こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
社内で抱えるクリエイターやデザイナーの数が増えてくると、情報伝達でミスが増えやすくなるものです。特に最近では新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、直接顔を合わさずテレワークで作業する状況も多くなっています。
コミュニケーションが不足すると、社員同士の信頼関係や製品のクオリティにまで悪影響を与えてしまう可能性があります。そういった問題の対策として役立つのが、コミュニケーションツールです。
そこで今回は、「コミュニケーションツールの概要、主な機能、選ぶ際のポイント、おすすめの製品」などを詳しく解説します。
複数あるコミュニケーションツールの中から自社に合うものをどう選べばいいのか迷っているという経営者や人事担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
コミュニケーションツールとはそもそもどのようなもの？
コミュニケーションツールとは、社員同士のコミュニケーションがスムーズになることを目的として設計されているツールのことです。意思の伝達はもちろん、情報やノウハウなどを素早く共有したいときにも役立ちます。
コミュニケーションツールといえばこれまでメールが主流でしたが、メールは宛先を毎回入れなくてはならず、本題に入る前の挨拶文なども書くのがマナーとされているため、手間がかかることが多いもの。
また相手がいつメールを読み、返信をくれるかわからないのもデメリットでした。
そんな中で浸透していったのが、ビジネスに特化したコミュニケーションツール。ビジネス用に作られたコミュニケーションツールであれば、リアルタイムに迅速なやり取りが実現できます。
コミュニケーションツールに実装されている4つのメイン機能
コミュニケーションツールにはさまざまな機能がありますが、メイン機能は「チャット機能」「通話機能」「ファイル共有機能」「タスク管理」の4つとなっています。この段落では、それぞれの内容についてどんなことができるのか、詳しく解説していきます。
1. チャット機能
コミュニケーションツールのメイン機能のひとつとして、チャット機能があります。
チャット機能はメールでよくある相手の社名や所属部署、名前、「いつもお世話になっております」などの挨拶文、定型文を必要とせず、スピーディーなやり取りが可能。LINEのように気軽にコミュニケーションをとることができます。
また過去の履歴が参照しやすいというのも特徴です。さらに製品によってはスタンプやリアクション機能があるので、文章では表現しにくいニュアンスも伝えやすくなっています。
チャットは1対1だけでなく、複数人でやり取りできるグループチャット機能もあって便利です。メールだと複数人に同時に送る際は「CC」や「BCC」にアドレスを入れる手間がありますが、チャットならその必要もありません。
プロジェクトや部門ごとにグループを分けて会話すれば、作業の効率化に繋がります。
2. 通話機能
ビジネスにおいては、文章のやり取りだけでは説明しにくい状況も日常茶飯事。そのようなときに出番になるのが、通話機能です。
ほとんどのコミュニケーションツールでは、通話機能や顔を見ながら会話できるビデオ通話機能が実装されています。
画面共有で必要なデータを表示しながら細かい説明を通話にておこなうことも可能です。
ビデオ通話では相手の表情を見ることができるため、些細な感情の変化などの確認も可能。実際に対面で会うのに近いシチュエーションでコミュニケーションをとることができます。
3. ファイル共有機能
社員同士で特定のファイルを共有したいとき、メールだといちいち添付する手間が発生します。メーラーによっては添付できるファイル容量が小さいこともあり、容量を変更したり圧縮したりと送信するまでに時間がかかってしまうものです。
しかしコミュニケーションツールのファイル共有機能を使えば、Word、Excel、PDFなど各種ファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に共有することが可能。複数人ですぐに確認できます。
チームやプロジェクトごとにチャットを作成し、そのメンバー間でファイル共有する環境も用意することが可能です。時差なく、複数人で同時に同じファイルを確認できるため、作業効率もアップします。
4. タスク管理
コミュニケーションツールでは、個人がおこなっている業務をツール上で一元管理できる機能もあります。
テレワークが増えると、各社員のスケジュールが見えにくくなり、進捗管理も難しくなるものです。このようなときに、コミュニケーションツールのタスク管理機能が力を発揮します。
管理者は一人ひとりに期日を設けたタスクを作成し、完了すれば報告を受けるという一連の流れを構築できるため、進捗管理がスムーズになります。
