こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
従業員を採用すると、入社手続きにさまざまな書類が必要になります。
企業側が用意すべき書類も多いですが、従業員に提出してもらわなければならない書類も多く、採用担当者の手間もかかりがちです。
とはいえ大切な書類となるため、抜けがないよう事前に必要な書類の種類や提出期限などを把握しておき、スムーズに対応できるようにしておくことが求められます。
そこで今回は、「入社手続きに必要な書類の種類や注意が必要なポイント」を詳しく解説します。
入社に際して会社が用意する書類
新しい従業員が入社する際には、採用通知書や雇用契約書などの書類を用意して渡さなければなりません。この段落では、会社が用意する書類の種類について詳しく解説していきます。
採用通知書
入社に際して会社が用意する書類の1つに、採用通知書があります。
採用通知書とは、会社が応募者に対して、雇用するという意思表示をした証拠となる書面です。入社に対する感謝を示す意味も持っています。
採用通知書の様式や記載事項、発行する時期などは会社の裁量によります。
ただし発行義務のある書類ではありません。口頭で伝えることも可能ですし、メールで内定したことを連絡するという方法も可能です。
なお書面で発行する場合の記載事項は、応募の御礼、採用内定の通知、入社日（未定の場合は、別途連絡することを記載）、問い合わせ先などとなります。
また書面で発行する際には、採用通知書と一緒に後述する入社承諾書と契約書を同封しておくのもよいでしょう。あわせて返信用封筒も同封しておくと、その後の対応もスムーズに進みます。
入社承諾書
入社に際して会社が用意する書類の1つとして、入社承諾書も挙げられます。
入社承諾書とは、採用内定者の入社意思を確認するために必要な書類です。会社側からの採用連絡に対して、採用内定者側がそれを受諾するのかどうかを知らせるものとなります。
送付した入社承諾書が返送、提出されることによって、内定者に入社意思があることを確認できます。
ただし、こちらの書類に関しても発行が義務付けられているわけではないため、入社承諾書を作成しないことも可能です。
また入社承諾書の提出により、内定者がその会社に入社することを約束したとみなすことができますが、法的拘束力はありません。
入社承諾書が返送、提出された後で内定を辞退されたとしても、法律違反にはならないのです。
入社承諾書の書式や記載方法はさまざまですが、入社意思があるか、必要な書類を期限内に提出できるか、提出した書類に虚偽がないかといった項目を記載する企業が多くなっています。
誓約書
入社の際に会社が用意する書類の1つとして、誓約書も挙げられます。
誓約書とは、相手に守ってもらいたい約束事を明文化した文書です。
こちらも作成が義務付けられている書類ではないため、発行しなくても問題ありませんが、入社誓約書の場合は、就業規則に対する包括的同意を得るために提出を求める企業が多くなっています。
なお誓約書は、誓約する側のみ拘束される書類です。入社時に就業規則を周知し、誓約書を提出してもらうことにより、後から従業員が「そんなことは知らなかった」「会社が勝手に決めたことだ」などと主張して適用を逃れるのを防げます。
ただし民法第90条により、公序良俗に違反する誓約書は無効となるため注意。労働基準法などに違反する場合も無効となります。
誓約書に記載する事項は、就業規則に関すること、履歴書の記載事項に関すること、秘密保持や損害賠償に関することなどで、記名捺印欄を設けるようにしましょう。誓約書は誓約する側のみ記名押印が必要です。
労働条件通知書
労働条件通知書も、入社に際して会社が用意する書類の1つとなります。
労働条件通知書とは、会社が労働者と労働契約を結ぶ際に交付することが義務付けられている書面です。
労働契約を結ぶ際には、会社は労働者に対して、必ず労働条件に関する事項を通知しなければならないと、労働基準法第15条によって定められています。
通知が必要な事項は、労働契約の期間、就業場所、業務内容、始業と終業の時刻、休憩時間、休日や休暇に関する事項、賃金の計算方法、賃金の締日や支払日、解雇やその対象に関する事項などです。
これらの事項を書面もしくは電磁的方法で送付することが義務付けられています。
なお会社によって作成時期は異なりますが、入社承諾書、誓約書の提出を受けてから作成、送付するのが一般的です。とはいえ中には、入社式当日に渡して提出させる会社もあります。
いずれにしても、従業員に安心してもらうためにできるだけ早く作成・送付するようにしましょう。
労働条件通知書のフォーマットは、厚生労働省のWebサイトからダウンロード可能です。
・一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型） | 厚生労働省（PDF）
雇用契約書
雇用契約書も、入社に際して会社が用意する書類の1つです。
