こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
労働基準法は企業側・従業員側の双方にとって重要な法律で、しっかり遵守することが求められます。
そんな労働基準法に、通勤手当に関する規定はあるのか気になっている方もいるでしょう。
そこで今回は企業担当者向けに、「通勤手当の概要や労働基準法による規定、課税・非課税の範囲や支給ルールを決めるときのポイント、注意点」などを詳しく解説します。
そもそも通勤手当とは？ 支給は義務？
通勤手当とは、通勤する従業員に対して必要な費用を企業が支払うものです。
福利厚生の一つとして支給されることが多く、従業員の自宅と勤務先間の移動の際に発生する費用を通勤手当として支給しているのが一般的。
ただし通勤手当は一般化しているものの、企業が任意に決められる手当です。労働基準法などの法律で規定されているわけではないため、その支給は義務ではありません。
支給要件や限度額は企業の裁量に任せられていますが、詳細なルールは決めていないケースもあります。
従業員が増えるとその分毎月の通勤費（経費）がかさむため、企業は「自宅から勤務先までの距離が〇km未満の場合は通勤手当を支給しない」「通勤手当の上限は月〇万円まで」など、支給のルールを決めておくことが重要です。
通勤手当と交通費はどう違う？
通勤手当と交通費は混同されがちですが、実は意味や支払い方法が異なるものです。
通勤手当は自宅から会社へ向かうとき、会社から自宅に帰るときといった、労働者の通勤において発生する費用を指すもの。通勤にかかった実費を会社が支給してくれるものです。
通勤手当は申請書で計算し、給与とあわせて支給される、定期券で現物支給されるなど、支払い方法は企業によって異なります。なお勘定科目は人件費に該当します。
一方、交通費は営業や出張など、労働者が業務のために移動する際に発生する費用を指すものです。
交通費は一般的に従業員が費用を都度立て替えておき、締め日などで定期的に精算するという支払方法になります。なお勘定科目は旅費交通費もしくは交通費・出張費に該当します。
通勤手当の支給方法
通勤手当は法律で支払いが定められているものではないため、ルールに関しては各企業が定めているものです。しかし一般的に、実費もしくは通勤距離で設定した基準により支給されることが多くなっています。
電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合、多くは定期代などの実費で支給されることになります。
自宅から会社まで複数の通勤ルートが存在するというケースもあると思いますが、その際は「最も経済的でかつ合理的な方法」という条件に従ったルートで通勤手当が算出されます。
一方、車や自転車などを利用する場合は実費支給が難しいため、通勤距離によって支給額が決定することが多いです。
【交通手段別】通勤手当の計算方法
では具体的に通勤手当の金額はどのように計算するのでしょうか。この段落では、交通手段別に一般的な通勤手当の算出方法を詳しく紹介していきます。
車を利用する場合
まずは車を利用する場合の通勤手当の計算方法を見ていきましょう。
車通勤で実費支給を適用している場合、ガソリン代を支給することが一般的です。
法律で定められた計算方法はありませんが、一般的にはガソリン単価と燃費による計算方法、もしくは距離による計算方法を採用することになります。
具体的な計算方法の一例は以下の通りです。
・ガソリン単価と燃費で計算する場合……往復の通勤距離×勤務日数×ガソリン単価÷燃費
・距離で計算する場合……片道の通勤距離×距離単価×勤務日数×2
なお距離については道路距離を採用するケース、直線距離を採用するケースなど企業によって異なります。また距離単価は1kmあたり10円～15円ほどと企業によって違いがあります。
電車やバスを利用する場合
電車やバスを利用する場合の通勤手当の計算方法はどうなるのか見ていきましょう。
電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合は、通勤定期券によって運賃相当額を支給することが一般的となっています。
定期券は1か月、3か月、6か月のどの期間にするか決めておくようにしましょう。
