こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
アルバイトの出退勤をタイムカードで管理している場合、押し忘れが発生すると勤務時間の集計が正しくできなくなってしまいます。
勤務時間の集計が正しくできないと給与計算にも影響が生じる恐れがあるため、雇用主にとっても従業員にとっても困った事態になりかねません。
そこで今回は、「タイムカードを押し忘れたときの対処法や押し忘れを防ぐ方法」を詳しく解説します。
従業員がタイムカードを押し忘れるのはどうして？
まずは従業員がタイムカードを押し忘れる理由を把握しておきましょう。押し忘れの理由を把握することで、対処もしやすくなります。
打刻をする習慣がついていない
タイムカードを押し忘れる理由として考えられるのは、打刻をする習慣がついていないということです。
習慣化されていないことは、つい忘れてしまいがち。「タイムカードを押しましょう」といくら周知したとしても、習慣化されていないと押し忘れはどうしても発生してしまいます。
またタイムカードに打刻するタイミングは始業前や終業後です。始業前や終業後はちょうど忙しい時間帯にあたるため、習慣になっていないと忙しさから打刻を忘れてしまうといえます。
打刻が面倒で後回しにしている
タイムカードを押し忘れるのには、打刻が面倒で後回しにしているという理由もあります。
毎日の出退勤時の打刻を面倒だと感じて後回しにしてしまい、そのまま忘れてしまうという人は意外と多いもの。
打刻を完了するまでにいくつかのステップを踏まなければならない、打刻処理をするのに時間がかかるなど、手間がかかる場合に発生しがちです。
タイムレコーダーが目に入りにくい場所にある
タイムカードを押し忘れる理由として、タイムレコーダーが目に入りにくい場所にあるということも挙げられます。
タイムレコーダーが部屋の隅や物陰にある、従業員が通りにくい場所にあるなど設置場所が悪いと、目に入らず打刻を忘れてしまうのです。
打刻を忘れていたとしても、タイムレコーダーが目に入る場所にあれば思い出すことができます。
タイムカードの押し忘れを防ぐべき理由
従業員がタイムカードを押し忘れるというのは、タイムカードの重要性を理解していない＝会社側も重要性を周知できていないということでもあります。タイムカードの押し忘れを防ぐべき理由を理解することで、タイムカードの重要性も理解できるでしょう。
正確に給与を計算するため
タイムカードの押し忘れを防ぐべき理由の1つが、正確に給与を計算するためです。
企業はタイムカードの打刻によって、従業員の始業時刻・終業時刻を記録し、勤務時間を把握しています。
勤務時間は給与計算のもとになる大事な記録です。そのためタイムカードを押し忘れると勤務時間を正確に把握できなくなり、給与計算に影響が及びます。
またタイムカードを押し忘れると従業員が働いていた時間がわからなくなり、都度、本人に出退勤時刻を確認しなくてはなりません。余計な手間になりますし、そのせいで給与計算業務が滞ってしまう可能性もあるのです。
仮に従業員が不正打刻をしていても、打刻漏れが頻繁に起きている場合は発覚しにくいという問題もあります。
もし発覚したとしても、不正打刻を企業側が証明することは難しいでしょう。
残業代の未払いを防ぐため
残業代の未払いを防ぐためというのも、タイムカードの押し忘れを防ぐべき理由の1つです。
従業員の勤務実態を管理できていないと、残業時間を正確に把握することができません。その結果、残業代の未払いが発生する恐れがあるのです。
従業員から残業代の未払いを請求された場合は支払う必要がありますが、反論したい場合でも、打刻漏れが多いと証拠が不十分となってしまいます。付加金や遅延損害金などの支払いを命じられるケースもあるため注意が必要です。
また残業代の未払いは従業員のモチベーション低下にもつながりますし、企業のイメージダウンにもつながります。そのため企業はタイムカードの押し忘れを防ぐ対策を講じて、勤怠管理をしっかりおこなう必要があるのです。
従業員がタイムカードを押し忘れたときの対処法！