雇用契約書とは、雇用契約の内容が、労使間で合意されたことを証明する書類のこと。「労働契約書」とも呼ばれています。
詳細な労働条件について記載した上で、記載内容を会社と従業員の両者が確認。両者が署名捺印したものを保管します。
雇用契約書は、作成が義務付けられている書類ではありませんが、労使間のトラブルを防ぐ目的で作成することが多いです。
なお作成が義務付けられている労働条件通知書と雇用契約書の記載事項は重複しているため、2つの書類を兼用し、「労働条件通知書兼雇用契約書」という形で発行することも可能となっています。
ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類7つ
入社に際にしては、従業員側から会社へ提出しなければならない書類も多くあります。そこでこの段落では、ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類の種類7つについて、用途を含めてそれぞれ詳しく解説していきます。
年金手帳
ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類の1つが、年金手帳です。
年金手帳は、厚生年金の加入手続きをするために必要なもの。会社が給与から年金保険料を天引きして一括納付するため、提出が必要になります。
通常、年金手帳の保管は本人が個人でおこないますが、企業に属している場合は基本的に会社が保管をおこない、退職時に返還するというケースが多いです。
転職の場合は、前職場から返却してもらった上で新しい職場に提出します。
もしも紛失してしまった場合には、社会保険事務局で再発行が可能です。直接本人が年金事務所に出向いて手続きをすれば即日発行してもらえますが、郵送や電子申請の場合は再発行に数週間～1か月ほどかかるため注意しましょう。
なお年金手帳を本人が保管するという方法をとっている会社は、年金手帳のコピーを提出してもらうことになります。
源泉徴収票
源泉徴収票も、ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類の1つ。
源泉徴収票は、1年間に会社が支払った給与や賞与の金額、納税した所得税の金額などが記載された書類です。
年内に転職した場合、転職先で年末調整をおこなってもらうために必要となります。そのため転職の場合は、転職する本人が前職場から退職時に受け取る必要があります。受け取っていない場合は、前職場に発行を申請しましょう。
年末に退職して、翌年に新しい会社へ入社するという場合は提出不要です。
新卒入社の場合でも、それまでアルバイトなどで収入を得ていて、アルバイト先から源泉徴収票が発行されている場合は提出が必要となります。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証についても、ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類の1つ。
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類です。
中途入社の場合は、年金手帳と同様、入社する本人が前職場を退職する際に受け取り、新しい職場に提出することになります。
新卒入社の場合、入社前には雇用保険被保険者証がないため、提出の必要はありません。入社した会社で加入手続きをおこなってもらうことになります。
もしも雇用保険被保険者証を紛失してしまった場合は、居住地を管轄するハローワークで再発行してもらう必要があります。
給与振込届出書
給与振込届出書についても、ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類の1つとなります。
給与振込届出書は、給与振込に用いる口座を届け出る書類です。会社が用紙を準備し、入社する本人に必要事項を記載してもらいます。会社によっては別の名前の書類となることもありますが、用途は同じです。
また給与振込届出書の代わりに、銀行通帳のコピー（支店名と口座名義人、口座番号などを記載したページのコピー）を提出するように求めることもできます。
給与が手渡しの場合は、銀行口座を届け出る必要がないため、給与振込届出書の提出は不要です。
給与振込届出書の押印欄は、銀行の届出印と同じものでなくても構いませんが、シャチハタ印は不可となるため注意しましょう。
扶養控除等申告書
扶養控除等申告書も、ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類の1つです。
扶養控除等申告書は、正式には「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」といいます。これは社会保険や所得税の算出・手続きをおこなうために必要な書類です。
この書類を提出することによって、所得税の源泉徴収や年末調整の対象になることができます。
扶養控除等申告書は新卒入社、中途入社を問わず、全従業員の提出が必要です。扶養家族や配偶者がいなくても提出する必要がある点に注意しましょう。
