こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
映像制作などの多忙な仕事では、残業時間がついつい長くなりがちです。しかし長時間残業は社員の健康面だけでなくコンプライアンス的にも問題があるので、企業は適切に管理しなくてはなりません。
そんな中で残業時間を管理するための方法として、「残業申請制」を導入する企業も増えてきています。
そこで今回は「残業申請の必要性、導入するメリット、ルール化する際のポイント」などを詳しく解説していきます。
残業申請制がなぜ必要なのか？
残業申請制とは、残業をおこなう前に従業員が「申請」をおこない、人事や上司がそれを「承認」することで残業を許可する制度です。ではなぜわざわざ残業をするのに許可をもらう必要があるのか、見ていきましょう。
従業員の残業時間をしっかり把握できていなければ、残業がいつの間にか慢性化し、ブラック企業のレッテルを張られてしまう恐れがあるためです。また時間外労働の上限は法律で決められているので、法律違反を防ぐ意味でも残業申請制は有意義だといえます。
残業をただ抑制するだけだとサービス残業が増え、従業員の負担が大きくなるもの。その結果、従業員が体調を崩してしまったり生産性が落ちたりするだけでなく、最悪なケースでは退職後に残業請求をされて裁判沙汰になることもあるのです。
残業は無理に抑制するのではなく、会社と従業員が相談の上、適切におこなうのが理想だといえます。そのためにも残業申請制が有効となるのです。
適切な残業管理が難しい理由
残業時間を管理する重要性については、ほとんどの会社が理解していることだと思います。しかし現実問題として残業管理が難しくなる要因がいくつかあり、うまくいっていない場合が多いものです。
たとえば、残業をたくさんしているほど仕事への熱意があると判断する文化がその要因の一つ。長い残業時間を評価するという古い考えの経営陣や管理職がいると、従業員は残業をせざるを得なくなってしまいます。
この考え方がさらに極端になり、従業員のサービス残業すらを「必要な業務」と黙認するような雰囲気になってしまうと、残業管理は完全に崩れてしまうのです。
基本給が安い会社の場合は、従業員側が自ら生活のために、なにかと理由をつけて不要な残業をしているケースもあります。本当は時間内に終わるのに、わざとダラダラ働いて残業するケースも見受けられます。
また前述したように残業が評価される会社の場合、上司がいるあいだは気をつかって退社をしない従業員も増えるでしょう。結果、残業時間が無駄に増えていくことになるのです。
残業を申請制にしたときに期待できるメリット
残業を申請制にした場合、具体的にどのようなメリットに期待ができるのでしょうか。この段落では、代表的なメリットとして「生産性の向上」「コスト削減」「健康状態の改善」について詳しく解説していきます。
生産性の向上
残業時間の申請をおこなうことによって上司は部下の業務状況を把握し、残業の必要性を判断することができます。結果、本当に必要な残業だけがおこなわれるようになるのです。
残業の申請をきっかけに、上司と部下のあいだで業務内容の共有がより密になります。残業申請を毎日のようにしてくる部下がいる場合は、業務の偏りがないか、業務量がキャパを超えているのではないかという問題点に気付くことができます。
上司は従業員の能力や状況に合わせてできるだけ残業が発生しないような調整が可能になるため、生産性が向上するのがメリットです。
申請制によって従業員は日々残業時間を意識することになるので、仕事の取り組み方を見直す機会にもなるでしょう。
コスト削減
残業時間の申請が従業員に浸透してくると、「残業は基本しない」という意識になりやすくなるものです。その結果、定時までに仕事を終わらせようとする従業員が増えることで残業時間が減り、残業代のコスト削減ができます。
従業員によっては生活のために必要のない残業をあえてしている場合がありますが、残業時間を申請制にすることによって、そういった行為を未然に防げるのもメリットです。
また働き方改革関連法案の改正によって残業時間の上限規制が設けられ、企業は長時間残業を従業員にさせると罰則が科せられることもあるため、残業時間の管理をしっかりおこなわなければなりません。
残業申請を導入すると1か月で可能な残業時間をあらかじめ設定することになるため、計画的な残業が可能となります。それにより、残業管理が容易になるのもメリットといえます。
健康状態の改善
残業時間の申請を設けることで、長時間労働をしている従業員をいち早く発見し、迅速な対応が可能となります。
長時間労働が慢性化している従業員は、健康状態が悪くなっている場合が多いものです。
疲労が蓄積すると、判断力や集中力などが低下してケアレスミスが増えます。イライラすることが多くなり、周りの人間関係が悪くなることも。さらに悪化すると不眠症や食欲不振などを招くこともあるでしょう。
残業申請を取り入れて従業員一人ひとりの残業を減らすことは、健康状態の改善に繋がるのです。メンタル不調に陥る前に、長時間残業をおこなっている社員の個別ケアを早期におこなうのがベストといえます。
残業を申請制にした際に起こりやすい問題
残業を申請制にすることによって、さまざまなメリットが期待できますが、承認の基準が曖昧になったり黙示的指示が横行したりといったリスクもあります。そこでこの段落では、残業を申請制にした際に起こりやすい問題について一つひとつ詳しく解説していきます。
承認の基準が曖昧になる
残業を申請制にしたものの、承認の基準が曖昧なまま運用しているために、正常に機能していないというケースは少なくありません。
従業員が残業することを求め、上司がその申請をただ事務的に承認するだけでは制度として意味をなさないものとなってしまいます。
たとえば部署Aでは残業の理由をまともに確認しているにもかかわらず、部署Bでは無条件に残業を許可しているといった状況になると、従業員から「不公平だ」といった不満も出てくるでしょう。
残業申請が単なるルーティンワークにならないよう、「どのような業務で残業を認めるのか」「残業の承認・非承認の基準は何か」を明確に定めておくことが大切です。