タイムカードの打刻漏れが発生した場合は、まず従業員に事実確認をして実際の労働時間を確認する必要があります。
証拠として、パソコンを利用している場合はログを確認したり、パソコンを利用していない場合は周囲の従業員にも事実関係の確認をおこなったり、防犯カメラ映像を確認したりするといいでしょう。
また上長の許可を得た上で、手書きで正しい出退勤の時間を記入してもらうようにしましょう。記入時には所属部署の上司からの承認印を必要としておくとよいです。
あえて面倒な作業が必要になるようにしておくと、従業員が「押し忘れると面倒な手間が発生する」と意識して、押し忘れをなくす努力をしてくれるでしょう。
打刻漏れでタイムカードを修正するときの注意点
打刻漏れでタイムカードを修正するときには、修正前の打刻時間を残しておくようにしましょう。
修正する際には手書きになるため、従業員から「実際に働いていた時間より短くされた」「残業時間をなかったことにされた」などと不正を疑われないようにするためです。
修正前の打刻時間がわかるコピーをとって残しておく、修正は赤字にするなど元の字と色を変える、二重線で修正する、メールなど本人から修正依頼があったという証拠を残すといった対応で、修正前の打刻時間を残しておくことができます。
また実際に働いた時間よりも短く勤怠を記録することはできないという点にも注意が必要です。
早出や残業をしているのに、通常の労働時間内で働いているように記録することは違法となります。原則として、労働時間は1分単位で計算する必要があるため、修正する際にもしっかり守りましょう。
タイムカードに手書き修正する際は、必ず本人に記載してもらうということも大切。誤った労働時間が記録されてしまうリスクがあるため、他人が手を加えることはできないようにしましょう。
タイムカードの押し忘れで欠勤扱いや減給にできる？
従業員がタイムカードを押し忘れた場合に、欠勤扱いや減給にすることはできるのでしょうか？ 詳しく解説していきます。
欠勤扱いは違法になるのでNG
労働基準法第24条では、賃金は直接労働者に、その全額を支払わなければならないと定められています。
そのためタイムカードを押し忘れたとしても、実際に労働をしているのであれば欠勤扱いにするのは違法です。
タイムカードはあくまでも企業が従業員の労働時間を把握するための記録ツール。従業員がタイムカードを押し忘れていても、企業側に労働時間を把握しておく義務があるため、労働契約にしたがって賃金を支払う必要があります。
ペナルティを与えることは可能
従業員がタイムカードを押し忘れた場合、ペナルティを与えることは問題ありません。
ただし、あらかじめ押し忘れた場合の罰則を会社の就業規則で定めておく必要があります。
なお1回押し忘れたからといっていきなり重いペナルティを与えるのではなく、まずは口頭注意などの軽いペナルティにとどめるようにしましょう。
注意をしても改善しなかった場合は、反省文や始末書を書かせるなどのより重い罰則が適用されるようにするといいでしょう。
ペナルティを作って周知しておくことで抑止力になったり、再発を防止したりできるはずです。
改善されない場合は就業規則に基づき減給もできる
上記のペナルティを与えてもタイムカードの打刻忘れが改善されない場合には、労働基準法の第91条に基づき、減給処置も可能です。
ただし減給処置をとる場合は、就業規則にあらかじめ記載して周知しておく必要があります。
そしてあくまでも減給処置は悪質な服務規律違反があった場合に科される処分なので、注意や始末書の提出、減給警告といった対応を経て、それでも繰り返し打刻忘れが発生する場合にのみおこないましょう。
なお減給は1回の額が平均賃金の1日分の半額を超えてはいけないという決まりもあるため注意が必要。
また総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならないという規定があるため、そちらにも注意しましょう。
・参考サイト：労働基準法 | e-Gov法令検索
【改善策】タイムカードの押し忘れを防ぐ5つの方法
