こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

見積書は発注側と受注側の認識違いによるトラブルを避けるために必要な書類です。そのため正しい書き方を理解しておかなければなりません。

しかし中には見積書のフォーマットや正しい書き方がわからないという方もいるでしょう。

そこで今回は見積書の書き方として、「見積書の作成手順や必要な記載項目、注意点」を詳しく解説します。

見積書の作成手順

まずは見積書を作成するにあたり、全体の流れを把握しておきましょう。見積書の書き方に決まりはありませんが、慣例的に必要とされる様式や記載項目はあります。

この段落では、見積書を作成するための一連の手順を紹介していきます。

作成の準備

見積書を書く際に必要となるものについて見ていきましょう。

パソコンで作る場合は、ExcelやWordのような文書作成ソフトを使用します。インターネットでテンプレートをダウンロードすると便利です。

手書きで作成する場合は、見積書用紙を文房具店やホームセンター、100円ショップで購入しましょう。用紙のサイズに決まりはありませんが、一般的なのはA4サイズです。

ほかには封筒や切手、見積書在中スタンプなども必要となります。

必要項目を記載

準備が完了したら、必要項目を記載していきます。見積書の主要な記載項目は見積金額のほか、あて先と発行者情報、件名、有効期限などとなります。

見積金額の内訳がわかるよう、商品名や数量、単価、金額、小計、消費税も記載することが多いです。

必要項目に抜け漏れがないよう、しっかりと確認しましょう。

印刷・送付

パソコンで見積書を作成したら、印刷して問題がないか確認しましょう。

用紙はA4サイズが主流です。また長形3号の封筒に3つ折りで封入するのが一般的となっています。

あて先などを書いて切手を貼り、「見積書在中」のスタンプを押して普通郵便で送付します。

スタンプを押すことで、相手は見積書が送られてきたことが一目瞭然となり、ほかの手紙や書類に紛れてしまうのを防げます。スタンプの色は特に問いません。

なお書類の電子化が進んでいる昨今では、見積書のPDFをメール添付して送るケースも増えてきました。

見積書に必要な記載項目

見積書で一般的に必要とされる記載項目を紹介しながら、各項目の書き方を詳しく説明していきます。用紙の上部から順に書いていけば完成するようになっているので、ぜひ参考にしてみてください。

表題

文書の上部中央あるいは上部左に、タイトルとして「見積書」または「御見積書」と書きます。

ひと目でこの文書が見積書だとわかるよう、文書内で最も大きいフォントサイズにするのがポイントです。

発行日

いつの取引かわかるよう、発行日または提出日を記載します。あとから確認するために必要な項目となるので、年月日を正しく記載しましょう。

相手に見積書の件で問い合わせを行うときや打ち合わせのときなどに、発行日を伝えることでスムーズにコミュニケーションがとれるという効果もあります。

通し番号

必須項目ではありませんが、「見積番号」として管理用の番号を振っておくのもおすすめです。

特に建築業や小売店などといった見積書を多く発行する企業の場合には、通し番号がないと不便なことが多くなります。

通し番号があると社内で管理しやすくなりますし、相手から問い合わせや受注の連絡、再発行依頼などがあったときにも便利です。

あて先

見積書の左側上部には、見積もり先の会社名または屋号を正確に書く必要があります。「株式会社」なども略さずに記載しましょう。

会社名や屋号だけでなく、部署や担当者名まで書くと、特に大きい企業の場合などではわかりやすく親切です。

なお会社名の場合には「御中」を、担当者名の場合には「様」をつけるなど、間違えないように注意しましょう。

件名

何の商品・サービスについての見積書なのかがわかるように、件名も記載しましょう。

プロジェクト名がある場合は、プロジェクト名を記載しても構いません。

有効期限

見積書に有効期限を記載することで、金額の変更を回避したり、期間が過ぎてからの申込みによるトラブルを防いだりすることができます。

表記は、「提出後〇か月以内」や「〇〇年〇月〇日まで」などとしておきましょう。

見積金額

「下記のとおりお見積り申し上げます」などの文言を添えて、見積金額を税込で記載します。わかりやすいよう、フォントを大きめに記載するようにしましょう。

なお、あて先、件名、有効期限、見積金額までを書類の左上半分あたりに記載するのが一般的で見やすい形となります。

発行者情報

あて先～見積金額の記載と対になる位置（上部右）には、発行者情報を記載。具体的には、発行者の名称や所在地、担当者氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。

必須ではありませんが、社印も押しておくと信頼性が高まるのでおすすめです。

商品名・数量・単価・金額

見積書の下半分のスペースには、見積金額の内訳をわかりやすく表で記載します。左から商品名、数量、単価（税抜）、金額（＝数量×単価）の順に記載しましょう。

数量はサービスなどで記載が難しい場合は「一式」などの表記でも構いません。単価が記載できない場合は空欄で問題ありません。

Excelで作成している場合は、金額が自動計算されるようにしておくと便利です。

小計

内訳表の下部には、各項目の金額の合計（税抜）を記載します。

こちらもExcelで作成している場合には、自動計算するようにしておくといいでしょう。

消費税

小計の下には、小計にかかる消費税額を記載します。

軽減税率の対象となる商品・サービスを含む場合は、8%と10%で分けて書くようにしましょう。なお消費税は小数点以下を切り捨てにする場合が多くなっています。

合計金額

消費税の下には、小計と消費税を合算した税込の合計金額を記載します。

上部に記載している見積金額と一致している必要があるため、しっかり確認しましょう。

備考

見積書の最後には備考欄をつくり、取引先と認識に相違が出ないよう取引条件や補足説明、納期などを記載します。

特に記載するようなことがない場合には、簡単なあいさつ文やメッセージを書くケースもあります。

見積書作成の注意点

値引きをする場合は、表記や値引き理由を適切に記載するようにしましょう。誤解や認識のズレが起きないよう注意することが大切です。

たとえば見積書で値引きを示すときには、「－（マイナス）」や「▲」表記をするのが一般的。文字色を変えるなどわかりにくい表現はやめましょう。

また見積書のデータや写しを保管しておくことも大切です。データや写しを保管しておけば、顧客管理や税務調査で役立ちます。

見積書の記載内容と実際の納品内容が異なることがないように注意することも大切です。異なる可能性があるときは、トラブルを避けるためにも前提条件を記載しておくようにしましょう。

見積書の書き方を理解しておこう

見積書は映像制作やデザインの現場でも重要な書類となります。必要な記載項目をしっかりと理解しておけば、書き方に迷うことはないでしょう。

現在はインターネット上に無料で利用できるテンプレートもあるので、不安な場合はそういったものを利用するのも便利です。

思わぬトラブルや誤解を防ぎ、業務を円滑に行うためにも正しい書き方で見積書を発行するようにしましょう。

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