こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
人事という言葉は、社会人であれば誰もが耳にしたことがあるでしょう。しかし人事の仕事は採用担当、人材育成、労務管理など多岐に渡るため、どこまでが人事の範囲なのかよくわからなくなるケースは珍しくありません。
そこで今回は、人事の仕事について改めて知りたい小規模な映像制作会社や、起業・独立を考えているクリエイターに向けて、「人事の主な仕事内容、人事に向いている人の特徴、必要になるスキル」を詳しく解説していきます。
人事とはそもそもどういう意味か
人事は企業の経営を支える「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つの中で、「ヒト」に関わる分野の業務をおこないます。
人材の確保や人材を活用するための仕組みを構築したり、従業員が働きやすい環境を整えたりするのが人事の仕事です。
そんな人事部は、数ある部署の中でも企業の顔的存在でもあります。人事部の取り組み方次第で、企業イメージが左右されるといっても過言ではありません。
実際に会社説明会や面接など採用活動の場に人事担当者が出る機会も多く、求職者は人事担当者の雰囲気を見てその会社の雰囲気を判断するというケースも少なくないのです。
ただ人事は、ときおり労務と仕事内容が混合されがちです。人事も労務も人に関わる仕事であるという点は同じですが、人事は人材採用や教育などで人に直接関わる仕事。それに対して労務は、働く環境の整備や管理で間接的に従業員をフォローする仕事となっている点に違いがあります。
とはいえ小規模な会社だと、人事が労務の仕事も担っているというケースも少なくありません。
人事の主な5つの仕事
人事の仕事はさまざまですが、大きく分けると「採用活動」「人材育成」「人事評価」「労務管理」「制度・環境の整備」の5つに分類することができます。そこでこの段落では、人事の主な仕事5つについて、それぞれの内容を一つひとつ詳しく解説していきます。
1. 採用活動
人事の仕事内容としてもっともよく知られているものといえば、採用活動ではないでしょうか。人事部は採用計画を立てて、会社の方向性に合った人材を募集し、選考をおこないます。
人材は会社の業績や将来を左右するものであるため、非常に重要な仕事です。計画をしっかりと立て、ミスマッチのない人材を採用しなくてはなりません。
また採用活動と一口にいっても、新卒採用と中途採用ではやり方が異なります。
新卒採用は学生のポテンシャルや適性で合否を判断するのが一般的です。優秀な学生を早めに確保する施策として、近年ではインターンシップを開催する企業も増えています。会社説明会などでは自社の魅力を発信していくのも人事の重要な仕事です。
中途採用の場合は、従業員の退職や業務拡大などの状況に応じて求人をおこないます。書類選考後、面接をおこなって合否を決定しますが、面接の回数は企業によって異なります。1～3回の企業が多いですが、中には4回以上面接をおこなう企業も存在します。
中途採用の場合、これまでの経験、実績を見て合否を決める場合が多いです。即戦力になれる人材かどうかを見極めるのも人事の重要な役割になるでしょう。
2. 人材育成
ただ人材を採用するだけでなく、企業の活動に貢献できる人材を育てていくのも人事の代表的な仕事の一つ。
人材育成では、従業員に必要なスキルを事前に整理した上で、新人研修やOJT、自己啓発、eラーニング、管理職研修などコンテンツの内容を検討することが大切です。
たとえば新入社員に対しては、教育や研修を通じて企業のビジョンがしっかり共有できるような内容が必要になります。充実した研修をおこない、早期で退職する従業員が出ないようにするのも人事の腕のみせどころといえるでしょう。
適宜キャリア面談をおこなって、一人ひとりにこれからどのように成長していきたいか、キャリア希望を聞いたり、業務上で問題となっていることがないかチェックしたりすることも必要です。
中堅社員に向けてはスキルアップやマネジメントの研修をおこない、キャリアアップにつなげるとともに、会社をけん引できるリーダーを育てることが求められます。
研修の内容を外部に任せる場合もありますが、そのようなときも企画立案してコーディネートするのは人事部の役割になります。
3. 人事評価
従業員がおこなった仕事に対して、適切に昇給や昇格などの判断をするのも人事の大切な仕事です。この業務を人事評価といいます。
人事評価をおこなう際には、明確な評価基準を用意しておく必要があります。明確な評価基準がないと、評価する側の管理職に混乱が生じてしまいます。
評価される側としても、何をすれば評価につながるかを知っておくことで、仕事のモチベーションにつながりますし、評価を素直に受け止めることができるでしょう。
人事評価は公平性が必須です。特定の部署や人員だけが有利になるような評価制度は従業員の反発を買い、「正当に評価されない」「不公平な評価ばかりされる」という不満から、離職につながるケースもあるでしょう。
一人ひとりの能力や業績を正当に評価することによって、従業員のモチベーションアップや企業の業績アップにつながるのです。正当に評価されれば、長く勤めてもらうことも可能になります。
人事の評価制度でよく用いられる手法としては、「MBO」「OKR」「コンピテンシー評価」「360度評価」などがあります。
「MBO」は目標に対する達成度合いで評価を決める手法、「OKR」は活動の結果を評価する手法、「コンピテンシー評価」は高い能力を持った社員の共通点を指標として評価する手法、「360度評価」は立場の異なる人によって評価をおこなう手法です。自社にとって適切な手法を使いましょう。
4. 労務管理
勤怠管理や雇用管理、給与管理などの労務に関する仕事も人事部がおこなう会社は多いです。
2019年に労働基準法が改正され、各企業の労働環境は注視されています。法律違反にならないための労働時間管理や従業員のメンタルヘルス対策は、人事にとって気の抜けない仕事になります。