タイムカードの押し忘れを防ぐためには、企業側の努力も必要です。そこでこの段落では、タイムカードの押し忘れを防ぐための改善策をご紹介します。
1. タイムレコーダーを目につく場所に設置する
タイムカードの押し忘れを防ぐには、タイムレコーダーを目につく場所に設置するのが効果的です。
出入口付近など、出勤や退勤時に従業員が必ず通るわかりやすい場所に設置すると、タイムレコーダーが自然と目に入って押し忘れることが少なくなります。
更衣室があれば出勤時・退勤時に利用するため、更衣室に置くのもよいでしょう。
業務の導線上や作業場所の付近に設置し、必ず目に留まるようにすることもできます。
2. リマインドツールを活用する
タイムカードの押し忘れを防ぐには、リマインドツールを活用することも有効です。
チャットツールやメールなどの社内連絡ツールで、自動的に「タイムカードの打刻をする」というリマインドメッセージが送信されるようにしておくと、打刻を忘れにくくなります。
従業員が各自でスマートフォンのアラーム機能を使うという方法もいいでしょう。
ToDoリストに追記したり、オフィスの壁や机、パソコンなどに張り紙をしたりして、アナログな方法で打刻を思い出させるのもよい方法です。
張り紙をしておけば日常的に目に入るため、自然と頭に刷り込まれて忘れにくくできるでしょう。
どれが一番効果的か、いくつかの方法を試していってみましょう。
3. 社内で声掛けをし合う
タイムカードの押し忘れを防ぐには、社内で従業員同士、声掛けをし合うという方法もおすすめです。
本人だけに任せておくと多忙で忘れてしまうこともあるため、周囲に協力してもらい、「もうタイムカードは押した？」などとお互いに声掛けをしてもらいましょう。お互いに声掛けし合うことで、忘れていたとしても思い出すことができます。
タイムカードを押したかどうかを確認する担当者を決めるという方法もあります。
朝礼がある場合は、タイムカードを押したかどうかの確認や声掛けも含めるといいでしょう。朝礼で毎朝確認や声掛けがあれば、それだけタイムカードの打刻が重要なことなのだと従業員に理解してもらえます。
4. 打刻方法を簡単なものにする
打刻方法を簡単なものにするというのも、タイムカードの押し忘れを防ぐために有効な方法です。
タイムカードを押すのにいくつかのステップがあったり、時間がかかったりする場合、打刻が面倒で後回しにしてしまってそのまま忘れるというパターンがあるため、タイムカードアプリを使うなどして、スマートフォンから簡単に打刻できるようにするのがおすすめ。
ICカードや指紋認証で打刻できるものもあります。打刻をデジタル化すれば利便性が高まり、手間と時間がかかりにくくなるため、打刻しやすくなるでしょう。
5. 勤怠管理システムの機能を利用する
勤怠管理システムの機能を利用するというのも、タイムカードの押し忘れを防ぐために有効な方法の一つです。
勤怠管理システムはスマートフォンやタブレットからでもすぐに打刻が可能なので、外回りが多い職種でも、外出先から簡単に打刻ができます。GPS機能を使って位置情報を送ってもらえば、打刻した時間と場所を把握できるため、不正も防ぐことが可能。
ログインしたら1クリックで簡単に打刻ができるため、面倒な操作も必要ありません。
また勤怠管理システムを使えば、押し忘れを検出して自動でアラートを鳴らせるため安心です。
集計作業も必要なくなり、利便性が高いのも魅力。ログイン機能などにより不正打刻も防止できて、企業側にとっても従業員側にとっても便利です。
事前に対策してタイムカードの押し忘れを防ごう！
給与・残業代の正確な支払いは、従業員のモチベーション維持や企業の信用保持にも大切なこと。タイムカードの押し忘れを防げば、従業員の労働時間をしっかり把握して正確な給与を支給することができます。
自社でタイムカードの押し忘れが多いと感じている場合は、現在の環境・仕組みを見直し、今回の記事で取り上げた対策を参考にしながら、タイムカードの押し忘れを防ぎましょう。
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