こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
会社の経費を精算するために用いられる小口現金。小口現金は仕訳と帳簿への記入が必要になりますが、どのようにおこなうのかしっかり理解できているでしょうか。
そこで今回は経理担当者に向けて、「小口現金の意味や勘定科目、仕訳方法や効率的に管理する方法」を詳しく解説します。
小口現金とは？
小口現金とは、会社の経費精算のため、会社に備えておく少額の現金のことです。「手元に置いておく少額の現金」という点がポイントになります。
会社で扱うお金をすべて手元に置いておいたり会社の金庫に入れておいたりすることは、盗難や紛失など防犯面に問題があるため、銀行などで保管することが一般的です。
しかし手元にまったく現金がない状態だと、経費精算のたびに銀行でお金をおろさなければならない、金庫から現金を持ち出さなければならないなどの手間がかかってしまいます。
それだと管理が大変になる上、スムーズに経費精算ができず、急な経費が発生したときに困ってしまいますよね。
そこで多くの企業では急に経費が必要になったときにすぐ使えるよう銀行に預けず、一定の金額を小口現金として会社に用意しておき、経費精算の際に使っているのです。
また小口現金は一般的に「小口現金出納帳（すいとうちょう）」を使ってお金の流れを記録・管理することになります。
小口現金出納帳とは
小口現金は少額の現金であっても会社のために使用するお金なので、当然ながらきちんと管理することが求められます。そこで利用すると便利なのが小口現金出納帳です。
小口現金出納帳とは、小口現金の支払いの内容や補給について記帳する帳簿のことを指します。
担当者が経費支払いのたびに、そのやり取りの内容を詳しく記入して管理をおこなうのです。
複数の部署で別々に小口現金出納帳が管理されている場合は、一定期間ごとに経理部に提出しなければなりません。
小口現金出納帳に記録する内容は受入金額、日付、摘要、支払金額、支払内訳、残高などです。
紙の帳簿だけではなく、Excelや会計ソフトなどで管理するケースも多くあります。自社にとって使いやすいものを選ぶといいでしょう。
なお小口現金出納帳と似ている「現金出納帳」は、帳簿上の残高と実際の残高が同じかどうかを確認するための帳簿で、小口現金の集計後に経理担当者のみが記入をおこないます。その違いについても理解しておきましょう。
小口現金で使う勘定科目の種類
小口現金を仕訳する際は、勘定科目の「小口現金」を使います。小口現金は貸借対照表の「資産」に該当し、増加した場合は借方、減少した場合は貸方に仕訳することになります。
小口現金の処理でよく使われる勘定科目についても理解しておきましょう。小口現金を仕訳する際によく使われるのは次の勘定科目です。
・消耗品費……文房具代、コピー用紙代、封筒代、備品代など
・旅費交通費……電車代、バス代、タクシー代など
・水道光熱費……水道代、電気代、ガス代など
・通信費……切手代、電話代、インターネット代など
・雑費……来客へのお茶代、新聞代など
・修繕費……備品の修繕代など
上記の勘定科目については損益計算表の費用に分類されます。費用が増加した場合は借方、減少した場合は貸方に記入しましょう。
なお会社によって費用の勘定科目の名称は異なるため、規則を確認した上で仕訳することが必要です。
小口現金の補給方法
小口現金の補給方法には、大きく分けると「定額資金前渡制度（インプレストシステム）」と「随時補給制度」の2つがあります。それぞれどのようなものなのか、特徴を踏まえて詳しく紹介していきましょう。
定額資金前渡制度（インプレストシステム）
小口現金を補給するのに多くの企業が採用している運用方法が、「定額資金前渡制度（インプレストシステム）」です。
定額資金前渡制度は1週間や1か月など、会計担当者が一定期間で使った金額分のみを小口現金に補給するという方法。
毎回補給するのが決まった金額となるため、金銭管理しやすいことが特徴です。