正社員や契約社員など長期間にわたって月20日程度出勤する従業員には、6か月の定期券を支給している企業が多いようです。
またコストを抑えるためにも、「月あたり50,000円」など支給の限度額を設定している企業もあります。
企業が従業員に通勤手当を支給するメリット2つ
通勤手当の支給は義務でなくても、実際には支給している企業が多くあります。コストがかかるにもかかわらず、なぜ通勤手当を支給する企業が多いのでしょうか？ この段落では、従業員に通勤手当を支給すると企業にどのようなメリットがあるのかを詳しく紹介していきます。
1. 従業員のモチベーション向上につながる
企業が従業員に通勤手当を支給するメリットの一つが、従業員のモチベーション向上につながるということです。
会社への通勤にかかる費用を自分で支払わなければならない場合、従業員の費用負担が大きくなってしまいます。費用によっては通勤を断念せざるをえなくなる可能性もあります。
企業が通勤にかかる費用を支給することで、そのような金銭的な負担が軽減されるは大きなメリットです。
通勤費用の負担が軽減されることによって、従業員のモチベーションや満足度、定着率の向上につなげられます。
2. 求職者へのアピールポイントになる
求職者へのアピールポイントになるというのも、企業が従業員に通勤手当を支給するメリットです。
人材採用をおこなう際、求人に通勤手当を支給していることを盛り込むと求職者へのアピールになります。
通勤手当の支給がないとなると、応募を諦める人も出てくるかもしれません。そうなると優秀な人材を取り逃してしまうことになり、もったいないもの。
通勤手当を自分で負担しなくてよいというのは求職者にとってメリットとなるため求職者を集めやすくなり、人材獲得に役立つのです。
このように通勤手当の支給は従業員だけでなく企業側にとってもメリットがあるということを覚えておきましょう。
通勤手当は課税と非課税のどちらになる？
通勤手当は課税と非課税どちらの対象となるのかについても気になるところでしょう。
企業が支給する家族手当や住宅手当、残業手当などの手当てについては、給与所得の一部として原則支給額に応じた所得額が発生します。
しかしほかの手当てとは異なるのが通勤手当の特徴。通勤手当は一定額までは非課税となるのです。
国税庁が定めている、例外として給与所得に含まない非課税の手当ては以下のものとなります。
・通勤手当のうち一定金額以下のもの
・転勤や出張などのための旅費のうち通常必要と認められるもの
・宿直や日直の手当のうち一定金額以下のもの
ただし通勤手当は所得税法により、非課税となる上限額が決められている点に注意しましょう。
交通手段ごとに通勤手当の非課税限度額は異なるため、あらかじめ社内でルールをよく確認しておくことが大切です。
・参考サイト：No.2508 給与所得となるもの｜国税庁
【交通手段別】通勤手当の課税・非課税の範囲
通勤手当は一定の金額までは非課税になると先述しましたが、交通手段によってその限度額は異なります。この段落では、交通手段別に通勤手当の課税・非課税の範囲について詳しく解説していきます。
車や自転車などを利用して通勤する場合
車や自転車などで通勤をする場合、片道の通勤距離に応じて非課税限度額が決められています。
通勤手当の支給額が非課税限度額を超過する場合、超えた金額は「給与」としてみなされ、課税対象となります。
国税庁によって定められている「片道の通勤距離」と「1か月あたりの非課税限度額」は以下の通りです。
・2km未満……全額課税
・2km以上10km未満……4200円
・10km以上15km未満……7100円
・15km以上25km未満……1万2900円
・25km以上35km未満……1万8700円
・35km以上45km未満……2万4400円
・45km以上55km未満……2万8000円
・55km以上……3万1600円
たとえば車通勤で片道20kmの従業員に対して15000円の通勤手当を支給しているケースでは、非課税限度額が12900円のため、それを超過した2100円分が課税対象となります。
もし片道20kmで12900円未満の通勤手当を支給しているのであれば、通勤手当は非課税限度額内となるため、すべて非課税です。
なお自転車通勤の場合も距離によって非課税限度額が決められていて、金額は車通勤の場合と同じになります。
