会計・バックオフィス

買掛金とは何か? 未払金や売掛金との違い・会計処理と仕訳のポイントを知る

こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

買掛金は掛取引の勘定科目で、仕入債務でもあります。ほかにも支払義務があるものに、未払金や未払費用がありますが、それらとの違いをしっかり理解できているでしょうか?

事業主や会計担当者は、買掛金処理の方法や仕訳処理の方法などをきちんと理解しておく必要があります。

そこで今回は、「買掛金と売掛金の違い、買掛金の会計処理、仕訳方法、残高確認や回転期間・回転率」を詳しく解説していきます。

買掛金とは

買掛金とは何か

買掛金とは、商品やサービスの仕入れに関する掛取引(信用取引)の勘定科目のことをいいます。仕入債務であり、代金を後で支払う義務があるため、貸借対照表上において「負債」にあたる項目です。

信頼の上に成り立つ信用取引となっており、現金がなくても大きな額の取引が可能となるのが特徴。請求や支払いの回数を減らし、振込手数料も抑えられるというメリットもあります。

またまとめて月末締め・翌月末払いにすることができ、取引と経理処理を簡便にすることができるのもメリットです。

ただし買掛金のような掛取引は、代金回収ができなくなるといったデメリットもあります。与信情報によっては掛取引を拒否されるケースもあるので注意が必要です。

買掛金は「未払金・未払い費用・売掛金」とどのように異なるのか

買掛金は「未払金・未払い費用・売掛金」とどのように異なるのか

買掛金は支払いが済んでいない代金ですが、似たような意味を持つ未払金や未払費用とはどう違うのでしょうか? また名前の似ている売掛金と混同される場合もあります。

そこでこの段落では、買掛金と未払金や未払費用、売掛金の違いを説明します。

未払金との違い

まずは未払金との違いを見ていきましょう。未払金は、営業活動の結果生じた未払いの代金のうち、買掛金を除く営業活動以外の取引に基づいて発生した未払いを意味します。

後日支払う義務があるという点においては買掛金と変わりませんが、未払金は仕入れに該当しない備品や消耗品、固定資産などの未払い代金を指すという点が異なります。

仕入れに関連して発生する買掛金とは違い、単発のサービスの提供、あるいは物品購入の際に使う勘定科目で、一時的に発生する取引の債務を処理するときに使用します。

また1年を超える支払期限となるものについては、長期未払金に分類されます。

同じようなものとして未払費用もあり、未払金との違いが紛らわしいですが、その2つを間違えても中小企業では大きな問題にはなりません。

未払費用との違い

次は未払費用との違いについて見ていきましょう。未払費用は、仕入れに該当しないという点は未払金と同じであり、買掛金と異なる点です。

未払費用は未払金に似ていますが、継続して役務提供を受けているもののうち、債務が未確定のものを指します。

未払金と区別するには、同一内容のサービスが毎月または毎年継続しているかどうかで判断するとよいです。未払金は一時的、未払費用は継続的な契約で生じると覚えておくといいでしょう。

具体的に未払費用に該当するのは、水道光熱費や通信費、リース代などです。

これらは決まった期日に支払うケースが多いですが、1か月分や1年分など一定期間の利用分を後日支払うことになります。

売掛金との違い

売掛金は、買掛金と同じく商品の掛取引で用いられる勘定科目です。商品やサービスの仕入れ時に使用する勘定科目である買掛金とは対になり、貸借対照表上では「資産」にあたります。

買掛金は商品の購入時、売掛金は商品の販売時に適用するという点が大きく異なる点。売掛金は商品やサービスを販売した相手が売上高の勘定として使用する科目であり、後日支払いを受けるものなのです。

また原則、掛取引は5年で時効が来ます。未回収は企業にとって大きなリスクとなるため、売掛金・買掛金のどちらであっても未回収にならないよう注意することが大切です。

買掛金の会計処理の流れ

買掛金の会計処理の流れ

掛取引によって買掛金が発生した場合に、仕訳(取引を仕訳帳に記録すること)のタイミングなどがわからず、処理に困ることはないでしょうか? そんな方のために、この段落では買掛金の会計処理の全体的な流れを説明します。