始業時、終業時など決まったタイミングでタスクを定期的に更新するルールにすれば、リアルタイムで進捗を把握することが可能です。
コミュニケーションツールの代表的なタイプ
コミュニケーションツールと一口に言ってもさまざまな種類がありますが、大きく分けると「チャットツール」「グループウェア」「社内SNS」の3タイプに分類できます。
自社にはどのタイプが合っているのかわからないという方のために、この段落ではそれぞれの特徴について詳しく解説していきます。
チャットツール
チャットツールタイプのコミュニケーションツールは、その名の通りチャット機能が主になっているのが特徴です。個人同士でもグループでもコミュニケーションをとることが可能で、メールよりも短時間でやり取りできるため、お手軽に使えます。
インターネット環境さえあれば、場所や時間に関係なく連絡が取れるようになります。
難しい機能が少なく、使い方がシンプルなので直感的に使うことができ、社員に対する教育コストが抑えられるのもポイントです。
部門や役職の垣根を超えて気軽にチャットできるようになるので、フラットな職場環境が実現しやすいツールといえます。
リアルタイムでスピーディーにコミュニケーションをとりたい、操作がシンプルで簡単なツールがいいといった場合におすすめです。
グループウェア
企業や組織間での情報共有を強化する際に有意義なのが、グループウェアタイプのコミュニケーションツールです。
このタイプはチャット機能だけでなく、Web会議機能、ファイル共有機能、スケジュール管理機能、勤怠管理機能などさまざまな機能を兼ね備えているのが特徴となります。
ブラウザやアプリなどのクラウド型が多く、スマートフォンにインストールすれば社外でも使うことが可能。いつどこにいても社内のメンバーとコミュニケーションをとったり情報共有をしたりできます。
グループウェアがあれば、企業全体での情報共有や意思疎通がスムーズにおこなえるので、生産性のアップや業務効率化を目指したい場合にもおすすめです。
ただし機能が多い分、操作は多少複雑になるため、導入の際には従業員への教育が必要になるでしょう。
社内SNS
SNSとは、共通の趣味を持つもの同士がインターネットで交流するためのツールです。このSNSの特性を利用しているのが、社内SNSタイプのコミュニケーションツールとなります。社内での利用に限定したSNSと考えておけばいいでしょう。
実装されている機能は製品によってまちまちですが、チャット機能が主なものもあれば、グループウェアのように業務で役立つ機能がパッケージ化されているものもあります。
LINEのように気軽にスタンプや画像を送り合えるため、社員同士のコミュニケーションが活発になることが期待できます。
ただし雑談で盛り上がり過ぎる懸念もあるので、利用する際には社内ルールを設けておくのが望ましいでしょう。
製品によって操作性や機能性が異なるため、選ぶ際にはどんな機能があるのか、使いやすさはどうか、必要があった場合にほかのサービスとの連携はできるのかなどを考慮しましょう。
コミュニケーションツール導入のメリットと注意点
コミュニケーションツールは作業の効率化やコスト削減などのメリットがある一方、対面によるコミュニケーションが減りやすくなるなどの注意点もあります。
そこでこの段落では、コミュニケーションツール導入のメリットと注意点についてそれぞれ詳しく解説していきます。
メリット
コミュニケーションツールを導入すると、メールの作成や進捗報告の手間などが省けるため、社員それぞれの作業スピードが早くなり業務の効率化に繋がるというのが大きなメリットです。
社内会議をチャットで実施することによって、コスト削減も実現できます。対面で会議をする場合、資料を作成して印刷したり会議室を押さえたりする必要があり、社外に出ているメンバーを呼ぶとなるとさらに交通費もかかります。会議出席のためメンバー全員のスケジュールを調整する必要も出てくるでしょう。
それがチャット機能で会議をした場合、オンラインを活用するので全員が同じ場所に集まらなくてもすみ、資料の印刷や交通費も必要なくなります。
またコミュニケーンツールでのやり取りは基本的に履歴が残るので、いつでも知りたい情報をすぐに検索できます。対面のコミュニケーションにありがちな、「言った言わない」のトラブルを防ぎやすいというのもメリットです。
業務の属人化を防げるのもコミュニケーションツールの見逃せないメリット。コミュニケーションツールでは情報が可視化されて共有されるため、「その仕事は○○さんしか知らない」といった状況が起きにくいのです。
注意点
コミュニケーションツールはテキストだけでやり取りができて使い勝手がいいという面はメリットですが、そこに頼りきってしまうと対面でのコミュニケーションが極端に減ってしまうというケースもあります。
そうならないためにも、対面の会議や面談などのコミュニケーションについても適宜実施しなくてはなりません。
また導入したコミュニケーションツールを使う社員と使わない社員に分かれてしまい、逆に非効率になってしまうリスクもあるため注意。
