会計・バックオフィス

ガソリン代の計算方法は? 経理処理で知っておきたい交通費に関する基礎知識

こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

交通費を清算するときに悩むことの一つが、ガソリン代についてではないでしょうか?

「そもそもガソリン代は交通費になるの?」
「ガソリン代はどう計算すればいい?」
「ガソリン代の勘定項目がないようだけどどうすればいい?」

などの疑問をお持ちの方もいるでしょう。ガソリン代は計算間違いや精算ミスも起こしがちなので、しっかりルールを確認しておく必要があります。

そこで今回は、「ガソリン代の計算方法や交通費支給」に関して役立つ情報をまとめてご紹介します。

ガソリン代は交通費になる? 自家用車と社用車の違い

ガソリン代は交通費になるか

まずはガソリン代を交通費として計上できるのかどうかについて、自家用車と社用車それぞれのケース別に説明していきましょう。

自家用車の場合

自家用車の場合は、ガソリン代の全額をそのまま交通費として請求することはできません。当然ながら、休日に家族と一緒にどこかへ出かけたといった場合はプライベートな使用になるためです。

自家用車のガソリン代は、通勤や出張、打ち合わせなど仕事のための移動とプライベートの移動を分ける必要があります。そうは言っても、仕事とプライベートで使用したガソリン代を分けるというのはなかなか難しいもの。

そのため多くの会社で採用されているのが、仕事での走行距離に応じてガソリン代を支給するという方法です。

ただし車の走り方や車種によって変動する燃費や社会状況によってガソリン代は変わるため、会社側としては社員に不利益が出ないように設定することが大切になります。

なお走行距離に応じたガソリン代の詳しい計算方法については、後の項目で解説します。

社用車の場合

社用車の場合は移動がすべて業務に関わるものと判断されるため、ガソリン代は全額経費として交通費精算するのが一般的です。

ガソリンを入れた際には、領収書またはレシートを提出してもらい、それをもとに全額精算する必要があります。

ガソリン代の計算方法

ガソリン代の計算方法とは

ガソリン代が交通費精算できるとわかったところで、さっそくガソリン代の計算方法について詳しく見ていきましょう。

基本の計算式

ガソリン代は基本として、「走行距離÷燃費×ガソリン単価」の計算式で求められます。

車の走行に使ったガソリン量(ガソリン消費量)に、1Lあたりのガソリン価格をかけて計算する方法です。

たとえば走行距離が500kmで燃費が1Lあたり10km、ガソリン単価が1Lあたり140円だった場合は、500(km)÷10(km/L)×140(円/L)=7,000(円)となります。

ガソリン代計算のためには走行距離と燃費、ガソリン単価という3つの情報が必要です。

ガソリン単価については社会情勢によって変動するため給油のたびに確認し、期間中のガソリン単価を平均することで正確な計算が可能になります。

経済産業省・資源エネルギー庁でもガソリン1Lあたりの小売り価格調査を行い、定期的に発表しているため、それを参考にするのもおすすめです。

走行距離と燃費はどのように計算すればいいのか、続けてチェックしていきましょう。

・参考サイト:調査の結果|石油製品価格調査|資源エネルギー庁

走行距離の確認方法

ガソリン代を計測するスタート地点からゴール地点までの距離の値が走行距離です。

この走行距離を確認するためには、車のメーターのゴール地点の走行距離からスタート地点の走行距離を引くと計算できます。

ほかにも、Google Mapで出発地と目的地を入力して移動距離=走行距離を調べるという方法もあります。

車の燃費の確認方法

車の燃費は車種によって異なるのが厄介なところです。

メーカーのカタログを確認したり、インターネット上で検索したりすれば車種ごとの燃費を確認できますが、記載されている燃費は実際のものと少し異なるケースもあるため注意が必要。

より正確なガソリン代を計算したいのであれば、自分で燃費を計測する方法もあります。

自分で計測する場合は、走行距離をガソリンの消費量で割ると計算できます。

手順としては、ガソリンを満タンで入れた状態でスタート時点の走行距離を確認してから走行を開始。燃費の測定をするゴール時点の走行距離を確認したら、ガソリンを再度満タンまで給油し、その給油量を控えておきます。

そしてゴール時点からスタート時点の走行距離を引いて、計測中に走行した距離を算出します。算出した走行距離をあらかじめ控えておいた給油量で割れば、燃費を計算することが可能です。

マイカー通勤の交通費の計算方法

マイカー通勤の交通費の計算方法

マイカー通勤の交通費の計算方法は、ガソリン1Lあたりの金額を決めた上で、自宅と職場間の距離をもとにして計算するのが一般的です。

支給額は、1kmあたり10~15円が目安となります。

たとえば自宅と職場の往復距離が40kmで、1kmあたり10円と定めて計算した場合は、40km×10円という計算になり、1日の支給額は400円です。月に20日間の通勤であれば、400円×20日=月8,000円となります。

この計算方法であれば車の燃費に差が出ないため、公平感があります。

マイカー通勤の手当支給で知っておきたいこと

マイカー通勤の手当支給で知っておきたいこと

マイカー通勤の手当支給では押さえておきたい注意点があるので、一つひとつ確認していきましょう。

交通費支給は義務ではない

まず知っておきたいのは、交通費支給は義務ではないということ。

社員が通勤のために使用したガソリン代を交通費として支給することはできますが、義務ではありません。

法律上で交通費支給が定められているわけではないため、ガソリン代を交通費として支給するかどうかは、会社側が自由にルールを決められるのです。

そのため通勤手当として、ガソリン代ではなく電車やバスを使った場合の定期代相当額を支給するケースも多くあります。

通勤手当には非課税限度額がある

2つめに知っておきたいのは、通勤手当には非課税限度額があるという点です。

国税庁は通勤手当の非課税限度額を定めています。非課税限度額は、家から職場までの距離(km)に応じて次のように変動します。

・通勤距離が片道2km未満……全額非課税
・通勤距離が片道2km~10km……4,200円
・通勤距離が片道10km~15km……7,100円
・通勤距離が片道15km~25km……12,900円
・通勤距離が片道25km~35km……18,700円
・通勤距離が片道35km~45km……24,400円
・通勤距離が片道45km~55km……28,000円
・通勤距離が片道55km以上……31,600円

通勤手当の上限を、この非課税限度額の上限と合わせるのも一つの手です。

・参考サイト:通勤手当の非課税限度額の引上げについて|国税庁

ガソリン代には勘定項目がない

3つめは、ガソリン代には勘定項目がないという点です。

ガソリン代は、それぞれの会社の都合である程度自由に使い分けることが可能なため、明確に定められた勘定科目がありません。

ではどの勘定項目を使えばいいかというと、「車両費」や「旅費交通費」「燃料費」などの勘定科目が使えます。

ガソリン代に関しては自家用車か社用車かという問題や、一律でない燃費などの問題があって混乱しがちなので、会社でルールを定めて統一しておくようにしましょう。

面倒な交通費精算を効率化しよう!

面倒な交通費精算を効率化しよう

ガソリン代を計算するときは、あらかじめ定めておいた会社のルールに基づき、ミスがないように気をつける必要があります。

面倒な交通費の経理処理から解放されたい場合は、映像制作会社であるシングメディアのバックオフィス(経理)業務サービス「AIBOW」の利用がおすすめです。

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WRITTEN BY
AIBOW編集部

映像プロダクションのTHINGMEDIA株式会社で会計・経理の経験を積んだメンバー構成しています。クリエイティブ会社の運営で得たバックオフィスの知見をお伝えしていきます。