労務管理の一環として人事部が担当するのは、従業員が入社したときや退社するときの事務手続き。具体的には、雇用契約書の作成、各書類の確認、機密情報の取扱いなどとなります。健康保険や産休・育休申請の手続き、就業規則の変更手続きなどをおこなうことも。
企業によっては、従業員の勤務実績や評価に応じた給与計算も人事部が経理部、総務部と連携して担当することもあります。給与計算は従業員にとって生活に直結するものであり、モチベーションにもつながるものです。そのため正確な計算や支払日の順守が求められます。
また労務関連で何かトラブルが起きた際には、人事部が中立な立場になって対応をおこなうこともあります。しかし両者の話を聞かなくてはならないので、どっちつかずになってしまう場合も。法律が絡むような状況になれば、弁護士などの第三者の力を借りる必要も出てきます。
5. 制度・環境の整備
従業員から不満が出ないよう、従業員が働きやすいと感じる制度や環境を用意するのも人事部の仕事といえます。
たとえば勤務時間についても固定とするのではなく、フレックス勤務、テレワークなどいろいろな働き方を用意すれば、ライフスタイルに合った働き方が可能になります。育児や介護などに悩む従業員も、自分に合った働き方ができれば退職せずにすむのです。
また長時間労働は精神疾患や体調不良になるリスクが増えるので、長時間労働が慢性化しないような環境を整えることも人事部には求められます。社員による業務量の偏りがないか、職場の人員は足りているか、業務に無駄がなく効率的におこなえているかなども適宜チェックしましょう。
何か悩みがあったときに相談しやすい雰囲気づくりも大切。社内で不満を抱えている社員がいないかどうかアンケートも取り、それを参考にした制度を整えるといいでしょう。
従業員一人ひとりが働きやすく居心地のいい環境・制度を整備できれば、優秀な人材に長く腰を据えて働いてもらうことができますし、新人のキャリア形成にもつながります。
人事に向いている人の特徴3選
人事の仕事は経営層、一般社員層問わずいろいろ人とやり取りをし、機密情報を扱う機会も多くあるため、なかなか大変な仕事です。誰にでもできる業務ではないため、適性を見極めなくてはなりません。そこでこの段落では、人事の仕事に向いている人の特徴を3つ紹介していきます。
1. 明るくコミュニケーションを取れる
人事に向いている人の特徴として挙げられる1つめは、コミュニケーションを明るく取れることです。
人事の仕事は多くの人と関わるため、コミュニケーションを円滑に取れる人が向いています。話すだけでなく、聞くことも上手な人が望ましいです。
相手の立場に立って話すことができ、相手に興味を持って話が聞ける人だと信頼も得やすくなり、自然と質問も増えるので情報が引き出しやすくなります。
業務の性質上、適切に要点を説明するようなプレゼン能力が求められるシーンも多くあるでしょう。
また人事部は採用活動の場では入社志望者と直接対面するので、企業のイメージそのものといっても過言ではありません。そのため誰とでも明るくコミュニケーションを取れるような人が適任といえるのです。
2. 口が堅く情報を守れる
口が堅く情報が守れるかどうかも人事担当者に向いている人の条件です。
人事部は企業の機密情報や従業員の個人情報などに触れる機会も多い仕事。そのため口が軽い人には勤まりません。
情報の漏洩はときとして会社の存続に関わるほど大きな問題となるものです。情報漏洩のリスクを十分に理解し、機密をしっかり守る意思を持った人が人事担当者に向いています。
うっかりミスでは許されないので、入社して間もない社員に人事を任せるときは注意しなくてはなりません。
3. 物事を論理的に考えられる
物事を論理的に考えられる人ほど人事の仕事に向いています。
人事は社員の評価や採用を適切におこなわなくてはならないため、感情に流されるようだとミスが増えてしまいます。好き、嫌いで採用をするような人は論外といえるでしょう。
論理的にものを考えられ、「なぜこの人材が必要なのか」を明確に考えられる人が向いています。普段から物事に対して「なぜそうなるのか」と論理的に考える習慣を身につけておくといいでしょう。
また社内で起こった問題に人事部が動くケースも多いものです。そのようなときにも筋道の通った解決策を示さなくてはならないため、論理的思考が必要になります。
人事の仕事に必要になるスキルとは
人事の仕事は労働基準法や労働契約法、雇用保険法、育児介護休業法などさまざまな法律が直接関わってくるため、法令の知識は必須といえます。
労働関連の法令は度々改正されるので、新規の法改正の情報をいち早くキャッチし対応することが大切。そのためには情報収集のスキルも欠かせません。
法律に関することだけでなく、優秀な人材を採用するためにも、情報収集スキルを生かして時代に求められているトレンドを把握する必要があります。情報収集をおこない、常に「今、何が求められているのか」を把握することが大切です。
また人事が作成すべき書類が遅れたり、ミスがあったりすると大きなトラブルになる恐れがあります。人事の仕事は多岐に渡り量も多いため、業務を正確かつ手早く片づけられるスキルも大事になるのです。
さらに、企業や従業員を育てるためには戦略が必要になります。現状を分析し、どのような研修や企画をおこなうのがベストなのかを立案できる、戦略的思考のスキルも人事の仕事には求められます。
人事の仕事は企業経営の中核を担う重要なポジションと心得よう
人事の仕事は幅が広く、責任も重たいものが多いです。そのため誰もがなれるわけではなく、適性を見極めることが大切になります。
人事部がうまく機能していない会社は従業員がスキルアップできる環境が整わず、優秀な人材も入ってこないもの。結果、会社全体の生産性が落ち込む原因となります。
人事は企業の中核を担う存在ともいえるため、適性やスキルを見極め、ふさわしい人材を人事部に配置するようにしましょう。
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