メールや電話に慣れており、パソコンに苦手意識があるメンバーはコミュニケーションツールを導入しても使わない、もしくは使えない恐れもあります。
社員全員に使わせたい場合は、シンプルな操作性で誰でも簡単に使えるものを選ぶといいでしょう。
さらにコミュニケーションツールによるやり取りの量が膨大になると、いろいろな情報が錯綜し、大切な情報を見逃してしまう不安もあります。そうならないためにも、あらゆる情報を確実に残せるツール選びが重要といえます。
コミュニケーションツールを選ぶときに意識したいポイント
コミュニケーションツールは導入すればそれでよいというものではありません。自社に合った内容でなければ、宝の持ち腐れになってしまうことも。そこでこの段落では、コミュニケーションツールを選ぶときに意識したいポイントについて詳しく解説していきます。
自社にとって必要な機能が揃っているか
コミュニケーションツールを選ぶ際には、自社にとって必要な機能が揃っているかどうかを確認することがまず大事です。
特に考えもなくコミュニケーションツールを導入してしまうと、気がついたら誰も使っていないという状況にもなりかねません。現場にいる社員の意見を聞かず、トップの考えだけでツールを導入するのは失敗の元となるため注意しましょう。
社員それぞれの進捗管理を把握できていないのならタスク管理機能、会議に出席する移動時間や交通費を削減したいのならオンライン会議、個人やグループ間のデータ共有をスムーズにしたいのならファイル共有機能など、自社の課題を解決できるような機能が揃っているかどうかをチェックする必要があります。
誰でも使いやすいデザインかどうか
誰でも使いやすいデザインかどうかもコミュニケーションツールを選ぶ際には重要なポイントです。
コミュニケーションツールを使用するのは、あくまで社員となります。機能が豊富なほうがいいだろうと複雑なものを選ぶと、形骸化するリスクが上がるので、どのような年代でも使えるようなデザインのコミュニケーションツールが理想です。
ただし、いくらシンプルなコミュニケーションツールを選んだとしても最初は多少の慣れが必要となります。全社員にしっかり使ってもらえるよう、社内研修をしたりマニュアルを作成したりといった対応がいることは頭に入れておくべきです。
なお若い社員やITに強い社員が多ければ多少複雑なコミュニケーションツールを選んでも問題はありません。自社のメンバーを見て、検討するようにしましょう。
コストに見合っているかどうか
コミュニケーションツールを選ぶ際には、コストに見合っているかどうかも当然考えなくてはなりません。コミュニケーションツールはものによっては高くつくため、コストに見合ったパフォーマンスが発揮できるかどうかは選定の大切な基準になります。
社員1人あたりで価格設定するケースもよくあるので、低価格のツールを選んだとしても企業の規模が大きいと費用は相当にかさみます。長期的に使用することを想定して、メリットとコストのバランスがよいものを選ぶようにしましょう。
無料で体験できるコミュニケーションツールも中にはあるので、最初はそういったもので試してみるのが無難です。
おすすめのコミュニケーションツール5選
コミュニケーションツールは多種多様な製品がリリースされているので、その中から自社に合ったものを選び抜くのは一苦労です。そこでこの段落では、ツール選びの助けになるよう、特におすすめのコミュニケーションツールを5選に絞って紹介します。
1. Slack
「Slack」は、アメリカを本部とするスラック・テクノロジーズ株式会社が運営するビジネスチャットツールです。2014年2月に正式リリースされ、2018年には日本語対応が完了しています。
誰でも使えるシンプルなユーザーインターフェースになっており、動作もスムーズ。世界中のIT企業やスタートアップ企業でよく採用されています。
グループチャットや非公開設定ができるほか、外部サービスとの連携機能が特に充実しており、その数は2400以上となっているのも特徴。連携できる外部サービスとして、「GoogleCalender」や「MicrosoftOffice」などが代表的です。
またSlackではいろいろな絵文字を表示できるリアクションボタンを押すことで、「いいね」以外の感情を手軽に伝えられるのも魅力。絵文字は自分でカスタマイズすることも可能です。
ビジネスチャットツールではありますが、ビデオ通話でオンラインミーティングにも対応しています。
・公式サイト：Where work happens | Slack
2. Chatwork
「Chatwork」は日本生まれのビジネスチャットツールです。導入企業数は35万社を超えており、国内での知名度はかなり高くなっています。
チャット機能だけでも6種類ありますが、そのほかにもビデオ通話機能、タスク管理、ファイル共有などさまざまな機能が実装されているのが特徴です。
社外の人をグループチャットに追加することもできるため、社外の人とチームを組んで案件に取り組んでいる場合などにも便利。社内外の人とのコミュニケーションを1か所で管理できます。