基本的には小切手で渡され、それを小口現金の担当者が換金し、日々の細かい支出にその現金で対応します。使うたびに出納帳に記入し、一定の期間が終了した際に会計担当者へ報告をおこない、減少した分と同じ額の小切手をもらって補充していくという運用方法です。
随時補給制度
小口現金を補給する方法の2つめが、「随時補給制度」です。「不定額資金前渡法」と呼ばれることもあります。
随時補給制度は、一定の期間を決めず、必要なときに随時小口現金を補充する方法です。
小口現金がいくらかかるのか予測できない創業したばかりの企業などで採用されることが多い運用方法となります。
【4STEP】小口現金の仕訳方法
小口現金の仕訳は基本的に、「前渡しについて仕訳をする」→「小口現金の入出金の記録をする」→「小口現金係から受けた報告を仕訳する」→「小口現金補給について仕訳する」という4ステップでおこないます。
この段落では、基本となる小口現金の仕訳方法をステップごとに詳しく解説していきます。
1. 前渡しについて仕訳をする
ファーストステップとしておこなうのが、前渡しの際の仕訳です。経理や会計係が小口現金を小口現金担当者に渡すときに仕訳をおこないます。
具体的な前渡しの仕訳例を見ていきましょう。
【仕訳例】小口現金を当座預金から引き出し30万円用意した場合の仕訳方法は以下となります。
・借方：小口現金30万円
・貸方：当座預金30万円
資産の小口現金は増加したため借方、資産の当座預金は減少したため貸方という仕訳になるのです。
2. 小口現金の入出金の記録をする
続いて小口現金の入出金について記録をおこないます。
各部署で小口現金担当者が小口現金を使い費用を精算した場合、入出金をその都度小口現金出納帳に記入することになります。
何の費用にいくら使ったのかがわかるように記録することで、経理担当者の負担を軽減することが可能です。
小口現金出納帳には、使用した日付、科目（支払内訳）、支出金額（支払金額）、収入金額、残高を記入しましょう。
3. 小口現金係から受けた報告を仕訳する
会社の規定で決められたタイミングで、各部署の小口現金担当者は小口現金を精算し、金額を経理担当者に報告する必要があります。
報告を受けた経理担当者は報告内容を仕訳します。具体的な仕訳例を見ていきましょう。
【仕訳例】小口現金6万円分（消耗品費1万円、旅費交通費2万円、水道光熱費2万円、通信費5000円、雑費5000円）を出金したという報告を受けた場合、以下のように仕訳をおこないます。
・借方：消耗品費1万円、旅費交通費2万円、水道光熱費2万円、通信費5000円、雑費5000円
・貸方：小口現金6万円
消耗品費や旅費交通費などの費用が増加したため借方に仕訳、資産の小口現金が減少したため貸方に仕訳しています。
4. 小口現金補給について仕訳する
最後に小口現金の補給の仕訳について見ていきましょう。
小口現金の出金を何度もおこなうと小口現金担当者の手元から現金がなくなり、補給が必要になります。
前渡しのときと同じく、資産の小口現金が増加したときは借方、資産の当座預金が減少した場合は貸方に仕訳をおこないます。
具体的な小口現金補給の仕訳例は以下の通りです。
【仕訳例】小口現金を6万円補給した場合の仕訳方
・借方：小口現金6万円
・貸方：当座預金6万円
小口現金の問題点とは？
小口現金は従業員が立て替えた経費を速やかに精算できる方法ではありますが、企業にとって問題点となることもあります。そこでこの段落では具体的な小口現金のデメリットを紹介していきます。
残高照合の手間がかかる
小口現金の問題点の一つが、残高照合の手間がかかるということです。
小口現金の残高と現金出納帳は、相違がないか確認するため毎日照合することが基本になります。
照合は退勤前におこなうことが一般的ですが、金額が合わない場合は調査をしなくてはなりません。そのため金額が合わないと残業が発生する原因になるのです。
毎日照合するための時間や手間がかかること、金額が合わなければ合うまで調査することになって残業が発生する可能性があるなど、従業員に負担がかかることになります。
