こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

検収書は商取引でよく発行される書類ですが、必須ではないので取り扱ったことがないという人もいるでしょう。

しかし納品をスムーズにおこなう上でも検収書はとても役立つ書類なので、作成できるようになっておいて損はありません。

そこで今回は検収書について正しく理解し、商取引で活用できるよう、「検収書の概要、主な役割、記載の仕方や注意点、発行する際の流れ」などを詳しく解説します。

検収書とは

検収書とは、納品された商品やサービスが注文通りの内容になっているかどうかをチェックし、不備がなかったことを示す書類です。

商品やサービスは受注側でも納品前に出荷検品がおこなわれますが、見落としや輸送中の事故などで不備が出てしまうこともあります。

そういった不備を見落とさないためにも、納品後に発注側が商品やサービスに問題がないかどうか検収作業をおこなうのです。つまり検収書は基本的に発注側から受注側へ発行するものとなります。

検収をおこなって仕様や戸数、品質など何も問題がないということを確認したら、検収書を発注側から受注側へ送付し、支払いへと移行します。

検収書は法律上、発行や保存の義務はありませんが、商品やサービス提供の証拠となるため、重要視している企業も多いです。

検収書の主な3つの役割

納品された商品やサービスに不備がないことを証明する検収書の主な役割は、「トラブルの防止」「売上の計上」「請求書発行の省略」の3点となります。この段落では、それぞれについて詳しく解説していきます。

1. トラブルの防止

検収書はトラブルやクレームを防止するために重要な書類といえます。

検収書がない場合、受注側が商品を発注側に納品した後、時間が経ってから「傷が入っている」「個数が足りない」「仕様が違う」などといったトラブルになるケースがあります。

しかし前述した通り、検収書は発注側が検品をおこなって問題ないことを認めた書類なので、検収書さえ発行してもらっていれば、納品物に対するクレームは原則出せません。

そのため受注側にとっては検収書を発行してもらうことが大切なことになります。

ITシステムなど形のない商品を提供する際にも、検収書を発行してもらうことで納品に区切りをつけることができ、納品後に無料で修正作業をするといったケースを防ぐことができます。

2. 売上の計上

検収書は、売り上げの計上に使われるケースもあります。

企業や業種によって、それぞれ売り上げを計上するタイミングは異なるもの。納品日で売上を計上するところもあれば、取引先の検収書の発行をもって売上を計上するところもあるでしょう。

検収書の発行で売上があったとみなす企業からすると、検収書の発行がなかった場合、会計処理が滞ってしまうリスクが発生します。そういった企業にとっては、検収書は非常に大事な書類となります。

3. 請求書発行の省略

検収書を発行することによって、請求書を不要にできるというメリットもあります。

本来であれば、商品を納入して検収完了後に請求書を発行するといった流れが多いですが、長期的に大量の取引を行う場合であれば、いちいち毎回請求書を発行するのは手間がかかります。

そこで、あらかじめ発注側と受注側の間で「検収書によって支払いの義務が生じる」と決めておけば、請求書を出す必要はなくなるのです。

請求書の発行を省略すれば、検収書を発行した後にそのまま支払い手続きへスムーズに移ることができます。

また受注側が請求書を発行するよりも、発注側が検収書を発行することで支払いの義務が生じると決めたほうが、支払いをおこなう意思をしっかり示せるというのもメリットです。

検収書のスムーズな発行は企業の信頼感にもつながるため、発注側は検収が完了したら素早く検収書を発行するようにしましょう。

検収書の書き方と注意点

検収書は決まったフォーマットが存在しませんが、記載すべき項目はある程度決まっています。また検収日と納品日の違いや検収をおこなう期日など、注意すべきポイントもいくつかあります。

そこでこの段落では、検収書の記載の仕方と注意点について詳しく解説していきます。

書き方

まずは検収書の書き方について詳しく見ていきましょう。

検収書を記載する際には、見た瞬間にそれが何の書類かすぐ判断できるように「検収書」とタイトルを記載することが大切です。

次に発注側と受注側それぞれの「会社名」「住所」「電話番号」を記載して、会社名とやや重なるようにして会社印（角印）を押します。会社印は必須ではないですが、あったほうが信頼性のアップにつながるため、押印しておくのがおすすめです。

検収が完了した「検収日」も記載必須項目のひとつ。年月日で明記しましょう。この検収日に加えて商品が納品された日付を添えるのも親切です。

検収をおこなった担当者名や所属部署名も記載します。担当者の氏名と一緒に担当者の捺印または検収印を押印しておくと、検収済みであることの正式な証明になります。

最後に、商品名、数量、金額などを正確に記載しましょう。これらは見やすいよう表にまとめるのが一般的です。なお金額は商品ごとの金額の小計と消費税額にあわせて、それらの合計額も記載します。

また検収書が請求書の役割も兼ねている場合は、表の枠外上部にも合計金額を記載する欄を用意しておくようにしましょう。

注意点

続いて、検収書を作成する際の注意点について見ていきましょう。

検収書を作成する際によくある失敗は、検収日と納品日を間違えて記載してしまうケースです。検収日は検収をおこなった日であるのに対し、納品日は商品を受け取った日となります。ここを混同してしまうことがよくあるため注意しましょう。

商品名、数量、金額をミスして記載することも多いので、見直しは必須です。検収の際は、商品によって見た目がそっくりなものもあるため、型番までしっかりチェックするようにしましょう。

