こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
労働者に時間外労働や休日出勤をさせる場合、労働組合と36協定を締結しなくてはなりません。そして労働組合と36協定を締結する際には、36協定届の提出が必要になります。
届け出ることをせずに時間外労働や休日出勤をさせると法律違反になり、罰則があります。
そこで今回は36協定を締結しようと思っている小規模な映像制作会社の担当者へ向けて、「36協定の提出方法や提出期限・提出先・違反した場合の罰則」を詳しく紹介します。
36協定とは？ どんな場合に必要？
36協定（サブロク協定）とは、法定労働時間（原則1日8時間・週40時間）を超えて労働者を働かせる場合に必要な協定のことをいいます。
法定労働時間を超えて働かせる場合は、あらかじめこの36協定を「使用者」と「労働者の代表」の間で締結しておかなくてはいけません。締結するだけでなく、労働基準監督署への届け出も必要になります。
「使用者」と「労働者の代表」との間で合意が成立していた場合であっても、届け出ずに時間外労働をさせると違法になってしまうため注意が必要です。
・参考サイト：36（サブロク）協定のない残業は法違反です!! | 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署（PDF）
36協定届の提出先や提出書類・期限について
36協定届はどこへ提出すればいいのか、提出する際に必要な書類はどんなものか、期限はいつまでかについてそれぞれ詳しく解説していきます。
提出先は管轄内の労働基準監督署
36協定を締結して36協定届を作成したら、管轄の労働基準監督署に提出します。
事業所が複数ある企業の場合、事業所単位で36協定を締結し、事業所単位で36協定届を提出しなくてはなりません。本社で締結・提出しているからといって、それを支社で使うことはできないため注意しましょう。
労働基準監督署は全国にあり、各都道府県の労働局によって管轄されています。2023年1月現在、労働基準監督署の数は全国に321署（＋4支署）あり、36協定届の受付は各労働基準監督署の監督課でおこなっています。
提出書類は様式第9号による協定届
36協定は、様式第9号による届出が必要です。協定書そのものを労働基準監督署に提出する必要はありません。
協定書と届出書は条件を満たせば兼用することも可能です。
2021年4月以降は新様式が適用され、厚生労働省が配布しています。提出用と控え用の2部を提出する必要がありますが、控えは提出する書類のコピーでかまいません。
・参考サイト：時間外・休日労働に関する協定届（36協定届） | 厚生労働省 東京労働局
提出期限は起算日まで
36協定の届出そのものには決まった提出期限はありません。
ただし36協定では、残業の上限規制における対象期間が1年間であるため、起算日を設定して対象期間を定めることになります。この起算日が始まる前までに提出しなければならないため注意しましょう。
たとえば2023年度から時間外労働や休日出勤をさせたいのであれば、起算日を「2023年4月1日」と記載し、それまでに提出する必要があります。
早めに提出する分には問題ありません。しかし遅れた場合にはその期間の時間外労働・休日労働が労働基準法違反となってしまうため注意しましょう。
36協定届は毎年提出が必要なの？
36協定の対象期間は1年間が限度となっています。そのため有効期間は起算日から1年間とするのが一般的です。
1年間の対象期間以後も引き続き労働者に時間外労働・休日労働をさせる場合には、再び36協定届の提出が必要になります。
つまり、一般的には毎年提出する必要があるということです。よって多くの企業が毎年同じ時期に届出をおこなっています。
提出期限は36協定届けの有効期限が過ぎる前。有効期限が過ぎた後に提出することも可能ですが、そうすると届出が受理されるまでの空白期間は時間外労働・休日労働をさせることができません。もし空白期間に時間外労働・休日労働をさせてしまったら違法になります。
また起算日が届出前に設定されていたとしても、さかのぼって適用されることはないので注意しましょう。
36協定届の3つの提出方法
36協定届には、「郵送」「基準監督署の窓口」「電子申請」という3つの提出方法があります。企業ごとに好きな方法で提出することが可能です。そこでこの段落では、それぞれの提出方法について詳しく解説していきます。
1. 郵送
36協定の届出書類の提出方法1つめは、郵送によるものです。36協定の届出書類を管轄の労働基準監督署宛に郵送します。
郵送する際には原本と写し、控えを返送してもらうための返送用封筒、同封物を記載した送付状を同封しましょう。返送用の封筒には返送先を明記し、切手を貼っておきます。
社会保険労務士などに代行してもらう際には、届出書類には社会保険労務士の名前を記載し、送付状には事業者の名称を記載しましょう。返送用封筒の宛名は社会保険労務士の名前と住所にします。
郵送のメリットは、時間を問わずいつでも手続きができるところ。労働基準監督署の窓口が開いている時間を気にせず手続きが可能です。
ただし郵送申請の場合、受理されるのに数日から1週間程度の時間がかかるという点に注意が必要。提出は余裕を持っておこないましょう。
2. 基準監督署の窓口
36協定の届出書類の提出方法2つめは、管轄の基準監督署の窓口へ持参する方法です。
届出の際には専用の用紙が必要となり、窓口で受け取ることができます。事前に記入して持参するのであれば、厚生労働省もしくは労働基準監督署のWebサイトからプリントアウトしましょう。
労働基準監督署の窓口の開庁時間は、平日の9時30分〜17時30分が一般的です。事前の予約や手続きなどは不要となっています。
窓口で手続きするメリットは、書類作成に関する不明点を窓口で直接質問して解決できるところ。ただし労働基準監督署の場合、手続きできる時間が限られているという点に注意が必要です。
また3～4月は混み合い時間がかかるという点も覚えておきましょう。
3. 電子申請
36協定の届出書類の提出方法3つめは、電子申請によるものです。行政手続きがおこなえる「e-Gov（イーガブ）」からオンラインで提出する方法となります。
