こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
紙の書類をスキャニングし、電子データで保存ができるスキャナ保存制度。従来から存在する制度ではありますが、利用条件が厳しい面もあり、そこまで普及していませんでした。
しかし2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によって要件が緩和されたことで注目度が上がっており、導入に踏み切る企業が増えてきています。
そこで今回は、「スキャナ保存法の概要や2022年の改正で変更になったポイント、スキャナ保存制度の適用を受けるための要件やメリット」などを詳しく解説します。
スキャナ保存制度の概要
スキャナ保存制度とは、取引先から受け取った契約書や請求書などの書類をスキャンして電子データとして保存できる制度のことです。
スキャナ保存制度は「電子帳簿保存法」の区分のうちのひとつでもあります。電子帳簿保存法とは、紙媒体で原則保存をしなくてはならない国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認可する法律です。「電帳法」と略されて呼ばれるケースもあります。
この電子帳簿保存法はスキャナ保存以外にも、電子的に作成した書類をデータのまま保存する「電子帳簿保存」、電子的に送受信した取引情報をデータ保存する「電子取引」の2つの区分が存在。いずれも文書保存の負担を軽くする目的で作られています。
スキャナ保存を含む電子帳簿保存法は時代の流れとともに改正がおこなわれており、2022年1月に施行された改正では、スキャナ保存の要件が大きく緩和されました。改正で変更になったポイントの詳細については、次項で詳しく解説していきます。
2022年の改正で変更になった4つのポイント
スキャナ保存制度は2022年1月の改正によって適用要件が緩和され、利用しやすくなっています。そこでこの段落では主な改正内容として、「検索要件の緩和」「タイムスタンプ要件の緩和」「税務署長の事前承認制度の廃止」「適正事務処理要件の廃止」の4点について詳しく解説していきます。
1. 検索要件の緩和
スキャナ保存制度の改正前は保存データを細かく検索できるようにするため、検索用の項目を詳細に記録、設定する決まりとなっていました。
取引年月日、取引金額、取引先以外にも勘定科目など書類の種類に対応した主要項目を設定しなければならず、時間と手間のかかる作業となっていたのです。
しかし改正後は検索用に記録する項目が「取引年月日などの日付」「金額」「取引先」の3点に限定されたため、手間が削減されました。
また税務職員からの質問検査権に準拠する電磁的記録のダウンロードを受け入れた場合は、範囲指定と項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保をする必要がなくなったという点も変更されたポイントです。
2. タイムスタンプ要件の緩和
スキャナ保存制度の改正前は書類を受け取った後、概ね3営業日以内に受領者のサインをしてからスキャンをおこない、タイムスタンプを付与する決まりとなっていました。
3営業日以内という短い期間のためハードルが高く、利用を尻込みする企業が多い状況でしたが、改正後は付与期間が「最長で2か月と概ね7営業日」に統一されたのです。また受領者のサインも必要なくなりました。
改正によって期間が大幅に延長されたことによりハードルが下がり、利用がしやすくなったといえます。
3. 税務署長の事前承認制度が廃止
国税関係書類をスキャナ保存する場合、スキャナ保存制度の改正前の決まりでは3か月前までに管轄の税務署に事前申請をおこない、税務署長の承認を受けなくてはなりませんでした。
そのため利用したいと思ったときにすぐ利用できない場合があり、申請の準備や手間も必要だったのです。
しかし改正後は税務署長からの承認が不要になったため、思い立ったときに制度をいつでも利用することが可能。事前承認のための準備や手間も解消されました。
4. 適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存制度の改正前は、スキャナ保存の事務処理を正しくおこなうために「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止策の社内規定整備」などの体制を構築しなければなりませんでした。
「相互けん制」とは相互に関連する各事務をそれぞれ別の人員が実施することによって、不正やミスを減らす体制のこと。
「定期的な検査」とは各事務の処理内容をチェックするために、原本との照合などを定期的におこなうこと。
「再発防止策の社内規定整備」は各事務の処理に不備が発生した際に、その内容を報告するとともに原因の追及や改善のための方法を検討できる体制を整えておくことです。
改正後はこれら負担の大きい体制を整備する要件がなくなったため、人件費をあまりかけずスキャナ保存制度を導入できるようになりました。
スキャナ保存の対象書類
スキャナ保存の対象書類は、取引相手から受領した請求書や領収書などが該当し、対象書類を大きく分けると「重要書類」と「一般書類」に分類されます。
重要書類とは、資金や物の流れに直接的に関係する書類のことです。たとえば契約書、領収書、預り証、借用証書、小切手などが該当します。
一般書類とは、資金や物の流れに直接的には関係しない書類のことです。たとえば検収書、入庫報告書、貸物受領証、見積書、注文書などが該当します。
重要書類と一般書類ではそれぞれ適用できるスキャナ保存の方式が異なる点にも注意が必要です。
重要書類は「早期入力方式」と「業務サイクル方式」の2つ。一般書類は「早期入力方式」と「業務サイクル方式」に加えて「適時入力方式」も可能となっています。
また各書類の写しもスキャナ保存の対象です。国税関係帳簿、棚卸表や貸借対照表などの決算関係書類はスキャナ保存の対象外となります。
なお書類を読み取るにはスキャナや複合機などを使いますが、一定水準以上の解像度で読み取ることができればスマートフォンやデジタルカメラでも問題ありません。
・参考サイト：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 | 国税庁（PDF）
スキャナ保存制度の適用を受けるための要件とは？