なお扶養控除等申告書は会社から渡されるので、自分で用意する必要はありません。会社から渡されたら必要事項を記入・捺印して提出します。捺印は認印で問題ありません。
健康保険被扶養者異動届
健康保険被扶養者異動届についても、ほとんどの会社が入社の際に提出を求める書類の1つです。
健康保険被扶養者異動届は、被扶養家族の変更を申請する書類。結婚、出産、死亡などによって従業員の扶養家族に変更があったときに、会社が社会保険事務所や健康保険組合に提出する必要があります。
入社時には、健康保険や厚生年金保険に被扶養家族を加入させる手続きに使用します。扶養家族を健康保険や厚生年金保険に入れる従業員のみ提出が必要です。扶養義務がある家族のいない従業員は提出する必要がありません。
健康保険被扶養者異動届のフォーマットは会社が用意して渡すことになるため、受け取った従業員は必要事項に記入・捺印して提出します。捺印は認印で問題ありません。
なお同居、別居を問わず被扶養家族となる親族と、同一世帯で同居が条件となる親族があるため、注意が必要です。続柄の要件を満たしていたとしても、収入要件を満たしていない場合は被扶養家族とはならない点にも注意しましょう。
マイナンバーに関する書類
マイナンバーに関する書類も、ほとんどの企業が入社の際に提出を求める書類の1つです。
マイナンバーは住民票を有する人全員に割り当てられた12桁の番号。入社時には、健康保険、厚生年金、雇用保険の手続きに本人のマイナンバーが必要となります。年末調整など、税金関係の手続きにも用いられます。
マイナンバーカードを取得している場合は、マイナンバーカードの両面をコピーして提出してもらうことになります。
マイナンバーカードを取得していない場合は、2種類の書類を組み合わせて、番号確認と本人確認をおこないます。
番号確認は通知カードやマイナンバーが記載された住民票、本人確認は運転免許証やパスポートなど顔写真付きの身分証明書でおこなうことが可能です。番号確認と本人確認ができるように、それぞれコピーしたものを提出してもらいます。
・参考サイト：マイナンバー制度とマイナンバーカード｜マイナンバー制度 | 総務省
会社によっては入社時に提出を求めることがある書類6つ
続いて、会社によっては入社時に提出を求めることがある書類の種類について、その用途を含めて一つひとつ詳しく解説していきます。
健康診断書
会社によっては入社時に提出を求めることがある書類の1つとして、健康診断書が挙げられます。
健康診断書は、会社が従業員の健康状態を把握するために必要な書類です。
「労働安全衛生規則第43条」の規定により、会社は労働者を雇い入れた際に健康診断をおこなうことが義務付けられており、雇入れ時の健康診断は必要項目が定められています。会社の義務でおこなうため、基本的には健康診断の費用は会社が負担することとなります。
なお入社前3か月以内の健康診断結果を提出してもらうことで、雇入れ時の健康診断と替えることが可能です。
ただし先述した通り、雇入れ時の健康診断では必要項目が定められているため、必要な項目が抜けていないか確認する必要があります。
・参考サイト：定期健康診断について | 厚生労働省 栃木労働局（PDF）
従業員調書
従業員調書についても、会社によっては入社時に提出を求めることがある書類の1つです。
従業員調書とは、従業員の家族構成など、個人情報が記載された人事管理の基本資料のこと。従業員のデータ管理に役立ちます。
ただし昨今は従業員調書の提出を求める企業が少なくなっているのも事実。提出物の量を減らし、手続きの簡素化を図る企業が増えているため、提出不要とする企業も多いのです。
また家族構成などの情報は履歴書にも記載されているため、従業員調書の提出を求めず、履歴書で代替するケースが多くなっています。
そのため省略しても差し支えない書類といえるでしょう。
住民票記載事項証明書
住民票記載事項証明書も、会社によっては入社時に提出を求めることがある書類の1つとなります。
住民票記載事項証明書とは、住民票の写しを簡略化した書類のことです。
履歴書に記載されている住所に実際に住んでいるかを確認するために提出を求める書類となります。また住民税の支払い手続きをおこなうために必要です。
住民票記載事項証明書は、証明を要する本人が会社指定の用紙に必要事項を記入した上で、役所の窓口に持って行きます。住民票の内容と相違がないことが確認できたら、役所のハンコを押してもらえるという仕組みです。
役所の窓口には住民票記載事項証明書の用紙のほかに、印鑑（認印でもよい）と本人確認書類を持参する必要があります。さらに証明書の発行には手数料がかかるという点にも注意が必要です。
現住所を確認するのは住民票でも可能ですが、個人情報保護の観点によって、必要となる部分の情報だけを確認するために住民票記載事項証明書を利用する会社が少なくありません。
身元保証書
身元保証書も、会社によっては入社時に提出を求めることがある書類の1つ。
