こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
有給休暇は制度として存在するものの、実際にはなかなか取得しない従業員も多いのが問題となっています。有給消化が進まず、ほかの企業の消化率などが気になっている企業担当者も多いでしょう。
「有給消化が必要なのはなぜなのだろう？」
「平均有給消化率はどのくらいなのだろう？」
「日本は有給消化率が低いと聞くが、なぜだろう？」
などの疑問を持っている方も少なくないはず。そこで今回は、有給休暇制度の基礎知識を再確認した上で、「有給消化率の現状や有給休暇を取りづらい理由、有給消化率を高める必要性、具体的な対策」などを詳しく解説していきます。
有給消化はなぜ必要？ 「年次有給休暇」のルールを確認
有給消化率を気にする前に、前提として年次有給休暇の制度内容を再確認しておきましょう。有給休暇の仕組みや対象者、付与日数、取得義務について、一つひとつ詳しく説明していきます。
年次有給休暇の仕組み
年次有給休暇とは、労働者の権利として「労働基準法」の第39条で定められた、賃金が発生する休日のことです。
企業によっては賃金が発生する休暇はほかにもありますが、一般的に「有給休暇」といえばこの年次有給休暇のことを指します。
一定の要件を満たした従業員に対して、1年ごとに勤続年数や労働日数に応じた休日が最大で20日間与えられる仕組みとなっています。
付与された年次有給休暇を1年経っても消化できなかった場合は、20日を上限として翌年度に繰り越せるというのもポイント。
また年次有給休暇には2年の時効があるため注意が必要。保有できるのは前年分と当年分の2年分だけとなっており、合計で最大40日です。それ以上は保有できません。
そのため時効が来る前に保有している有給休暇を消化させることが大切になります。
年次有給休暇の対象者
年次有給休暇が付与される対象者についても見ていきましょう。
年次有給休暇は、入社から6か月継続勤務し、その期間中の全労働日のうち8割以上出勤している従業員に発生します。
入社から6か月経過した日が「基準日」となり、基準日が来るたびに次の1年分の有給休暇が新しく付与されるという仕組みになっています。
上記の条件さえ満たしていれば、正社員だけでなくパートやアルバイト、契約社員、有期雇用労働者などすべての従業員が有給休暇付与の対象となります。「アルバイトだから有給休暇はもらえない」などと勘違いしている方も多いですが、それは間違いです。
派遣社員の場合は、派遣会社との契約によって有給休暇が発生するため、派遣先ではなく派遣元から付与されることになります。個人事業主など業務委託契約をしている場合は雇用関係がないため有給休暇の対象外です。
なお継続勤務の期間は、勤務の実態に即して判断されるのがポイントです。たとえばパートから正社員へ、正社員から嘱託へなどと雇用形態が変わったとしても、期間のカウントは継続されます。雇用形態が変わるとゼロからスタートになるということはありません。
育児休業や介護休業、労災などで休んだ場合は、出勤と判断して出勤率を計算することになるため安心です。
年次有給休暇の付与日数
企業と雇用関係にあれば、雇用形態に関わらず付与される年次有給休暇。その付与日数は、労働時間に応じて変わります。有給休暇の取得条件を満たした場合の付与日数を、それぞれの労働時間ごとに詳しく解説していきます。
週の労働時間30時間以上または週の労働日数5日以上の従業員
週の労働時間が30時間以上、または週に5日以上勤務する従業員の場合は、勤続6か月で10日の有給休暇が付与されます。
1年ごとに付与日数も増えていき、勤続1年6か月になると11日、2年6か月で12日、3年6か月で14日、4年6か月で16日、5年6か月で18日が付与されることになります。
そして勤続6年6か月に達すると付与日数が20日となり、それ以降は1年ごとに一律20日が付与されるという仕組みです。
勤続年数が長くなればなるほど付与される有給休暇の日数が増えていくことになりますが、20日が上限となるということを覚えておきましょう。
週の労働時間が30時間以上、または週に5日以上という条件に該当するのは基本的にフルタイム勤務の正社員となりますが、非正規雇用者であってもこの労働時間で働いていれば同じ付与日数となります。
・参考サイト：働き方・休み方改善ポータルサイト | 厚生労働省
週の労働時間30時間未満かつ週の労働日数4日以下の従業員
一般的に、週の労働時間が30時間未満かつ週の労働日数が4日以下というのは、パートやアルバイトなどが該当しますが、こういった従業員にも、労働時間・日数に応じて有給休暇が付与されます。
