こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

働き方改革の影響などにより、従業員の勤怠管理には正確性が求められるようになりました。このため、勤怠管理にかかわる担当者は勤怠管理について正しく理解することが欠かせません。しかし中には、次のような疑問を持っている方もいるのではないでしょうか。

「勤怠管理で注意すべき点はどんなことだろう？」
「勤怠管理で把握しておくべきなのはどんな項目だろう？」
「勤怠管理をミスなく行うためにはどうすればいいのだろう？」

そんな疑問をお持ちの担当者のために、今回は「勤怠管理の基本的な知識」について、担当者が抱きがちな6つの疑問を通して解説していきます。

【疑問1】勤怠管理とは何をすること？

勤怠管理とは、企業が従業員ごとの出退勤時間や休暇といった勤務状況を把握・管理することです。

労働基準法では、労働時間は原則1日8時間・週40時間まで、時間外労働は原則月45時間、年360時間までと定められています。

この法律を遵守した働き方ができているかを把握し、適正に運営するためには正確な勤怠管理が欠かせません。

また勤怠管理では法律だけでなく、企業ごとに定めている就業規則にも従った働き方になっているかを確認する必要があります。

さらに労働時間や就業規則に関してだけでなく、賃金が正しく支払われているかどうかや、従業員の健康状態はどうかといったことまで把握・管理することも勤怠管理に含まれます。

【疑問2】なぜ勤怠管理が必要？

時間外労働の上限設定や働き方改革などで勤怠管理が重要視されている昨今。法律や就業規則に従って働いているかを把握すること以外にも、勤怠管理には必要とされる理由があります。その主な理由を3つ、それぞれ詳しく解説していきます。

労働時間の管理が義務化されているため

勤怠管理が必要な理由の一つとして、労働時間の管理が義務化されているからということが挙げられます。

勤怠管理は企業が自主的に行えばよいものではなく、企業の義務として労働基準法に定められているのです。

働き方改革に伴い、2019年4月1日には労働安全衛生法によって「客観的な」方法による労働時間の管理も義務化されました。

労働時間の客観的な把握義務に違反した場合も直接的な罰則はありませんが、管理できずに法で定められた時間外労働の上限を超えた場合などは罰則の対象となるため注意が必要です。

また労働時間を記録した書類の3年間保存や、賃金台帳への正確な記入も義務付けられており、違反すると罰金刑などが科される恐れがあります。

これまでは長時間労働などのトラブルが発生したときにも証拠が不十分だとされることがありましたが、労働時間の管理が義務化され、それに伴い各種書類の保存や記入も義務化されたことによって、労働時間を客観的に判断できるようになったのです。

適正な給与計算に欠かせないため

勤怠管理が必要な理由として、適正な給与計算に欠かせないからということも挙げられます。

勤怠管理は従業員ごとの勤務状況を正しく把握することで、間違いのない給与計算を可能にしてくれます。

勤怠管理を適当に済ませていると、不正や計算ミスで人件費が必要以上にかかったり、労使間のトラブルを招いたりする恐れがあります。

不正やミスによってコストが必要以上にかかることも問題ですが、労使間トラブルは企業のイメージを悪くすることにもつながるため注意が必要です。

また残業代の計算にも、勤怠管理による正確な勤務状況の把握は必要不可欠といえます。

残業代の未払いは一度に高額の支払いを求められたり、刑事罰を科されたりする恐れもあるため要注意。従業員との信頼関係も崩れてしまいかねませんし、モチベーションの低下にもつながります。

残業代は保険料や税金の計算にも影響するため、特に正確に把握する必要があるのです。

勤怠管理で労働時間を正確に把握・管理して、それをもとに給与計算なども正確に行うことにより、企業への信頼が増すだけでなく、コストの見直しにも役立ちます。

過重労働を防ぐため

長らく問題になっている過重労働を防ぐためにも勤怠管理は必要です。

長時間労働や休日出勤を繰り返す従業員は、心身の健康を損ないやすく、休職・離職やパフォーマンスの低下につながることがあります。

そんな過重労働の状態にある従業員が増えれば、企業全体の生産性や競争力も低下しかねません。

また過重労働を繰り返す企業は、労働基準監督署から是正指導が入り、企業名を公表される場合もあります。さらに厚生労働省や都道府県の労働局のホームページ上へ、労働基準関係法令違反にかかる公表事案として掲載されてしまいます。