・参考サイト：No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当｜国税庁
電車やバスなどを利用して通勤する場合
電車やバスなどの交通機関を利用する場合、1か月あたりの非課税限度額は15万円と決められています。
月あたり15万円なら、一般的な通勤にかかる運賃はすべて非課税限度額におさまりそうですね。
なお非課税対象は「通勤のための運賃・時間・距離などの事情に照らして、最も経済的かつ合理的な経路および方法で通勤した場合の通勤定期券などの金額」と定められています。
合理的とみなされる通勤方法や金額には、新幹線の特別急行料金が含まれますが、グリーン券は含まれないという点に注意が必要です。
公共交通機関とあわせて車や自転車を使って通勤する場合は、「電車やバスなどの交通機関を利用する場合の1か月間の通勤定期券などの金額」「マイカーや自転車などを使って通勤する片道の距離で決まっている1か月あたりの非課税となる限度額」を合算した金額が非課税限度額となります。
合算というと限度額が高くなりそうですが、この場合も非課税限度額は15万円となるので注意しましょう。
・参考サイト：No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当｜国税庁
通勤手当の支給制度や規定を定めるときのポイント
通勤手当を支給する企業は、従業員にわかりやすいよう支給要件を明確に決めておくことが大切です。
下記の項目の基準やルールを決めておくとよいでしょう。
・支給の対象となる人
・支給対象の交通手段
・支給金額の算出方法
・通勤手当支給申請の方法
・支給方法 など
たとえば「自宅から勤務地までの距離が2km未満の場合、通勤手当は支給しない」「原則は電車などの公共交通機関を利用し、公共交通機関での通勤が困難な場合のみマイカー通勤などを認める」など明確なルールを決めておくようにしましょう。
途中入社や退職、休職期間などがある場合は、「出社日数に応じた日割り計算とする」などの記載もしておくと後々のトラブルを予防することができます。
なお法律による規定が存在しない通勤手当については、就業規則にルールを記載することも必須ではないため、賃金規定や通勤手当支給規定などによって定めておくのが無難です。
通勤手当の支給における注意点
通勤手当を支給する際には、トラブルを避けるために気を付けたいこともあります。そこでこの段落では、通勤手当の支給に関する注意点を解説していきます。
雇用形態による差をつけず公平に通勤手当を支給する
通勤手当の支給における注意点の一つが、雇用形態によって差をつけず公平に支給するということです。
前提として、通勤手当は職務の内容や配置変更の範囲に対して支給するものではありません。そのためアルバイトなどの従業員にも正社員と同じ支給が必要になります。
ただし従業員の出勤日数にあわせて支給条件を定めることには合理性があり、支給条件に相違があっても問題がないとみなされます。
合理的な理由がない状態で差をつけると、非正規の従業員が不満を持つ原因になるため注意しましょう。
従業員から不満が出ないよう、就業規則などで出勤日数に応じた支給条件を明確に設定しておくことが大切です。
・参考サイト：全文ガイドライン | 厚生労働省（PDF）
出張でかかった交通費は非課税となる
出張にかかった交通費に関しては非課税になるというのも通勤手当の支給における注意点の一つです。
出張における支払いは、予約者がお金を立て替えることが多いもの。会社が実費精算する場合は、所得税が非課税となります。社内規定に従って従業員に支給するようにしましょう。
明確に規定を定めるのがコツ！ 通勤手当の支給で働きやすい企業に
通勤手当は労働基準法で定められた手当てではなく、支給の有無については企業が自由に決められます。
なお一定額までは非課税となりますが、交通手段ごとに非課税限度額が異なるため注意が必要です。
今回ご紹介した内容を参考に、国税庁の公式サイトなどで正確な情報を確認することが重要となります。
後々のトラブルを防ぐためにも、明確な規定を定めた上で通勤手当を支給するようにしましょう。
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