ただし一律ではなく、労働日数によって付与される有給休暇の日数は細かく異なるため、注意が必要です。
週の労働時間が30時間未満かつ週4日勤務の人の場合は、勤続6か月で7日付与されます。そして1年6か月で8日、2年6か月で9日、3年6か月で10日、4年6か月で12日、5年6か月で13日、6年6か月以上で15日が付与されることになります。
週の労働時間が30時間未満かつ週3日勤務の人の場合は、勤続6か月で5日が付与されます。そして1年6か月～2年6か月で6日、3年6か月で8日、4年6か月で9日、5年6か月で10日、6年6か月以上で最大の11日が付与されるという仕組みです。
週の労働時間が30時間未満かつ週2日勤務の人の場合は、勤続6か月で3日が付与されます。そして1年6か月～2年6か月で4日、3年6か月で5日、4年6か月～5年6か月で6日、6年6か月以上で最大の7日が付与されることになります。
週の労働時間が30時間未満かつ週1日勤務の人の場合は、勤続年数6か月で1日付与されます。そして1年6か月～3年6か月で2日、4年6か月以上で最大の3日が付与されます。
労働日数によって細かく分かれているため、従業員自身だけでなく、企業側もしっかり一人ひとりの従業員の付与日数を把握しておく必要があります。
・参考サイト：働き方・休み方改善ポータルサイト | 厚生労働省
年次有給休暇の取得義務
日本では有給消化がなかなか進まないことがたびたび問題視されてきましたが、年次有給休暇には、取得義務があるのをご存知でしょうか？
2019年4月以降に、年次有給休暇が年10日以上付与される従業員を対象として年5日の有給休暇取得が義務化されました。
従業員が自ら年5日の年次有給休暇を消化しない場合は、企業が取得日を指定する「時季指定義務」が課されたのです。
時期指定とは、企業が従業員にいつ有給休暇を取得したいか聞いた上で、それを考慮して「〇月〇日に休んでください」と取得日を指定することを指します。
ただし時季指定を行う場合は、あらかじめ就業規則に対象者の範囲や時季指定方法などを記載し、労働基準監督署へ届け出る必要があるため注意しましょう。
また取得義務化にあたって、従業員ごとの取得状況を記録する年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存も義務付けられました。
取得義務を果たさなかった場合は、企業に従業員1人につき30万円以下の罰金が科されることになるため、必ず取得義務を果たす必要があります。
取得義務化は企業にとっては負担となるかもしれませんが、従業員にとっては健康やモチベーションを維持して働くための良い変化と言えるでしょう。
・参考サイト：年次有給休暇の時期指定について就業規則に記載しましょう。 | 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署（PDF）
実際の有給消化率はどれくらい？
企業にとって気になるのは、「ほかの企業は年次有給休暇をどれくらい消化しているのか」ということ。そこで実際の有給消化率について解説していきます。
全業種の平均有給消化率は56.6％
厚生労働省の「令和3年就労条件総合調査」によれば、労働者1人あたりの年次有給休暇の平均取得率は56.6％だったということです。これはすなわち、付与された年次有給休暇のうち56.6％を実際に消化しているということになります。
半分程度しか消化できていないことがわかりますが、それでも前年の令和2年が56.3％、令和元年が52.4％と、年々取得率は上がってきています。
また有給消化率については業種によって大きな差があるのも事実。最も消化できているのは電気・ガス・熱供給・水道業の73.3％で、最も消化できていないのは宿泊業・飲食サービス業の45.0％だったということです。業種が変わるだけで消化率にこんなにも差が出てしまうものなのですね。
なお厚生労働省の「令和2年雇用動向調査」によると、宿泊業・飲食サービス業の離職率は全業種中1位だったということもわかっています。
このことから、有給休暇が少ない＝離職につながる可能性があるということも言えるため、有給消化率の低さは楽観視できません。
・参考サイト：令和３年就労条件総合調査の概況 | 厚生労働省（PDF）
・参考サイト：令和2年雇用動向調査 ２ 産業別の入職と離職 | 厚生労働省（PDF）
日本の有給消化率は世界でも最下位レベル
大手旅行会社「エクスペディア」が2019年に行った調査では、日本の有給休暇の取得率は50％であり、調査対象の世界19か国中、なんと最下位だったということです。