身元保証書は、入社後に損害賠償責任が発生した際、連帯保証人が本人と連帯して賠償責任を負うことを会社に約束する書類です。
入社する本人が問題のない人物であることを証明するとともに、もし会社が損害を被った場合は金銭補償を得られるように提出を求めます。
身元保証書を提出させることによって、従業員本人に責任を自覚させる目的もあります。また本人と連絡が取れなくなった場合の緊急連絡先を確認する目的でも用いられています。
身元保証書には、身元保証人の署名と押印が必要です。身元保証書と共に、印鑑証明書の提出を求める場合、身元保証人は実印の押印が必要となります。
なお身元保証人は一般的に2人必要です。誰でもいいわけではなく、本人との関係性が異なる2人を保証人とすること、一定の条件を満たした人でなければならないなど、ルールを定めている企業が多くなっています。
卒業証明書
卒業証明書も、会社によっては入社時に提出を求めることがある書類の1つです。
卒業証明書は、履歴書などに記載した学歴が正しいことを証明する書類となります。卒業証書のコピーなどを証明書として提出するのが一般的です。
通常、中途入社で卒業証明書の提出を求めることはありません。新卒者や第二新卒の場合、必要に応じて提出を求める会社があります。
なお新卒者の場合は、まだ卒業していないので、「卒業見込み証明書」の提出となります。
卒業証書を紛失してコピーできない場合には、卒業校に問い合わせれば証明書を発行してもらうことが可能です。
免許・資格関連の証明
免許・資格関連の証明についても、会社によっては入社時に提出を求めることがある書類の1つとなります。
免許・資格関連の証明は、業務に必要な免許や資格を有していることを証明する書類です。
職種や業務によっては、一定の技能や知識を有していることが採用の条件となります。その技能や知識を有していることを証明するのが、免許・資格関連の証明書です。
また免許や資格がなくても就くことができる職種であっても、資格手当が支払われる場合は、本当に資格を取得していることを確認するために必要となります。
たとえば長距離ドライバーの場合であれば、無事故・無違反証明書が必要になるケースが多いです。医療関係従事者であれば、それぞれの免許証が必要です。通訳など英語関連の職種であれば、TOEICの点数が記載された書類の提出を求められることが多いでしょう。
提出期限までに書類が揃わないときは？
提出する書類の中には、すぐに用意ができず、期限までに提出できないものもあるかもしれません。
提出すべき書類が揃わず入社手続きが遅れている場合は、従業員に早めに声をかける必要があります。その際、書類の準備ができていないのか、必要書類を紛失してしまったのかを確認するようにしましょう。
準備が遅れている場合は、すぐに対応するように促します。源泉徴収票が前職場から届いていない場合は、前職場に発行を依頼し、用意でき次第送付するように伝えましょう。
書類を紛失してしまった場合、再発行が可能な書類であれば再発行の手続きをし、用意でき次第送付するように伝えます。
なお再発行が可能な書類は、年金手帳、雇用保険被保険者証、源泉徴収票、健康診断書です。
年金手帳や雇用保険被保険者証は、本人が年金事務所や居住地を管轄するハローワークに直接出向くことによって、即日発行してもらえます。源泉徴収票や健康診断書は再発行に2週間程度かかるため注意が必要です。
従業員の手続きが遅れていると感じたら、早めに声をかけることが大事になります。
入社書類のやり取りは紙よりも電子化が便利
紙の書類を郵送し、署名捺印の上返送してもらう場合、作業工程が多く、手間と時間がかかります。
そこでおすすめなのが電子化すること。書類を電子化することで、書類作成や管理の手間が大幅に軽減されます。
書面として交付することが義務付けられていた労働条件通知書も、2019年4月以降は電子メールなどで通知することが可能になりました。これにより、書面でのやり取りが義務付けられているものがなくなったのです。
書面でのやり取りの場合、戻ってきた書類が正しく記入されているか確認し、間違っているものは訂正を依頼、再度郵送し送り返してもらう必要もあります。
しかし電子化すれば、Web上での訂正が可能なため、すべてのやり取りがスピーディーになります。
社会保険や雇用保険など提出期限が定められている書類の処理を優先しておこなう必要がありますが、入社手続きを電子化すれば、社会保険や労働保険などの手続きも電子申請でき、役所へ出向く必要がなくなるのです。
まだ紙の書類で対応している場合は、メリットの多い電子化を検討してみましょう。
入社手続きの効率化を図ろう
入社手続きは必要な書類の種類が多く、作成したり発送したりするのに手間がかかるのはもちろん、提出された書類を確認するのにも手間がかかります。
作業の効率化を図るためには、電子化したり、業務をプロに任せたりすることも大事です。
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