こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
企業は新規に人材を採用する際、さまざまな書類を用意して入社手続きをおこなうことになります。
書類を郵送して一部手続きをおこなうことも可能ですが、個人情報を含む作業となるため慎重さが求められます。
そこで今回は入社手続きに慣れていない小規模な映像制作会社の人事・総務担当者に向けて、「入社手続きに必要な書類を郵送する際の封筒の書き方、郵送できる書類の種類、郵送時のポイント」などを詳しく解説します。
【入社手続き】必要書類を郵送するための封筒の書き方
必要書類を郵送する際、封筒の宛名は縦書きで記載することが基本です。
封筒の表面には採用予定者の氏名、宛先住所を間違いのないよう記入しましょう。
封筒の表面左下には、ほかの書類と区別がつくように赤字で「入社書類一式在中」なとど記載します。
封筒の裏面には、会社名・住所・部署名などを記載しましょう。封筒にあらかじめ会社名や住所が印字されたものを使う場合は、裏面の記載は必要ありません。
切手を貼付する際は料金の不足がないよう注意しましょう。
【入社手続き】郵送できる書類
入社手続きをおこなう際にはさまざまな書類が必要ですが、あらかじめ内定者に渡す書類のうち、郵送できるものと避けるべきものがある点に注意が必要です。そこでこの段落では、郵送できる書類について紹介していきます。
内定通知書
内定通知書とは、企業が応募者に対して「採用することを承諾しました」と通知するための書類です。
書面の様式は企業によって異なりますが、主に応募のお礼、採用通知、入社予定日、提出書類の案内と提出期限、問い合わせ先などを記載します。
内定通知書を採用予定者が受け取ることにより、労働契約が事実上成立することになりますが、法的には内定通知書を発行する義務はありません。そのため書面ではなく口頭やメールなどで連絡を済ませる企業もあります。
しかしトラブル防止や採用予定者に安心感を与えるためにも、内定通知書を送付することが一般的であり、マナーともいえます。
内定承諾書
内定承諾書は採用予定者が企業への入社を承諾することを知らせるための書類です。企業からの内定通知書を受けて、その返事として提出するものということになります。
企業によっては「入社承諾書」「入社誓約書」「入社宣誓書」などと呼ぶこともありますが、意味合いは同じです。
記載事項は企業によって異なりますが、主に内定を承諾すること、内定に関する誓約事項、内定の取り消し事由に該当する場合に意義を唱えないこと、応募者の署名、捺印欄などを設けることが一般的となっています。
採用予定者は内定承諾書の必要事項への記入・捺印をおこなって、企業に提出します。
内定承諾書を郵送した際には、送付状などへ返信用の封筒に入れて返信してもらう旨を記載しておきましょう。
労働条件通知書・雇用契約書
労働条件通知書・雇用契約書についても郵送することが可能です。
労働条件通知書とは、労働条件に関する事項を記載した書類のことを指します。主に記載する事項は、賃金、労働時間、勤務場所、業務内容などについてです。
労働基準法第15条により、企業は労働者に対して労働条件を明示することが定められているため、必ず発行しましょう。
書面以外でも、メールやFAXなどによる労働条件の明示が可能となっていますが、その場合は採用予定者の承諾が必要になる点に注意が必要。採用予定者が「書面でほしい」と言った場合には書面での明示が必要です。
雇用契約書とは、企業が明示した労働条件に対して採用予定者が納得したこと、承諾したことを証明する書類のことを指します。
雇用契約書は法律における発行義務はないものの、後々のトラブル防止のために発行することが一般的です。雇用契約書は採用予定者に署名・捺印の上、返送してもらいましょう。
・参考サイト：事業主の皆様へ 「労働基準法施行規則」改正のお知らせ 平成31年4月から、労働条件の明示がFAX・メール・SNS等でもできるようになります | 厚生労働省（PDF）
【入社手続き】郵送を避けるべき書類
入社手続き書類の中には、郵送を避けるべきものもあります。それは、社会保険や雇用保険に関する書類です。
企業が労働者を雇用する場合、雇用保険や必要に応じて社会保険への加入手続きが必要になります。そして雇用保険や社会保険の加入手続きをおこなうには、採用予定者に雇用保険被保険者証や年金手帳、マイナンバーなどを提出してもらう必要があります。
ただし上記は個人情報を含む重要な書類となるため、慎重な取り扱いが求められるものです。
郵便事故による書類紛失リスクもあるため、これらの個人情報を含む書類については原則郵送でのやり取りは避けたほうが良いといえるでしょう。
【入社手続き】書類を郵送するときの3つのポイント
採用予定者に対して入社手続きに必要な書類を郵送する際には、スムーズかつ安全にやり取りができるよう、いくつか覚えておくべきポイントがあります。そこでこの段落では、入社手続き書類を郵送するときに押さえておきたいポイントを3つ紹介します。
1. A4サイズの封筒を使用する
入社手続きの書類は通常、A4サイズで作成されることが多いものです。
そのため入社手続きに必要な書類を郵送する際には、書類に折り目がつかないようA4サイズの封筒を選んで郵送することがおすすめとなります。封筒の色は白が一般的。
また雨が降った場合などに書類が濡れてしまわないよう、クリアファイルに入れて保護しておくと安心です。
書類をクリアファイルに入れ、それをA4サイズの封筒に入れて郵送するようにしましょう。
2. 返信用封筒を同封しておく
内定承諾書など、入社手続き書類の中には採用予定者が署名・捺印して企業に返信するものもあるため、返信用封筒を同封することも必要です。返信用封筒を同封することで、相手の手間を省くことができますし、ご送付を防ぐのにも役立ちます。
返信用封筒を選ぶ際には、個人情報保護のため中身の見えないものを選ぶようにしましょう。
返信用封筒には切手を貼り、表面に宛名を書きます。書き方は部署名もしくは担当者名を記載し、続けて「行」と記載しておきましょう。封筒の裏面は何も記載しないようにします。
なお送り状には、返信が必要な書類とそれを同封の返信用封筒に入れて返信してほしいという旨を記載しておくようにしましょう。
3. 追跡サービスを利用する
入社手続き書類を郵送する際には、採用予定者に必要書類が届いたかどうか確認できるよう、追跡サービスに対応した郵送方法を選ぶことがおすすめです。
以下、追跡サービスに対応した郵送方法の種類と特徴を簡単に紹介します。
・一般書留：引受から配達までの過程が記録され、破損・紛失時は実損額が賠償されます。
・簡易書留：一般書留より料金が安く、引受と配達のみ記録され、破損・紛失時は5万円まで賠償されます。
・特定記録郵便：引受のみ記録され、郵便受けに配達されます。インターネット上で配達状況の確認が可能です。
こういった書留や特定記録郵便などを利用すれば、双方が安心して送達を確認できます。
封筒の書き方やポイントを把握しスマートに入社手続きを進めよう
入社手続きに必要な書類はいくつかあり、その中には郵送が可能なものと避けるべきものがあるため、注意しなくてはなりません。
また書類の到着や紛失を把握するため、追跡サービス対応の郵送方法を選ぶことも大切です。
重要な書類のやり取りとなるため、ポイントを押さえて円滑に手続きを進めるようにしましょう。
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