初めて電子申請をおこなう場合には、e-Govのアカウントを新規で取得する必要があります。
アカウントを取得したら、OSに応じた電子申請アプリケーションをインストール。アプリケーションの中から36協定届を選び、入力フォームに必要事項を入力して書類を作成しましょう。
書類の作成が完了したら、システム内で提出することが可能。パソコンで書類作成から提出までできて届出が完了するため、とても便利です。場所や時間に関係なく、オンラインで24時間届出提出ができるのもポイントとなります。
また届出提出後にはマイページから進捗確認も可能です。
36協定届を電子申請で提出するメリット
感染症対策としても厚生労働省や労働基準監督署では電子申請を推奨していますが、企業側にとっても36協定届を電子申請で提出することにはメリットがあります。どんなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
本社一括届け出ができる
電子申請のメリットの一つが、本社一括届け出ができるということです。
複数の事業所がある場合、本来、事業所ごとに36協定を締結して事業所ごとに提出する必要があります。しかし電子申請の場合は、届出を本社一括でまとめておこなうことができるのです。
本社一括で届出ができるため、提出業務にかかる時間や負担を軽減できるのが魅力。ただし締結は事業所ごとにおこなう必要があるので注意しましょう。
なお本社一括届出をおこなうには、届け出る事業所の情報をExcelの一覧形式にした状態で添付します。
複数の事業所がある場合は電子申請を利用することで業務負担を軽減できるため、積極的に利用するのがおすすめです。
郵送よりも便利でスピーディーに手続きできる
電子申請を利用することで、郵送よりも便利でスピーディーに手続きできるという点も大きなメリットです。
郵送での手続きには手間も時間もかかります。起算日を年度初めに設定している企業は多いと思いますが、年度初めは繁忙期にあたり、36協定届を作成したり提出したりする時間が取りにくいものです。
その点、電子申請なら郵送の手間もなく、窓口の受付時間を気にする必要もありません。24時間いつでもパソコンから申請でき、受理も早いため届出がスピーディーに完了できます。
途中保存ができるので、少しずつ作業を進めることも可能です。時間が空いたときに少しずつできるというのは、繁忙期にも嬉しいポイントでしょう。申請状況の確認ができるのも便利。
届出が提出日ギリギリになってしまったというときには電子申請がおすすめです。
電子署名や電子証明書の付与が不要になった
電子申請を利用するメリットとして、電子署名や電子証明書の付与が不要になったということも挙げられます。
これまでe-Govによる電子申請で36協定届の提出をおこなう際には、電子証明書の添付が必要とされており、手続きが煩雑でした。
しかし2021年4月より、36協定届の押印・署名が廃止されたことに伴い、電子申請においても電子署名・電子証明書の添付が不要となったのです。
そのため現在では、フォーマットに必要事項を記入・送信するだけで簡単に提出できるようになっています。
36協定届を提出するときに知っておきたいポイント
36協定届を提出するときには、いくつか知っておきたいポイントがあります。スムーズに提出できるよう、一つひとつ詳しく説明していきます。
初めて電子申請するときは時間がかかる
36協定届を提出するにあたり、初めて電子申請するときは時間がかかるという点に注意が必要です。
電子申請はいつでもどこでもできてスピーディーに完了するため便利ですが、初回の電子申請ではアカウントの取得やアプリケーションのインストールなど事前の設定が必要になります。
パソコンの扱いに不慣れな方が対応する場合は、事前の設定などに戸惑って時間がかかる可能性があるため、早めの対応を心がけたほうが良いでしょう。
窓口や郵送で提出する場合は2部作成する
電子申請ではなく、窓口や郵送で提出する場合には、届出を2部作成しなくてはなりません。
窓口または郵送で36協定届を提出する場合には、届出を2部用意して、1部は提出用、1部は会社の控えとする必要があります。会社用の控えはコピーなど写しで問題ありません。
控えは会社でしっかりと保管しておき、従業員への周知などに利用するようにしましょう。
作成方法や提出方法を事前に確認しておく
36協定届を提出するときには、作成方法や提出方法を事前に確認しておくことも大切なポイントです。
様式の入手方法や作成方法などを事前に確認しておくと、スムーズに提出ができます。届出用紙は厚生労働省のWebサイトで公開されており、一般条項と特別条項とで様式が異なるので、自社がどちらに当たるのか確認し、必要な様式を入手しましょう。
作成方法でわからないことがあれば、各労働基準監督署や働き方改革推進支援センターに問い合わせるようにしてください。
・参考サイト：時間外・休日労働に関する協定届（36協定届） | 厚生労働省 東京労働局
36協定届を提出しない場合の罰則は？
36協定届を提出しない場合、労働基準法違反となり労働基準監督署から是正勧告を受けることになります。
是正勧告を受けても36協定届を提出しないと、刑事罰が科されます。具体的には、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金に処される可能性があるので注意しましょう。
企業や経営者だけでなく、労務管理を担当する管理職も刑事罰の対象となるという点もポイントです。
ちなみに36協定届出違反によって労働者が悪影響を被った場合、使用者に対して損害賠償を請求される可能性もあります。
また企業名の公表という罰則が科されるケースもあり、その場合は世間からの企業に対する評価が著しく悪くなってしまいかねません。
36協定届は遅れないように提出期限までに提出しよう！
36協定届は起算日までに管轄内の労働基準監督署に提出する必要があります。
慣れていないと書類の作成などに時間がかかる場合もあるため、事前準備をしっかりおこない、内容をよく確認して遅れないように提出しなくてはなりません。
提出が遅れるとそれまで時間外労働や休日労働ができなくなるため、余裕を持って作成し、提出するようにしましょう。
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