こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。

仕事の関係で交通機関を使い、交通費を精算する際に必要となる領収書。しかし時には領収書をもらい忘れてしまったり、紛失してしまったりすることもあるでしょう。

そんな、領収書のもらい忘れや紛失があった場合、交通費精算はできないのか疑問に感じている方も少なくないのでは？

そこで今回は、「領収書なしでも交通費精算は可能か、領収書をもらい忘れた場合の対処法」などを詳しく解説します。

交通費精算で領収書は必要？

基本的には交通費だけでなく、経費精算においては領収書やレシートが必要になります。

理由は取引日や取引先、金額など業務に関する費用として必要な出費であったことを証明するためです。領収書やレシートがないと、事業活動に関する出費だったのかどうかが不明瞭になってしまいます。

交通費精算については、領収書で「どこからどこに移動する際の交通費なのか」「事業活動に関わる移動なのか」「どの交通機関を利用していくら支払ったのか」などの証明が必要です。

領収書を保管しておくことで、税務調査が入った場合にも必要経費だと説明したり証明したりすることが可能になります。

ただし企業によっては社内規定で、交通費精算の際に一定の条件を満たす場合については領収書を提出しなくてもよいとしているケースも多いものです。

交通費精算で領収書が不要なケース

領収書は基本的に必要なものですが、ケースによっては経費精算の際、領収書が不要なこともあります。ではどのような場合に交通費精算で領収書が不要になるのか詳しく見ていきましょう。

代表的な例としては、電車やバスなどの利用で領収書をもらうことが困難なケースが挙げられます。税法上では、「乗車券が回収されるものは領収書がなくても経費として問題ない」とされています。

また3万円未満の交通費は領収書を不要としている企業も多いものです。税法上においても税込3万円未満の取引については請求書の提出が不要とされています。

ただしタクシーや新幹線など領収書を発行できる交通機関については、もらっておくことが無難です。

・参考サイト：No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存 ｜ 国税庁

【電車・バスなど】交通機関における領収書のもらい方

先述したように、電車やバスなどを利用する際は領収書をもらう必要がないとしている企業も多いですが、どうしても領収書が必要な場合は、もらうことも可能です。

もらい方としては、駅の窓口などにいる係員から切符を購入すると領収書がもらえます。

また切符を購入してしまった後でも、改札に入る前であれば係員に領収書を発行してもらうことが可能です。

なお券売機で切符を買う際に「領収証」というボタンを押せば領収証が発行されますが、宛名書きが必要な場合は領収証を発行しないようにしましょう。

係員から領収書を発行してもらう際に宛先が指定できる場合は、会社名を記入することが基本となります。

定期券を購入する場合は、券売機でも領収書を受け取れることがあります。

領収書を発行し忘れた！ 後日発行してもらえる？

移動中は急いでいることもあり、領収書を発行し忘れてしまうこともあるでしょう。交通費精算に必要な領収書を発行し忘れた場合は、後日の発行が難しい場合もあれば、発行してもらえる場合もあります。

一概に「後日の発行はできない」とも「できる」とも言い切れないため、乗車券を購入した窓口に相談してみるようにしましょう。

新幹線の場合は、乗車前なら窓口で発行が可能です。乗車後は改札を出る前に精算所で発行可能かどうか確認してみましょう。

なお乗車駅と降車駅の鉄道会社が違うと、領収書を発行できない可能性があるため注意が必要です。

領収書なしで交通費を精算する2つの方法

領収書がない場合でも、交通費精算は可能です。この段落では、領収書なしの交通費の精算方法について2つ紹介していきます。

1. 交通費精算書を使用する

交通費精算書を使用すれば、領収書なしで交通費を精算することが可能です。

交通費精算書は従業員が負担した電車代やタクシー代などの交通費を精算するための書類で、主に氏名や日付、移動手段、移動区間、移動目的、金額などの事項を記入します。訪問先や片道か往復かなどの情報を記載するケースもあります。

会社に交通費精算書を提出する際は部署の承認印をもらい、経理担当者に渡すというのが一般的です。

会社によっては公共交通機関を使用したときだけでなく、ガソリン代などの申請もこの書類を使用するケースがあります。

2. 出金伝票を作成する

出金伝票を作成するというのも、領収書なしで交通費を精算する方法の一つです。個人事業主や小規模企業の場合は、経費申請をする人自身が出金伝票を作成する場合があります。

この出金伝票は、たとえば領収書が発行されない、領収書を紛失した場合などに代用できるのが特徴。主に申請日や氏名、商品やサービスなどの支出内容、金額、支払先、勘定科目などを記入します。

企業にもよりますが、勘定科目は本来の勤務地に関する業務を「交通費」、出張など移動に関するものを「旅費交通費」とすることが一般的です。

必要項目を正確に記入するとともに、誰が見てもわかりやすいよう摘要欄を詳細に記入するようにしましょう。

交通費精算を効率化させるには？

頻繁に交通費精算をすると、申請する人も処理する人も手間がかかってしまうものです。そこでこの段落では、交通費精算を効率化させるための方法を詳しく紹介します。

交通系ICカードを活用する

交通費精算を効率化させるには、交通系ICカードの利用がおすすめです。

Suica、PASMO、ICOCAなどの交通系ICカードは利用履歴が残るため、経費精算の効率化に効果的。利用するたびに領収書を発行しなくても、後で簡単にルートや金額などの情報を確認できるのも便利です。

活用方法としては、あらかじめチャージ済みのICカードを使う、駅の券売機で入出金の履歴や改札の出入り記録を印字するなどの方法があります。

経理処理をスムーズにするためには、交通系ICカードを導入する際、どのように運用していくかルールを定めておくようにしましょう。

経費精算システムを導入する

交通費精算を効率化させるには、経費精算システムを導入するという方法も効果的です。従来、手作業や目視でおこなっていた領収書のチェックや入力作業などを効率化できます。

利用するシステムにもよりますが、移動ルートの検索や申請・承認作業などがオンライン上でおこなえるため便利。中にはカレンダーや勤怠管理システムなどと連携できるものもあります。

経費精算システムを利用することで煩雑な経費精算の手間が大幅に削減され、より重要な業務に集中することが可能です。

経費を申請する従業員と処理する経理担当者、双方の手間が軽減され生産性が向上することにも期待ができます。

交通費精算は原則領収書が必要！ 便利なツールで業務の効率化を

交通費精算の際は、原則として領収書が必要です。もらい忘れや紛失がないようにしましょう。ただし領収書がない場合は、交通費精算書や出金伝票などでも対応が可能です。

またICカードや経費精算システムなどのツールを利用することによって、交通費精算の手間を削減できます。

経費精算業務に手間がかかっているという場合にはそれらをうまく利用することで経費精算業務を効率化させ、生産性を向上させましょう。

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