そうなると世間からはブラック企業として認識されてしまい、イメージや信用が失墜する恐れもあるのです。

そんな事態にならないためにも、過重労働を防ぐための勤怠管理が必要。勤怠管理で従業員ごとの勤務状況を正確に把握しておけば、働きすぎの従業員を早期発見し、改善策を講じやすくなります。

【疑問3】勤怠管理の対象となる企業・従業員は？

3つめの疑問は、勤怠管理の対象となる企業・従業員について。その対象を詳しく見ていきましょう。

厚生労働省のガイドラインによると、規模や業種などにかかわらず、1人でも従業員を雇うほぼすべての企業に勤怠管理が必要とされています。つまりほとんどの企業が対象となっているということです。

ただし農業や水産業は勤怠が自然災害や天候などによって影響を受けることから労働基準法における労働時間の規定が適用されないため、勤怠管理の対象から外れます。

勤怠管理の対象者となる従業員については、雇用形態や勤続年数などにかかわらず、高度プロフェッショナル制度対象者を除くすべての従業員となります。

ただし休日の取得管理については高度プロフェッショナル制度対象者に対しても義務づけられているので、企業は休日をきちんと取得させる必要があります。

なお従来は管理監督者については勤怠管理の対象から外れていましたが、2019年の働き方改革関連法の改正によって、管理監督者の勤怠管理も義務化されたため注意が必要です。

・参考サイト：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン | 厚生労働省（PDF）

【疑問4】勤怠管理で注意が必要なケースは？

勤怠管理は従業員の働き方によって、それぞれ必要な管理が異なる場合もあります。全従業員に一律で同じ管理を行えばいいというわけではないのがポイントです。

そこで注意が必要な「雇用形態や働き方が異なるケース」と「扶養控除内で働くケース」について、それぞれ詳しく紹介していきます。

雇用形態や働き方が異なるケース

勤怠管理で注意が必要なケースとして、まず雇用形態や働き方が異なるケースが挙げられます。

勤務スタイルが安定している正社員とは違い、パートやアルバイトは各自で働く日数や時間が異なるため、勤怠管理が正社員よりも複雑になりやすいです。

パートやアルバイトは時給も勤務する時間帯や勤続年数などによってそれぞれ異なるため、給与計算にも手間がかかります。

近年増加した在宅勤務やテレワークでは、周囲の目が届かない分、不正や過重労働が起きやすく、正確な勤務状況の把握が難しいという問題もあり、注意が必要です。

また契約社員の場合は雇用に期限があり、1回の契約は原則として最長3年までと期間が決まっています。

3年を過ぎた場合は契約を更新するのか終了するのかを決める必要があり、更新した場合は5年以上の契約となった時点で無期転換権が発生。契約社員からの申請があった場合は無期契約となり、企業はこれを拒めません。

こういった契約社員特有の勤怠管理も必要となるため、注意しましょう。

企業は一般的なオフィス勤務の正社員とは異なる雇用形態・働き方の従業員にも対応できるような環境整備と、各従業員へ勤怠管理の方法・意義を周知徹底する必要があります。

扶養控除内で働くケース

扶養控除内で働く場合についても、勤怠管理で注意が必要なケースです。

従業員が配偶者の扶養に入っている場合、収入が増えると扶養から外れてしまう可能性があります。

年収103万円を超えると所得税の対象になり、106万円を超えると社会保険の加入対象に、130万円を超えると健康保険料や年金の支払いが発生します。

扶養控除が受けられるボーダーラインを超えて稼いでしまうと負担が増えるため、扶養控除内で働くことを希望する従業員も多いです。

そのため「年収103万円を超えてしまった」「扶養控除内で働きたかったのに、意図せず外れてしまった」などといったトラブルを避けるためにも、事前に希望をしっかり確認しましょう。

扶養控除内での勤務を希望する場合は、正確な勤怠管理で勤務状況を適切に把握・管理する必要があります。

扶養控除内になるようにするためには、「今月は残業に対応してもらったから来月は早く上がってもらえるようにしよう」「月末は繁忙期で多く出勤してもらいたいから月初はその分、少ない出勤日数にしよう」など、状況に合わせて調整することも必要です。