商品の注文

まずは商品の注文から。全額掛取引で商品を注文した段階では、商品の引き渡しと代金の支払いのどちらも発生しません。

仕訳をするのはお金と商品・サービスのやり取りが起きた時点であるため、まだこの時点では会計処理はおこないません。

商品の仕入れ

商品を注文したら、次におこなうのは商品の仕入れです。商品を仕入れた(商品の引き渡しがあった)ときに、仕入と掛取引の会計処理をおこないます。

この時点での仕訳は、借方に「仕入」、貸方に「買掛金」を記載することになります。

なお取引先が出荷した時点、商品を実際に受け取った時点、商品の検収を終えた時点など、仕入れの基準は複数あり、企業によって基準が異なります。

請求書の受け取り

仕入れた商品の請求書を取引先から受け取り、支払期限までに買掛金として処理した未払い代金を支払います。

ただし請求書を受け取った時点では支払いがない(お金の動きがない)ため、会計処理は発生しません。

商品代金の支払い

買掛金として処理していた商品代金の未払い分を実際に支払い、買掛金が消滅したときに会計処理をおこないます。

仕訳として、貸方にあった買掛金を借方に記録します。これで仕入債務がなくなったことになります。

買掛金残高の確認

最後に、取引先に支払った額や仕訳内容に誤りはないか、取引先の売掛金残高と自社の買掛金残高に相違がないかを確認します。

もし相違があった場合には、早急に原因を追究する必要があります。

買掛金の仕訳方法

買掛金の仕訳方法

買掛金が発生したときの会計処理で、具体的にどう仕訳すればよいか迷う方もいるでしょう。また、さまざまなケースで仕訳はどうなるのか疑問をお持ちの方もいると思います。

そこでこの段落では、買掛金に関連する仕訳方法について詳しく紹介します。

代金を掛けとして仕入れる

代金を掛けとして仕入れた場合の仕訳方法を見ていきましょう。

例として、取引先から100万円の商品を掛けで仕入れたとします。この場合、まず商品の受け取り時に仕入処理をおこなう必要があります。

代金未払い分が買掛金となり、負債が発生するので、仕訳方法は下記になります。

借方に仕入:100万円、貸方に買掛金:100万円と記入。

掛け仕入れの支払い

後日に買掛金を支払ったときにも仕訳処理をする必要があります。支払い方法に応じた仕訳方法を見ていきましょう。

現金で支払った場合は、借方に買掛金:100万円、貸方に現金:100万円と記入します。

普通預金で支払った場合は、貸方に普通預金:100万円と書きます。

この仕訳により、仕入れの際に発生した負債がなくなり、資産が減少することになります。

売掛金との相殺

同一の会社との取引において買掛金と売掛金の両方が発生している場合、相殺が可能です。

お互いに100万円の掛取引があったとすると、借方に買掛金:100万円、貸方に売掛金:100万円と記入して処理します。

なお買掛金と売掛金を相殺する場合は、取引先の同意が必要となります。

値引きや返品

仕入れた商品に値引きがあったり、破損や汚れなどが見つかり返品があったりした場合は、買掛金の減額処理をする必要があります。

仕入戻しや仕入値引といった勘定は使わず、仕入と買掛金を相殺する仕訳となります。

たとえばすでに100万円の買掛金の処理をしたあと、10万円分の値引きまたは返品があった場合は、借方に買掛金:10万円、貸方に仕入10万円と記入して仕訳をおこないます。