日本は2016年～2019年と4年連続で最下位となっており、2009年の調査以降ほぼ毎年のように最下位であるという不名誉な事態になっています。この調査結果からも、いかに日本の有給休暇取得が遅れているのかがわかりますね。
そんな中で、日本の18～34歳の若い世代の7割近くが休み不足や休みの重要性を感じており、64％が「より多くの休暇をもらえるなら仕事を変えてもよい」と感じていることも調査で明らかになりました。
少子高齢化で人手不足が深刻化する日本では、若い労働力は貴重なものです。企業の競争力を維持するためにも、若手が不満を感じないように有給消化の促進が欠かせません。
優秀な若い人材を獲得し、手放さないためにも、日本の企業はこれから真剣に有給消化の促進に取り組む必要があります。
・参考サイト：有給休暇取得率4年連続最下位に！有給休暇国際比較調査2019 | エクスペディア・ジャパン
なぜ日本は有給消化率が低い？
ではなぜ日本の有給消化率はこんなにも低いのでしょうか？ 日本の有給消化率が低い主な理由について一つひとつ詳しく見ていきましょう。
自分や周囲の業務負担が重くなるから
有給休暇を取りづらい理由として多く挙げられるのが、「業務負担が重くなるから」というものです。
国の委託事業『令和2年度「仕事と生活の調和」の実現及び特別な休暇制度の普及促進に関する意識調査』によると、有給消化にためらいを感じる・ややためらいを感じるという人の割合が52.7％に上っていました。
有給消化にためらいを感じる理由としては、「周囲へ迷惑をかけるから」と回答した人が66.8％、「自分が後で忙しくなるから」と回答した人が48.8％でした。
この結果から、休むことによって自分や周囲への業務負担が増す現状があり、増員や業務削減などがないと休みにくいことがわかります。
・参考サイト：働き方・休み方改善ポータルサイト 年次有給休暇取得促進特設サイト 事業主の方へ | 厚生労働省
年次有給休暇を取得しづらい雰囲気だから
有給休暇を取りづらい理由として、「休みにくい雰囲気があるから」ということも挙げられます。
「上司があまり有給休暇をとらないため自分もとりにくい」「有給休暇の取得に理由を求められるため休みにくい」など、職場の雰囲気に部下が遠慮して休めないケースも多くあるのです。
先述したエクスペディアの調査では、「上司が有給休暇の取得に協力的」だと回答した人の割合は53％となっており、上司の理解を得られず休みを諦める部下も多いと考えられます。
「休むことで前向きになれる」「休むと仕事のモチベーションが上がる」と回答した人の割合も、18～34歳の若い世代は60～62％もあるのに対し、50歳以上では42～43％と低い割合となっているのも印象的です。
この結果からも、上司の年齢層は有給休暇に重要性を感じていない人が多く、有給消化には上司の意識改革が欠かせないといえます。
・参考サイト：有給休暇取得率4年連続最下位に！有給休暇国際比較調査2019 | エクスペディア・ジャパン
・参考サイト：働き方・休み方改善ポータルサイト 年次有給休暇取得促進特設サイト 事業主の方へ | 厚生労働省
人事評価に影響があるから
有給休暇を取りづらい理由として、「人事評価に影響があるから」ということも挙げられます。
企業の中には、有給消化すると「その分働いていないから」と人事評価でマイナス査定をするところもあり、影響を気にして休まない従業員もいるという実態があります。
しかし有給消化した従業員への不当な扱いは「労働基準法」で禁止されており、本来このような行為は決して許されません。
企業は有給消化が人事評価などに影響しないことを全従業員に周知徹底し、上司側も注意する必要があります。
・参考サイト：働き方・休み方改善ポータルサイト 年次有給休暇取得促進特設サイト 事業主の方へ | 厚生労働省
有給消化率を高める必要性はある？
なかなか有給消化が進まない日本の企業において、有給消化率を高めることは重要な課題となっています。ではその必要性について詳しく解説していきましょう。
まず有給消化率が高まることで従業員が心身をリフレッシュする機会が増え、モチベーションが高まりやすくなるといえます。
モチベーションが高いとパフォーマンスも向上し、業務に積極的に取り組んだり新たなアイデアが生まれたりして、生産性向上にも期待できます。
また必要なときに休めることで従業員満足度の向上や働きやすさの実現などにもつながり、離職を防ぎやすいという効果もあります。離職率が気になる企業は、有給消化についても見直してみるといいでしょう。