【疑問5】勤怠管理で把握するべき項目は？

勤怠管理で把握するべき主な項目は、「始業時刻・終業時刻」「労働日数・労働時間数」「時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間」「有給休暇の取得状況」「欠勤日数」の5つです。それぞれ詳しく紹介していきましょう。

1. 始業時刻・終業時刻

勤怠管理で把握する項目の1つめは、始業時刻・終業時刻です。

実際に働いた日ごと、従業員ごとに、何時から何時まで働いたのかを記録する必要があります。

勤怠管理ではオフィスに到着した時刻・退出した時刻がどうであれ、実際に業務が始まった時刻と業務を終えた時刻を記録するのが基本となります。出社時刻や退社時刻と混同しないように注意しましょう。

遅刻や早退といったものがあると賃金控除が必要になるため、それらは通常の始業時刻・終業時刻とは区別して記録しておくことも必要です。

2. 労働日数・労働時間数

勤怠管理では、労働日数・労働時間についても把握する必要があります。

労働日数は、オフィスに出社して実際に働いた日数のことです。丸1日働かなくても、出社すれば1日としてカウントされることになります。

労働時間数は、企業の指揮命令下に置かれている時間のこととなります。これは給与計算に必要となる重要な項目です。

労働基準法によって、労働時間数は分単位での記録が定められています。15分単位や30分単位で記録し、それに満たない場合は切り捨てるといった方法をとっている企業もありますが、それは法律で認められていないため注意しましょう。

また労働時間に応じた休憩を取らせることも必要なので、休憩をしっかりと取らせるとともに、休憩時間についても記録することを忘れないようにしましょう。

休憩時間は1日6時間を超える労働時間の場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間の取得が必要となります。

なお休憩時間は労働時間数から差し引きますが、実際には働いていないような時間、たとえば研修へ参加したり職場を掃除したりする時間といったものは、企業の指揮命令下に置かれている時間と判断されるため、労働時間数に含まれます。

3. 時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間

勤怠管理では、時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間についても把握する必要があります。

1日8時間、週40時間までの法定労働時間を超えて働いた場合は、残業として割増賃金の対象となるため時間外労働時間の記録が必要なのです。

なお割増賃金は基本的に法定労働時間を超えた部分に発生するため、就業規則で定めた「所定労働時間」を超えて働いても割増賃金が発生しない可能性もあります。

夜10時から翌朝5時までは深夜労働時間となり、基礎賃金の25％以上の割増賃金となるため深夜労働時間の記録も必要です。

深夜時間まで時間外労働を行った場合は50％以上の割増賃金となるので、これについても分けて記録するようにしましょう。

また労働基準法では、1週間に1日、もしくは4週間を通じて4日以上の休日を付与するよう定められています。この法のもとに定められた休日に働いた場合は基礎賃金の35％以上の割増賃金となるため、休日労働時間の記録も必要です。

4. 有給休暇の取得状況

勤怠管理では、有給休暇の取得状況についても把握する必要があります。

有給休暇は労働者の権利として、一定の条件を満たす従業員に対し年に最大20日付与される、賃金が発生する休暇のことです。

厚生労働省が発表している「令和3年就労条件総合調査」によると、有給休暇の平均取得率は56.6％となっています。年々増加はしているものの、まだ十分とはいえない状況です。

そこで有給休暇の取得推進のため、2019年4月から年に10日以上有給休暇が付与される従業員に対し、年5日の有給休暇の取得が義務化されました。

法律に従って有給休暇を取得させるためには、勤怠管理でそれぞれの従業員に対する有給休暇の付与日数や残日数などを把握する必要があるのです。

各従業員の有給休暇取得状況をしっかり把握・管理しながら、取得できていない従業員に対しては有給消化を促すようにしましょう。

・参考サイト：令和3年就労条件総合調査の概況 | 厚生労働省（PDF）

5. 欠勤日数

勤怠管理で把握する項目として、欠勤日数についても忘れてはなりません。

本来出勤する予定の日に体調不良などで急遽休んだ場合は、その分の賃金を給与から差し引く欠勤控除を行うことになります。

欠勤控除の内容は雇用形態や給与形態などによって変わるため、各従業員の欠勤日数を正確に把握し、計算する必要があります。

有給休暇が残っていれば、休んでも賃金が差し引かれない有給休暇に切り替えることも可能です。

なお欠勤日数の把握は欠勤控除の計算に必要なだけでなく、それぞれの従業員の健康状態を把握するためにも必要なこととなるため、しっかり把握・管理しておきましょう。

【疑問6】勤怠管理の方法は？

勤怠管理の主な方法は、「紙の出勤簿に記入する」「Excelに入力する」「タイムカードで打刻する」「勤怠管理システムを導入する」という4つがあります。自社にはどの方法が合っているのかを判断する参考になるよう、それぞれの特徴を詳しく紹介します。