スキャナ保存をおこなうためにはデータの改ざんを防止する観点から、真実性や可用性を確保するための要件を満たさなくてはなりません。そこでこの段落では、「真実性の確保」と「可視性の確保」、それぞれの代表的な要件について詳しく解説していきます。
真実性の確保
スキャナ保存制度の適用を受けるために必要な真実性を確保するための要件としては、「入力期間の制限」「入力者等情報の確認」「電子計算機処理システムに関するもの」などがあります。
入力期間の制限とは、一定期間内にスキャンデータの保存と入力を済ませることです。
重要書類であれば原則、概ね7営業日以内に速やかに記録・保存をおこなう必要があります。一般書類の場合は特に期限に定めはありません。書類の種類によって異なるため注意しましょう。
入力者等情報の確認とは、書類の登録者もしくはその登録者を管理する人の情報を確認できることを指します。ただし2024年1月1日以後におこなうスキャナ保存に関しては、この項目は不要になります。
電子計算機処理システムに関するものとしては、いくつか要件があり、まず重要書類・一般書類ともに一定水準以上（200dpi以上）の解像度による読み取りが必要です。
重要書類の場合、カラー画像による読み取りで、赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上でおこなう必要があります。一般書類は白黒階調で問題ありません。
ほかにもタイムスタンプの付与、解像度及び階調情報の保存、大きさ情報の保存（一般書類は不要）、訂正または削除の事実および内容の確認等ヴァージョン管理が定義されています。
可視性の確保
スキャナ保存制度の適用を受けるために必要な可視性を確保するための要件としては、「帳簿との相互関連性の保持」「見読可能装置の備えつけ」「電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け」「検索機能の確保」などがあります。
帳簿との相互関連性の保持とは、書類の電子データとそれに対応する帳簿との関連性が確認可能であることを指します。ただし2024年1月1日以降は重要書類のみに適用され、一般書類では不要です。
見読可能装置の備えつけとは、14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンターに操作説明書を備え付けることを指します。また整然とした出力、拡大・縮小が可能、大きさが4ポイントの文字が識別できるなどの条件を満たすことが必要です。
白黒基調でデータ保存しているのであれば、一般書類に関してはカラー対応不要となります。
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付けとは、スキャナ保存に対応したシステムの概要書、および操作説明書などを備え付けることを指します。
検索機能の確保とは、取引年月日その他の日付、取引金額、および日付または金額の範囲を指定して検索が可能であること、さらにこれらの任意項目を組み合わせて検索ができることが条件となります。
スキャナ保存制度の導入によって期待できるメリットと注意点
スキャナ保存制度を導入することによって、コスト削減や書類探索のスピードアップなどさまざまなメリットが得られます。しかし社内周知に手間がかかる、違反時の罰則強化など気をつけなくてはならない面もあるため注意が必要です。
そこでこの段落では、スキャナ保存制度の導入によって期待できるメリットと注意点についてそれぞれ解説していきます。
メリット
スキャナ保存制度の代表的なメリットとしては、文書管理のコスト削減が挙げられます。
請求書や領収書などの取引関係書類は法人であれば7年、個人であれば5年の保存が一般的です。これらを長期間紙媒体で保存するとなると、保管のためのファイル、キャビネット、スペースを用意しなくてはなりません。
紙媒体による保存は取引が増えれば増えるほど管理コストがかさんでいきますが、スキャナ保存であればスキャナで読み取った文書をタイムスタンプ付与後に廃棄できるため、保管に関する大幅なコストカットが実現できます。
コストカットだけでなく、結果的に経理部門の作業負担や管理負担の軽減にもつながる点もメリットです。
また該当の書類を探すスピードが早くなるのもスキャナ保存の見逃せないメリットといえます。
保存している取引関係書類について、取引先や社内の担当者から問い合わせを受けるケースはよくあるものですが、その際に紙媒体で保存をしていると大量の書類から該当のものを探すのは多大な労力と時間がかかってしまいます。
しかし書類をスキャナ保存しておけば、ファイル名や文書内の情報を元に手早く検索ができるので、各種問い合わせだけでなく、会計監査や税務調査があった際にも迅速に対応可能です。
注意点
スキャナ保存制度を導入する際には、社内周知に手間がかかるというデメリットが存在します。
データよりも紙のほうが扱い慣れているという人もいるので、社内全体でスキャナ保存を浸透させるには従業員全員にメリットをしっかりと説明しなくてはなりません。法律に則った運用ルールの作成も必要です。
またスキャナ保存は作業の効率化が期待できるものの、一方で紙の原本をスキャンする時間が取られる点にも注意が必要となります。大規模な企業であればスキャンする書類も膨大な量になるため、専属の担当者を置いている場合もあります。
さらにスキャナ保存をするためには、14インチ以上のディスプレイを用意するなど要件を満たした機器の準備も必要です。そのため初期導入のコストはそれなりにかかるという点もおさえておきましょう。
改正電子帳簿保存法によってスキャナ保存の要件は緩和されましたが、違反した際の罰則については強化されています。データの改ざんなどがあった場合、重加算税10%が課されるので注意が必要です。
スキャナ保存を導入して経理業務の効率化を実現しよう
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によって、スキャナ保存制度導入のハードルは下がっています。そのためスキャナ保存制度の導入を検討している企業も多いでしょう。
ただし違反時の罰則はむしろ強化されているので、改正後も要件は満たし続けなくてはなりません。
スキャナ保存に手間がかかる、要件を満たす機器の準備が必要など、メリットばかりではないことにも注意が必要です。
導入の際はスキャナ保存制度の対象書類や要件を正しく理解し、経理業務の効率化やコスト削減を目指しましょう。
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