消費税の処理

消費税の経理処理方法については、「税込経理方式」と「税抜経理方式」があります。

税込経理方式では仕入高に消費税額を含めて処理し、税抜経理方式では仕入高に消費税額を含まずに区別して処理することになります。

たとえば100万円の買掛金が発生し、10%の消費税が発生した場合は以下のように仕訳します。

税込経理方式では、借方に仕入:110万円、貸方に買掛金:110万円と記入。

税抜経理方式では、借方に仕入:100万円、直下に仮払消費税等:10万円と記入し、貸方に買掛金:110万円と書く。

なお課税事業者の場合は、2種類どちらの方式でも利用可能です。ただし免税事業者の場合は税込経理方式で処理をおこないましょう。

買掛金の残高確認

買掛金の残高確認

買掛金を扱う際は、定期的な残高確認が必要となります。決算前には必ず残高を確認して、適切な会計処理がおこなわれているかどうかをチェックしましょう。

買掛金の残高確認をおこなう理由は、買掛金の会計処理の漏れがないか、会計処理の金額に誤りがないかなどです。

また自社や取引先に監査が入ったときに重要な証拠書類にもなるため残高確認をしておく必要があります。

掛取引の多い会社では、「買掛金元帳」を作成しておくと便利です。買掛金元帳とは、買掛金残高を取引先ごとに管理する補助簿のこと。

総勘定元帳を使っている企業もあるかもしれませんが、総勘定元帳では各科目のすべての取引、買掛金なら買掛金に関連するすべての取引が記載されていて、買掛金の確認作業が煩雑になってしまうのです。買掛金元帳を利用すれば、スムーズに買掛金残高を確認できます。

会計ソフトを使用している場合は、買掛金に取引先名の補助科目をつけると買掛金元帳が自動作成され、業務を効率化できます。

買掛金の「回転期間」を算出してリスク管理

買掛金の「回転期間」を算出してリスク管理

買掛金は負債であるため、適切に消化できないと資金繰りに影響するため注意が必要です。そこで有効なのが、買掛金の回転期間を算出してリスク管理すること。

「買掛債務回転期間」と呼ばれる回転期間は、仕入から実際の支払いをおこなうまでにどれくらいの期間が必要となるかを表す指標です。

資金繰りの状況を判断する指針となり、この回転期間が短すぎると資金繰りが苦しくなることもあります。

回転期間を算出するには、以下の月数と日数の2通りの計算式が存在します。

月数の場合は、「買掛債務回転期間=買掛債務÷仕入高×12か月」です。

日数の場合は、「買掛債務回転期間=買掛債務÷仕入高×365日」で計算します。

回転期間を算出したら、資本金や業種による指標を元に資金繰りの状況を判断するようにしましょう。

なお業種別の回転期間についての指標は以下のようになっています。

・製造業……資本金1,000万円未満/0.76月、資本金1,000万~1憶円/1.43月、資本金1憶~10憶円/1.78月、資本金10憶円以上/月1.70月

・非製造業……資本金1,000万円未満/0.62月、資本金1,000万~1憶円/1.22月、資本金1憶~10憶円/1.55月、資本金10憶円以上/月1.37月

買掛金の「回転率」でもリスク管理が可能

買掛金の「回転率」でもリスク管理が可能

資金繰りの状況を判断するもうひとつの指針は、「買掛債務回転率」です。この回転率を使用してもリスク管理ができます。

一般的には、買掛債務回転率が低ければ仕入れから支払いまでの期間が長いと判断でき、資金繰りに余裕が持てるとみなします。反対に買掛債務回転率が高ければ仕入先から早期の支払いを求められているとみなされ、資金繰りに問題があると判断されることもあります。

回転率を算出する計算式は、「買掛債務回転率=仕入高÷買掛債務」です。

計算式からもわかるように、買掛債務回転率は買掛債務回転期間の逆数であり、似たような働きの指標となっています。

なお回転期間や回転率は過去の実績と比較すべきものであり、単体で判断するのは好ましくありません。売り上げや資金繰りを表す指標とも見比べていくようにしましょう。

買掛金を理解して正しく処理しよう

買掛金を理解して正しく処理しよう

改めてまとめると、買掛金は掛取引の勘定科目のひとつです。

未払金や未払い費用と似ていますが、買掛金は仕入れに関する掛取引に使用する科目で、未払金や未払い費用は仕入れ以外の営業活動で発生した未払いであるということをしっかり区別しておきましょう。

また買掛金の会計処理の流れや仕訳方法を理解し、正しく処理をすることも重要です。

買掛金の残高確認を定期的におこない、回転期間や回転率の指標も利用しながら、資金繰りに困ることがないよう、健全な経営を目指していきましょう。


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WRITTEN BY
AIBOW編集部

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