さらに有給消化率が高いと、「従業員を大切にしている」「職場の雰囲気が良い」など企業のイメージアップにもつながるため、人材が確保しやすくなります。
有給消化率を高める4つの方法とは？
有給消化率を高める必要性を理解したら、さっそく有給消化の促進に努めましょう。どうすればいいのかわからないという方のために、有給消化率を高める具体的な方法を4つ紹介していきます。
1. 計画的付与制度を導入する
有給消化率を高める方法として有効なのが、「計画的付与制度」の導入です。
計画的付与制度とは、年次有給休暇のうち5日を除いた残りの日数に対し、企業側が取得日を指定できる制度のこと。「計画年休制度」とも呼ばれています。
取得日は一斉付与方式、交代制付与方式、個人別付与方式の3つの方式の中から事業場の都合に合わせて選ぶことが可能です。
計画的付与制度を導入する場合は労使協定を締結し、内容を就業規則に明記する必要があります。これをしていないと計画的付与制度は実施できないので注意しましょう。
計画的付与制度を使って企業側が有給休暇の取得日を決めることで、従業員はためらうことなく堂々と休めるようになります。
企業側にとっても、繁忙期や閑散期に合わせた計画的な勤務管理が可能になるというメリットがあるため、積極的に利用するといいでしょう。
・参考サイト：労働時間ガイドライン3校.indd 年次有給休暇の計画的付与制度 | 厚生労働省（PDF）
2. 半日・時間単位の有給消化を認める
有給消化率を高めるには、半日・時間単位の消化を認めるという方法も有効となります。
多忙で丸1日は休めない従業員も、半日・時間単位でなら休める場合もあるため、取得を認めると効果的です。
半日単位の取得は法律の規定はないので、労使で合意すれば労使協定を締結しなくても付与・消化が可能となります。
時間単位の取得は、労使協定を結ぶことで合計年5日以内の取得が可能です。
ただし有給休暇の年5日の取得義務のカウント対象となるのは1日単位・半日単位のみとなっています。時間単位だけではいくら消化しても、取得義務を果たせないので注意が必要です。
3. 有給消化した従業員にインセンティブを支給する
有給消化率を高める方法として、インセンティブの導入についても検討してみるといいでしょう。
有給休暇を取得した従業員へインセンティブを付与すると、お得感から従業員が自主的に有給消化しやすくなるという効果があります。
企業側がインセンティブを設定することで、「有給休暇を積極的に取っていいのだ」という従業員の意識改革にもつながります。これまで有給消化にいいイメージや必要性を感じていなかった50代以上の年齢層にも、この方法なら効果的にアピールできます。
消化した有給休暇の日数に応じてポイントを付与し、一定のポイントが貯まったら景品と交換するなどの方法もあるため、従業員のモチベーションや意識が上がりそうなものを考えてみましょう。
4. 業務を効率化し休みやすい環境を整える
有給消化率を高めるには、業務効率化で従業員にかかる負担を軽減し、休みやすい環境を整えることが重要です。では具体的に業務効率化を行うにはどうしたらいいのか、その方法を紹介します。
業務フローの見直しで業務効率化
業務効率化の方法として、業務フローの見直しが必要となります。現在の各部署、各従業員の業務を洗い出し、不要な業務や重複した業務があれば削減しましょう。
単純作業の業務、発生頻度が高い業務、マニュアル化しやすい業務から取り組むと効率化を実現しやすいです。
特定の従業員に負担が偏って有給消化できない状況にならないよう、業務の共有化やマニュアル作成などで属人化を防ぐことも重要となります。
ITツールの導入で業務効率化
業務効率化の方法として、ITツールを導入することも効果的です。
決まった工程を繰り返す業務や人の手でなくても対応可能な業務などは、業務支援システムを導入すると大幅に効率化できます。
たとえば予約受付システムやチャットボットを導入すれば、顧客対応に割く人員を削減して、ほかのコア業務に回すことが可能。
ITツールにはほかにも会計管理システムや販売管理システム、営業管理システムなどさまざまな種類があるので、自社に必要なものを選んで導入しましょう。
アウトソーシングで業務効率化
業務効率化の方法として、アウトソーシングを利用することも検討してみるといいでしょう。
利益に直結しないノンコア業務などは、外部の専門会社にアウトソーシングすることで大幅に効率化できます。
アウトソーシングによって社内リソースがほぼ不要になるため、人件費や退職リスクなどの軽減にもつながります。
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