また押印が抜けている場合、不備があるとして検収書を受け取ってもらえない恐れもあるので注意が必要です。

検収書は受注側の請求業務や売り上げの計上に必要になる場合があるので、検収書を作成する際には期日を守ることも大切。期日を守らないと相手に迷惑をかけるだけでなく、企業の信用を下げてしまうことにもなりかねません。

ちなみに「下請代金支払遅延等防止法に関する運用基準」によって、納品から60日以内には遅くとも検収をすることが定められています。この期間を過ぎると検収の有無に関係なく、代金を支払わなくてはいけません。

なお検収書に対して収入印紙は不要です。収入印紙が必要になるのは課税対象の「課税文書」の額面が1万円を超えた場合なので、これに検収書は該当しません。

検収書を発行する際の流れ

検収書を発行する際の流れは、次のようになります。

検収書発行の最初のステップは、当然ながら納品された商品の検収をおこなうことです。

検収書を発行したということは、「納品された商品・サービスに何も問題・不備がありませんよ」と確認したということになるため、発行後にクレームを入れるのはマナー違反になります。

もしも検収書を発行した後で問題が見つかっても、受注側に対応を求めることはできません。そのため検収では念入りなチェックが必要です。

商品名、型番、数量、合計金額などをきちんと確認し、もし不備があれば検収書の作成はせず、受注側に連絡を取って今後の対応を相談するようにしましょう。

検収が無事に完了して、商品や納品書に問題がなければ検収書を作成します。

検収書は発注側が発行から押印まで一通り請け負う場合もあれば、受注側で作成して発注側が検収印を押すというケースもあります。取引をおこなう際には、どちらが発行するのかを明確にしておきましょう。

検収書の作成が完了したら、郵送またはPDFファイルにしてメールで受注側に送付します。送付の方法は法律で特に決まっていないので、契約をする際に双方で取り決めておきましょう。

検収書をメールで発行するときのポイント

近年では、タイムラグをなくすために検収書を郵送ではなくメールで送るという企業が増えています。

メールで検収書を送れば用紙や封筒を必要としませんし、切手代の節約にもなります。郵送しに行く手間も省けますね。送信履歴が残るのも、検収書を発行したという記録になるためメリットです。

しかし送信先の指定をミスしてしまうと、情報漏洩につながるというリスクがあります。一度送信してしまうと取り消しができないため、送信前に送信先のアドレスが間違っていないか、文章の内容や添付書類に間違いがないかを十分に確認するよう注意しましょう。

なお会社によって検収書の管理方法は異なるので、メールで送付してよいかどうかは事前確認が必要です。またメールで送る場合、書類をPDF化する手間がかかることは留意しておきましょう。

他の請求書類と検収書の違い

商取引をする際には、検収書以外にもさまざまな書類をやり取りすることになるので、最低でも納品書や請求書など代表的なものは理解しておく必要があります。そこでこの段落では、検収書と他の請求書類の違いについて詳しく解説していきます。

納品書との違い

まずは納品書との違いについて見ていきましょう。

納品書とは、納品した商品の内容や数量などを伝えるための書類です。検収書とは違って、受注側が発注側に対して発行するものとなります。個人でも、ネットショッピングで商品を購入すると、商品と一緒に納品書が入ってくるでしょう。ビジネスにおいても同様です。

商品だけを送付してしまうと、品物がすべてそろっているかどうか不安にさせてしまうので、発注側に安心感を与えるために納品書を添えるのが一般的でありマナーです。

またその役割にも違いがあります。検収書と異なり、納品書はあくまで納品した商品の通知が目的なので、検品した証明にはなりません。

ただし納品書でも商品の種類や数量が確認できるので、発注側が検品作業をするときに役立つという特徴もあります。

請求書との違い

次に請求書との違いについて見ていきましょう。

請求書は、請求金額、納品された数量、支払い期日などが記載された書類です。受注側から発注者側に向けて発行されるものとなります。

検収書も請求書も、一般的に商品が納品されて検収が終わった後に発行される書類である点は同じですが、意味合いが異なります。

検収書は商品の検収が完了したことの証明であるのに対し、請求書は請求金額を通知する意味合いを持つものです。この役割に大きな違いがあります。

また請求書は検収書とは違い、コピーなどの偽造を防止するために原本の保存が法律によって定められているというのも特徴です。

受領書との違い

最後に受領書との違いについてどんな点が異なるのか見ていきましょう。

受領書は、発注側が商品を受け取ったことを証明するために発行する書類です。検収書と受領書は発行されるタイミングがほぼ同じで、発注側から発行されるという点も同様なので、ほかの書類に比べて違いがわかりにくくなっています。

役割としては、受領書は商品・サービスの納品時に発注側が商品を受け取ったことを証明するのみです。内容に不備があるかどうかまでは詳しく確認されません。

それに対して検収書は納品物を検品し、事前に定めた基準や仕様を満たしていると判断した証明になる書類です。

つまり受領書の場合は発行後にクレームを伝えても検収書とは違い、マナー違反にはあたりません。その点も大きな違いといえるでしょう。

検収書はビジネスにおける取引を円滑にするための重要な書類

検収書は契約通りに商品・サービスが納品されたということを証明する大切な書類です。

取引相手との信頼を構築できるだけでなく、納品後のクレーム防止、請求書の省略など取引の円滑化にも役立つものといえます。

受注側から検収書を求められた際にすぐに対応できるよう、記載すべき項目や他の書類との違いなどをしっかり押さえておくことが大切です。

発行を求められた場合は、検品をしっかりおこなった上で期限内にスムーズに発行するようにしましょう。

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