承認基準を明確にして周知することで、従業員の残業に対する意識も変わり、無駄な残業が減っていくでしょう。
黙示的指示が横行する
残業の申請制を導入した際に気をつけなくてはならないのが、「黙示的指示」です。
黙示的指示とは、上司から直接の指示がなくても、指示されたものとして行動せざるを得ない状況のことを指します。たとえば所定時間内に到底終わらない業務をさせられたり、残業しなければ達成不可能なノルマを課されたりするなどです。
残業の申請制を導入した場合、従業員から申請がない残業代を会社側が支払う義務はありません。
しかしこの黙示的指示が横行し、従業員が上司に隠れてサービス残業をするような状況になると、裁判所から残業代の支払いを命じられる可能性もあります。そのようなトラブルが起きれば会社の評判も悪くなり、さまざまな悪影響があるため注意が必要です。
残業の申請制を導入するのであれば、黙示的指示が発生しないよう業務量を適切なものに調整しなくてはなりません。
残業の申請制をルール化するために必要な3つのポイント
残業申請制を導入する際には、明確な基準の作成や周囲への徹底が重要となります。そこでこの段落では、ルール化に必要な項目として「残業時間の上限を決める」「残業申請の規定を作成する」「ルールを周知する」の3点を挙げ、それぞれについて詳しく解説していきます。
1. 残業時間の上限を決める
残業時間を申請制にするのであれば、残業時間の上限を決めるのは必須です。
上限が設定されていないと、いくらでも残業申請できると思われてしまい、気付いたら法律で定められた残業時間の上限を超えていた、なんてことにもなりかねません。
上限が決められていれば業務を調整するための基準ができるため、状況によっては残業の強制的な抑止が可能となります。
また残業時間の上限は労働基準法や36協定に違反しない範囲で決めることが必須です。
36協定の時間外労働は年720時間以内。月間の時間外労働と休日労働時間の合計は100時間未満、時間外労働と休日労働の1か月平均は80時間以内と決まっているため、これらを超えないように設定しましょう。
なお「月間の時間外労働と休日労働時間の合計は100時間未満」となっていますが、2〜6か月の平均で80時間以内にしなければならないということも覚えておいてください。
・参考サイト：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説 | 厚生労働省（PDF）
2. 残業申請の規定を作成する
残業の申請制を導入する際には、就業規則に「残業は原則として事前申請しなくてはならない」という旨を明記する必要があります。
規則の詳細については、ルールブックに別途まとめるようにします。
規則として記載すべき項目は、誰にいつまでに申請するのか、どのように申請するのか、承認理由の基準は何かなどです。特に承認、非承認は個人で判断にばらつきが出やすいので、業務の具体例を決めておくようにしましょう。
残業の申請時間の単位は15分、または30分単位が基本です。
勤務形態によって申請のタイミングや方法は異なってくるので、その点も考慮しなくてはなりません。たとえば外回りの営業担当者と技術部門のエンジニアに対して、同じ申請ルールを押し付けるのは難しいでしょう。規定は会社や部門のニーズに合わせてそれぞれ作成することが大切です。
ルールが確定したら残業申請書を用意しましょう。申請書は残業の予定時間、残業理由、上司の承認印、実際におこなった残業時間などの項目を設定します。
申請書は紙でも管理可能ですが、回収や差し戻しの手間を考えるとメールや勤怠管理システムを利用したほうが効率的です。
3. ルールを周知する
残業の申請ルールが決まったら、従業員へしっかりと周知しなくてはなりません。たとえルールを明確に決めたとしても、周知が不十分であれば残業申請の運用はうまくいかないのです。
経営陣や管理職は当然として、従業員一人ひとりに説明して理解してもらう必要があります。知らされていない従業員が出ないように、朝礼やメールで確実に伝えることが大切です。
状況によっては研修を用いて、申請ルールとあわせて残業申請制を導入する必要性を説明したほうがよい場合もあるでしょう。
またルールの周知は導入前だけでなく導入後も定期的におこない、正しく運用できているかどうかをチェックすることも大切です。
残業申請でよくあるQ＆A
残業申請制を導入した際によくある質問といえば、後日の残業申請についてです。
仕事のトラブルで残業が突発的に発生するのはよくある事例。こういったときは、原則会社側としては残業手当を支払わなくてはなりません。労働時間は会社の指揮命令下の時間であり、会社のためにやむを得ずおこなった残業は残業代の支払いの対象となるためです。
また「フレックスタイム制」で残業申請が可能かどうかもよくある質問です。フレックスタイム制は労働時間の設定を労働者に任せる制度で、時間外労働は清算期間内の枠で管理することになります。
そのため日々の残業申請はフレックスタイム制の主旨と異なるため、認められません。ただし清算期間内で設定した総労働時間の上限を超えた場合の申請は検討の余地があるといえます。
「裁量労働制」に関しても基本的に残業が発生しないので、残業申請ができないのか気になる方もいるでしょう。
裁量労働制は遂行手段や労働時間の設定を労働者に任せるため、基本的に残業は発生しませんが、深夜労働や休日出勤などの割り増し賃金に対する申請は可能です。
残業申請制を導入して従業員が働きやすい職場を目指そう
残業申請制を導入することによって不要な残業を抑止することができ、従業員の健康管理やコスト削減にもつながります。
ただし残業申請制を導入したとしても、ルールが曖昧だったり周知が不十分だったりすると、形骸化する恐れがあるので注意しましょう。
自社の勤務形態を意識し、現場の従業員が運用しやすいかどうかが重要なポイントになります。
残業申請の規定をしっかりと整備し、従業員が働きやすい職場づくりを目指しましょう。
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