ショートカットキーが豊富にあり、マルチデバイス対応しているのもポイントです。リアクションやスタンプで手早くコミュニケーションがとれるため、社内のコミュニケーションの活発化に繋がり、情報共有もしやすいのが魅力といえます。
受信者のストレス軽減のために、あえてLINEのような既読機能を省いているのも特徴となります。
ITに精通していない人でも理解しやすいように設計されており、誰でも感覚的に使えるユーザーインターフェースなのも魅力です。
・公式サイト：Chatwork – 中小企業向けビジネスチャット 国内利用者数No.1
3. Microsoft Teams
「Microsoft Teams」は、「Windows」の開発企業であるMicrosoft社によるコミュニケーションツール。そのためWindowsをメインで使用している会社におすすめです。
電話機能は225の国と地域に対応しているため、国内だけでなく海外相手にビジネスをしている企業にとっては大きなメリットとなり、大企業での導入が多くなっています。
Microsoft 365とコラボで使えるサービスなので、WordやExcelなどと連携することも可能。スケジュール管理もできます。機能制限はあるものの、無料でも使えるという点も魅力です。
また最大で1万人のライブイベントを開催できるキャパがあるので、大規模な講演会や全社合同会議などで活用できるのが特徴。国内外を問わず、あらゆる場所からオンライン会議などに参加できます。
オンライン会議ではMicrosoftのアプリやツールと連携して、複数人で同じ資料を見ながら同時に編集するといった作業も可能です。
さらに高度なセキュリティ機能を搭載しており、情報漏洩のリスクが低いのも大きなメリットといえます。
・公式サイト：リモート ワーク – コラボレーション ツール | Microsoft Teams
4. Google Workspace
「Google Workspace」は、Googleが提供している個人向けのツールを法人向けとして使えるグループウェアです。
さまざまなアプリで構成されており、パソコンでもスマホでも環境を選ばず使えるGmail、オンラインで複数人編集が可能なGoogleドキュメント、社内ミーティングで便利なGoogle Meetなどが代表的。スタートアップに必須の機能が揃っています。
独自ドメインの設定や組織内のアクセス制限なども簡単にでき、使いやすいのも魅力。
オンラインにて資料を複数人で同時に編集することも可能なので、それぞれが別の場所で在宅勤務していても、チームで話し合いをおこないながら共同作業ができます。
14日間の無料試用期間もあるので、まずは試しに使ってみるのもおすすめです。
・公式サイト：Google Workspace | ビジネスアプリとコラボレーション ツール
5. Talknote
「Talknote」はコミュニケーションを活発にし、会社に対する信頼度を向上させられる社内SNSです。運営と提供をおこなっているのは、Talknote株式会社。
メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能があり、チャットはスレッド形式になっているため、必要な情報が流れていってしまいにくい仕組みなのが特徴です。LINEのような既読機能もあるので、相手にきちんと情報が伝わったかどうかも確認しやすいのが便利。
社外とのコミュニケーションや外部ツールとの連携も可能です。
また社員の会話情報をAIで分析することよって、社員のモチベーションを測れるのもTalknoteの大きな売りとなっています。やる気を失っている社員をいち早く把握して、対策を打てるため企業としてもメリットが大きいでしょう。
規定よりも長い時間働いている社員がいた場合、人事部や上司にアラートを上げる機能もあるため、働き過ぎによる離職やメンタルヘルスの保護にもつながります。
飲食、医療、小売り、製造など業界を問わず幅広く採用されているツールです。
・公式サイト：情報共有プラットフォーム「Talknote」
ベストなコミュニケーションツールを選定して会社全体の活性化を
プロジェクト全体の進捗状況や社員それぞれの問題を細かく管理するのは困難なものです。それがリモートワークで働くとなると、なおさらでしょう。コミュニケーション不足によって情報の誤認などさまざまなミスが起きる可能性もあります。
しかしコミュニケーションツールを適切に導入すれば、情報共有が活発化して社員同士が自然にフォローし合う環境が実現できる可能性が高いといえます。
ただし自社に合ったコミュニケーションツールを選ばないと、思ったような成果が出ないことも。
コミュニケーションツールの選定をきっかけに、自社が抱える課題について経営者と社員が一丸になって考えてみるといいでしょう。
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