こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
従業員を一人でも雇っている場合、事業主には「賃金台帳」の作成が義務づけられています。その作成を怠った場合は法律違反となり、罰則も設けられているため注意が必要です。
しかし小規模な映像制作会社の担当者や個人のクリエイター、デザイナーなどの中には、賃金台帳についていまいちよく理解できていないという方もいるのではないでしょうか？
そこで今回は、「賃金台帳とは何か、給与明細との違いや書き方」について詳しく解説します。
賃金台帳とは？
まずは基本としてしっかりおさえておきたい賃金台帳とは何か、給与明細との違いや賃金台帳が必要なシーンの説明を交えて、その概要について詳しく解説していきます。
賃金台帳は法定三帳簿の一つ
賃金台帳は法律で定められた「法定三帳簿」の一つに数えられる書類です。
法定三帳簿とは、労働者の労務管理を適切におこなうために必要となる帳簿で、作成・整備・保管が事業主に義務づけられています。その法定三帳簿には、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳の3つが含まれています。
賃金台帳の目的は、従業員に支払う賃金に関する記録を正確に残すこと。賃金は従業員の生活に直結する重要なものであり、それを記録し管理する賃金台帳もまた重要な書類といえます。
そのため賃金台帳は「労働基準法」第108条で、従業員を雇用するすべての事業主に対して作成・保存が義務づけられているのです。なお事業部や事業内容が異なる場合は、同じ企業であってもそれぞれの事業所ごとに作成・保存をする必要があります。
賃金台帳を作成しない場合の罰則
賃金台帳は法律によってその作成・保存が義務付けられている書類であるため、賃金台帳を作成しなかった場合には罰則が科される可能性があります。
賃金台帳を規定通りに作成しなかった場合や、定められた保存期間を守らずに破棄してしまった場合には法律違反となるのです。
具体的な罰則内容は「労働基準法」第120条で定められており、労働基準監督署による調査における是正勧告、30万円以下の罰金刑などとなります。
ただしよほど悪質な場合を除き、すぐに罰則が課されるわけではありません。一般的に、まずは労働基準監督官から是正勧告書が交付されるため、それに従って期日までにすみやかに賃金台帳を作成して提出するようにしましょう。
賃金台帳の対象者
賃金台帳の対象者は、会社が雇っている従業員すべてとなります。正社員だけでなく、契約社員や嘱託社員、パート・アルバイト、短期就労者、日雇い労働者なども対象です。
ただし派遣社員は派遣元の企業が作成するため対象外となります。
日雇い労働者については、勤務が1か月以上継続していない場合、「賃金計算期間」の記載は不要です。
また労働基準法第41条に該当する管理監督者は、除外される項目があるため注意。
管理監督者は、「労働時間数」「時間外労働」「休日労働」の項目については記載不要となります。管理監督者には労働時間、休憩、休日の規定が適用されないためです。深夜労働時間数は記載が必要なので気を付けましょう。
・参考サイト：労働基準法 | e-Gov法令検索
賃金台帳と給与明細の違い
賃金台帳と給与明細はどちらも給与に関係する書類ですが、どんな違いがあるのでしょうか？ 詳しく見ていきましょう。
給与明細とは、給与の総額と内訳を一覧にして通知する書類です。給与が支払われる際に、企業が従業員一人ひとりに交付します。企業によっては紙ではなく、データで給与明細を発行しているところもあります。
給与明細は給与支払いのたびに従業員に交付するものである一方、賃金台帳は会社で保管しておくものです。従業員に定期的に見せるものでも交付するものでもありません。
記載が必要な項目についても給与明細と賃金台帳では異なります。
給与明細には性別や賃金の計算期間など、賃金台帳に必要な項目がないため、給与明細を賃金台帳の代わりにすることはできないということも覚えておきましょう。
賃金台帳が必要なシーン
賃金台帳はただ保管していればいいというわけではなく、さまざまなシーンで必要になる重要な書類です。ではどんなシーンで必要となるのか、見ていきましょう。
賃金台帳はまず、労働保険や社会保険の手続きをおこなう際に必要となります。被保険者が退職するにあたって離職票を交付する際、離職前2年間分の賃金台帳を確認書類として提出しなければなりません。
また従業員を雇用したときや従業員が退職するときなどにも必要です。
各種助成金の申請をするときや、労働基準監督署・年金事務所での定期的な調査、労務トラブル発生時などに提出が必要になることもあります。
賃金台帳に記載すべき項目
賃金台帳は法的に作成・保管が義務付けられており、記載すべき項目にも決まりがあります。この項目をしっかり記載していないと不備になってしまいます。そこでこの段落では、賃金台帳に記載すべき項目を一つひとつ紹介します。
賃金計算期間
記載すべき項目の一つが、賃金計算期間です。これは、賃金の計算対象となる期間のことを指します。当月の賃金計算が開始される日から締め日を記載する必要があります。
たとえば月末締めで設定している会社の3月分賃金台帳の場合なら「3月1日から3月31日」という記載になり、10日締めで設定している会社の4月分賃金台帳の場合なら「3月11日から4月10日」という記載になります。
なお賃金計算期間は会社ごとに自由に決めることが可能です。ただし毎月一定期日に支払わなければならない「一定期日払いの原則」と、1か月の間に最低1回は賃金を支払わなければならない「毎月最低1回払いの原則」に従う必要があります。
日雇い労働者については期間を記載する必要はありません。
労働日数・労働時間数
賃金台帳に記載する項目の2つめは、労働日数・労働時間数です。
労働日数は、賃金計算期間中に、対象となる従業員が実際に出勤して働いた日数のことを指します。
会社で独自のカレンダーを作成しているところもあると思いますが、カレンダー上の所定日数を記載するのではなく、一人ひとりが実際に働いた日数を記載するようにしましょう。。