紙の出勤簿に記入する

勤怠管理の方法として、まず挙げられるのが紙の出勤簿への記入。紙の出勤簿やノートなどに、従業員ごとの勤務状況を手書きで記録していく昔ながらの方法です。

コストがほとんどかからない上に必要な項目を自由なフォーマットで記載できるため、作成しやすいのがメリットとなります。パソコンが苦手な従業員もスムーズに記録できるという点も魅力です。

ただし基本的に従業員自身の自己申告となるため客観性に乏しく、改ざんなどの不正も起きやすいというデメリットもあります。また保管場所を確保しなければなりません。

内容の集計や給与計算なども担当者が手作業で行うため手間がかかり、ミスが起きやすいという点にも注意が必要です。

紙の出勤簿は従業員数が多い企業では対応が難しいですが、従業員数の少ない小規模な企業ならメリットも感じやすいでしょう。

Excelに入力する

勤怠管理はExcelに入力するという方法でも可能です。パソコン上にExcelで勤怠管理用のフォーマットを作成し、各従業員が自己申告で勤務状況を入力する方法となります。

あらかじめExcelに計算式を組んでおけば、入力内容を自動的に集計できるため効率化やミスの予防が可能です。

パソコンにExcelソフトさえ入っていればコストがかからないという点もメリット。ネットで勤怠管理用Excelを無料ダウンロードすることもできるため、手軽に導入することができます。

ただし従業員の自己申告が基本となるので、客観性に乏しく不正が起きやすいというのは注意すべきポイントです。

計算式を誤って上書きするなどしてエラーが起きると、正しい給与計算が行えないというリスクもあります。計算エラーで正しい給与の支払いができなくなってしまうと深刻なトラブルに発展してしまうこともあるため注意が必要です。

また残業などの割増賃金は法改正によって割増率が変わることもあるので、定期的に計算式の見直しが必要になります。

タイムカードで打刻する

勤怠管理の方法として、タイムカードで打刻するというのもよく利用されている方法です。タイムレコーダーに専用の用紙をセットして、出勤・退勤の時刻を打刻し、勤務状況を記録する方法となります。

タイムレコーダーと用紙を購入するだけなので比較的コストを抑えられるのがメリット。操作も難しくないため、誰でも気軽に使うことができます。

ただし基本的に出退勤時刻の記録しかできないものが多いため、残業代の計算や労働時間の集計などは別途行う必要があります。

またオフィスに設置されたタイムレコーダーでしか打刻できないため、テレワークなど異なる働き方の従業員への対応が難しいという面も。出張が多い企業にもあまり向いていません。

タイムカードをほかの従業員が打刻する、打刻後に残業するなどの不正が起きやすいというのも注意すべき点です。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理の方法として近年増えてきているのが、勤怠管理システムを導入するという方法です。

こちらはタイムレコーダーやパソコンなどと連携し、インターネットを通して打刻から集計までさまざまな勤務の記録を自動的に記録する方法となります。

専用機器を購入しなくても導入できるクラウド型の勤怠管理が主流となっていますが、ICカードや指紋認証、GPSを用いた管理などさまざまなバリエーションがあるため、導入の際にはそれぞれの特徴を比較しながら自社に合ったものを検討する必要があります。

勤怠管理システムでは、勤務状況の記録や集計、計算や分析までシステムが行うため、ミスや不正を防ぐとともに担当者の業務を大幅に効率化できるのがメリットです。

厚生労働省がガイドラインに示している、「客観的な記録」も可能になります。

ただしほかの勤怠管理方法と比べると、システムの機能に応じて高額の導入・運用コストがかかるというのがデメリットです。

しかし勤怠管理は従業員の数が多いほど管理が煩雑になるため、勤怠管理システムで正確かつ効率的に管理できることは大きなメリットとなります。

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