変形労働時間制を導入するデメリット
変形労働時間制を導入するにあたっては、デメリットもあります。導入後に後悔しないためにも、デメリットについてきちんと理解した上で導入を検討することが必要です。では具体的にどのようなデメリットがあるのか、一つひとつ詳しく見ていきましょう。
臨機応変な業務対応が難しい
デメリットとして挙げられることの一つが、臨機応変な業務対応が難しいということです。
変形労働時間制は、あらかじめ労働時間を配分してその通りに働くことを前提としています。そのため急に仕事が入ったり業務変更が必要になったりした場合、臨機応変に労働時間を変更することが難しいのです。
設定した労働時間以上働いた日があった場合は、翌日の労働時間を短縮して帳尻を合わせるといったことはできず、想定外の残業代が発生する可能性もあります。
このデメリットを避けるためには、あらかじめ急な仕事が入りやすかったり業務変更が生じやすかったりする部署や職種の従業員は変形労働時間制の対象外にするなどの対策が必要です。
導入に手間がかかる
変形労働時間制を導入するにあたり、デメリットとして導入に手間がかかるということも挙げられます。
変形労働時間制は従来と従業員の働き方が変わるため、導入には先述した手順を見てわかる通り、制度内容の検討から就業規則の変更、労使協定の締結、労働基準監督署への届出など手続きが煩雑で、手間がかかります。
しかし手間がかかるからといって届出を行わずに変形労働時間制を導入してしまうと労働基準法違反となるため注意。30万円以下の罰金が科される可能性があります。必ず所定の手続き・届出を行いましょう。
また時期によって所定の労働時間が変わるため、労働時間と残業の区別がつきにくくなるのも懸念点。従業員から「残業代が減った」などの不満が出ることもあるため、事前に周知徹底して理解を得ることが欠かせません。
勤怠管理が複雑になる
勤怠管理が複雑になるというのも変形労働時間制を導入する上でのデメリットです。
変形労働時間制を導入すると、日ごとや週ごと、月ごとに労働時間が変わるため勤怠管理が複雑化し、担当者の負担が増してしまいます。
設定した労働時間通りに働いているかどうかの確認も都度必要で、労働時間に合わせた給与計算や残業代計算も複雑になります。複雑な計算からミスを招いてしまうリスクも増えることに。
企業一律ではなく従業員や部署ごとに労働時間を変える場合、管理にはさらに手間と時間が必要です。企業の規模が大きく、従業員数が多いとなおさら従業員ごとの対応に手間取ってしまうでしょう。
年単位で精算する場合には、細かいルールを守らなければならない点も計算時の負担が大きくなります。
このように人事部門や経理・総務の業務負担が増し、残業が増えてしまっては本末転倒なので、勤怠管理を含めてバックオフィス業務の効率化が欠かせません。
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変形労働時間制を導入するには勤怠管理に手間がかかりがちで、担当者がほかのバックオフィス業務に手が回らなくなる恐れもあります。
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担当者の負担を軽減するためにも、ほかのバックオフィス業務の効率化も検討することが大切です。
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