労働時間数は、従業員が労働したそれぞれの日に何時間働いたかを記録する必要があります。
こちらも所定勤務時間だけでなく、残業時間も加算する必要があるため、必ず残業時間や休日出勤日時も含めた実数値を漏れがないように記載しましょう。
なお正確に労働日数と労働時間数を管理するためには、出勤簿を作成してしっかり出退勤時刻を記録しておくことが大切。賃金台帳の労働日数・労働時間数の裏付けとなります。
基本給・手当
賃金台帳に記載する項目として、基本給・手当も必須となります。
基本給には、月給で働く従業員であれば、基本賃金を記載します。時給で働く従業員の場合であれば、「時給×労働時間」を計算し、算出した金額を基本給として記載することになります。
残業をした場合の時間外手当や休日出勤したときの休日手当などの割増賃金が発生した額については、所定労働時間外割増賃金として記載します。割増率はそれぞれ異なるため、ミスのないよう注意して計算しましょう。
各種手当には、従業員ごとに支払っている通勤手当や役職手当、扶養手当など各種手当の額を記載します。なお手当は項目別にそれぞれ金額を記載する必要があります。
通貨以外で支払われる給与があれば、それも記載するようにしましょう。
時間外・深夜・休日労働時間
賃金台帳には、時間外・深夜・休日労働時間の記載も必要となります。
これらの時間を記載するのは、残業代や休日手当、深夜労働手当などを計算するときに必要な情報だからです。
さらに時間外・深夜・休日労働時間は、行政が企業の労務管理内容をチェックする際に重視される項目でもあります。
なお深夜労働は、午後10時～翌日の午前5時までの間に勤務した時間数となります。この時間帯の労働は午後10時までにおこなった時間外残業とは賃金の割増率も異なるため、しっかり区別して記載しましょう。
また時間帯だけでなく、会社の規模によっても賃金の割増金額が異なるため、計算に注意する必要があります。大きな規模の会社の場合、月間残業時間が60時間以上になることでさらに割増されることになります。
時間外・深夜・休日労働時間は、従業員の健康を害するような負担がかかっていないか確認するための指標にもなるため、逐一チェックすることが大切です。
控除金
賃金台帳に記載する項目として、控除金も必要となります。
この項目には、給与から控除されるものの内容と金額を記載します。
一般的には、所得税や住民税、健康保険料、厚生年金保険料、社会保険料、雇用保険料などの保険料・税金額を記載することが多いです。また減給処理時に控除した賃金額についても記載します。
親睦会費や社宅費、弁当代、旅行積立金、財形貯蓄などといった会社独自の控除があれば、それも漏れのないように記載しなければなりません。
賃金台帳のフォーマットは？
賃金台帳のフォーマットに関しては、特定の様式は規定されていません。必須記載事項が網羅されていれば自由です。縦書きでも横書きでも構いませんし、手作りのフォーマットや手書きでも問題ありません。
ただし手書きの場合、修正や更新、賃金計算で労力や時間がかかるためあまりおすすめはできません。
インターネット上のサイトでさまざまな賃金台帳のフォーマットが公開されているので、それを利用するか、これらのフォーマットを参考にして独自に作成するというのもいいでしょう。独自に作成する際は、必須記載事項に漏れがないよう注意する必要があります。
なお基本様式は、厚生労働省のホームページでダウンロードも可能です。
・参考サイト：主要様式ダウンロードコーナー ｜ 厚生労働省
賃金台帳の保存期間と保存方法
賃金台帳には、法律で定められた保存期間と保存方法が存在します。この期間と方法を守ることも企業の義務となっているため、覚えておく必要があります。そこでこの段落では、賃金台帳の保存期間と保存方法についてそれぞれ詳しく説明していきます。
保存期間
働基準法第109条で、賃金台帳の保存期間は5年間と定められています。
以前は起算日から3年間の保存期間とされていましたが、2020年4月1日の改正民法施行により、5年に延長されているため注意しましょう。
ただしこの期間には経過措置があり、「当分の間は3年」となっています。とはいえ正式には5年なので、3年で破棄せずに保存しておくようにしてください。
ちなみに5年間をカウントする賃金台帳の起算日とは、最後に賃金台帳が記入された日となります。
・参考サイト：未払賃金が請求できる期間などが延長されます | 厚生労働省（PDF）
保存方法
賃金台帳の保存方法は、紙媒体での管理・保存だけでなく、専用システムやExcelなどで作成してパソコンに保存しておくという方法でも問題ありません。
従業員数が多い企業では特に手書きでは対応しきれないため、パソコン上のデータにて管理しているところが大多数です。
ただしデータで保存する際には、画面上に表示して印字ができること、労働基準監督官の臨検時などの際にすぐに必要事項を明らかにして提出できること、誤って消去されないこと、長期にわたり保存できることといった条件を満たしている必要があります。
またデータで賃金台帳を保存・管理する際には、保存義務がある画像や情報について安全かつ正確に記録保存できる媒体を使うことが大切です。
誰でもアクセスできる状態になっているとさまざまなリスクがあって危険なため、アクセス権限の付与をおこなったり、バックアップ体制を整えておいたりするといいでしょう。
賃金台帳を正しく作成・管理・保存しよう！
賃金台帳は従業員一人ひとりの給与支払い状況を示す重要な書類であり、その作成・管理は法律によって定められている企業の義務です。複数の事業所がある場合には、事業所ごとに作成・管理をおこなわなくてはなりません。
作成をしなかったり保存期間を守らなかったりした場合には罰則もあるため要注意。企業としての信頼を落とさないためにも、正しく賃金台帳を作成し、管理・保存していきましょう。
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