決済はスピーディーになるものの、その分残業が発生してしまったらあまり意味がなくなってしまうでしょう。
また手間という点では、経理担当者はさらに小口現金出納帳の内容を現金出納帳へ転記しなくてはなりません。
小口現金出納帳と現金出納帳という2種類の帳簿に記載しなくてはならないこと、支払い内容を調べて仕訳しなくてはならないことも余計な工数となり、デメリットといえるでしょう。
現金の紛失や盗難が起きるおそれがある
小口現金の問題点として、現金の紛失や盗難が起きるおそれがあるということも挙げられます。
小口現金は担当者が管理するものですが、人の手によって管理している以上、どうしても紛失や盗難のリスクは避けられません。
担当者が一人で管理している場合は簡単に横領してしまうこともできますし、チェック不足によって紛失してしまうリスクもあるのです。
もちろん故意ではなくても、渡す金額を間違えてしまう、小銭を落としてしまうなどといったミスが生じる可能性も十分にあります。
担当者はこういったリスクも踏まえて管理をしなければならないため、ストレスにもなるでしょう。
小口現金を廃止して仕訳・精算の負担を減らす方法
小口現金は精算処理などに関して労力がかかりやすいという問題点があることがわかったと思います。そこでこの段落では、小口現金を廃止して仕訳や精算の負担を減らす方法を詳しく紹介していきます。
法人クレジットカードを使いキャッシュレス化する
小口現金を廃止して仕訳・精算の負担を減らすには、法人クレジットカードを使ってキャッシュレス化するという方法が有効になります。
経費の支払いについては従業員に法人クレジットカードを渡して、それを使ってもらうという方法です。
備品の購入や通信費の精算、郵送代など経費の支払いをキャッシュレス化することによって従業員の立て替えをなくすことができるため精算の頻度が減り、小口現金の管理が楽になります。
ただし法人クレジットカードを持たせるということには従業員の不正利用リスクがあるため、使用上限額を設定するなどの工夫をするようにしましょう。
経費精算システムや会計ソフトを活用する
小口現金を廃止して仕訳・精算の負担を減らすには、経費精算システムや会計ソフトを使い、立替経費や法人クレジットカードなどを精算するというのもおすすめの方法です。
手書きで小口現金を管理している場合、経費精算システムを使えば、従業員への振込や取引先への支払い、仮払金の支給など経費精算における工程を自動化でき、業務効率化に役立ちます。
作業の効率化ができるだけでなく、人為的なミスも軽減できる点もメリットです。
法人クレジットカードによる決済と組み合わせて運用すれば、小口現金を廃止することができます。
経理業務自体を楽にするなら代行サービスの利用もおすすめ
そもそも自社に経理担当者がいない、小口現金を廃止したいけれど経費精算システムや会計ソフトを使いこなす自信がない、面倒などの場合は代行サービスの利用もおすすめです。
中には、利用した法人クレジットカードの情報を共有するだけで会計システムに仕訳計上できるサービスもあります。
代行サービスを利用すれば小口現金を廃止できるほか、外注により面倒な経費精算やルーティンワークを経理のプロに任せることが可能です。
煩雑なバックオフィス業務から開放され、コア業務に集中することもできるため業務の効率化が図れます。
小口現金は正しい仕訳が大事！ 知識を身につけて正しく記帳しよう
小口現金は正しく仕訳し、現金との差異を出さないことが重要です。そして小口現金出納帳でお金の流れをしっかり把握しましょう。
小口現金の仕訳や経理業務の負担が大きい場合は、小口現金を廃止して法人クレジットカードや経費精算システム、代行サービスなどを使うのもおすすめです。
便利なサービスを活用して、小口現金の管理を効率化させましょう。
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