こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。

ペーパーレス化が進む中で、ビジネスシーンに浸透しつつあるのが電子名刺（デジタル名刺）です。

従来の紙の名刺から電子名刺に切り替えたいが、どのように活用するのかわからない、どうやって作成すればいいのかわからないという方も少なくないでしょう。

そこで今回は、「電子名刺の概要や仕組み、注目されている理由や作成方法、メリットやデメリット、注意点」などを網羅的に詳しく解説します。

電子名刺（デジタル名刺）とは

電子名刺は「デジタル名刺」「オンライン名刺」とも呼ばれるもので、デジタル化・電子データ化された名刺のことを指します。

情報を紙に印刷した従来の名刺とは異なり、情報をデータ化してオンラインで送受信できることが特徴です。また物理的な形がないことが従来の名刺との大きな違いといえます。

データ化されているため、オンライン上での商談やミーティングなどの際にも簡単にプロフィール交換が可能。対面で会えない際にも便利です。

電子名刺（デジタル名刺）の仕組み

一般的には名刺管理システムやアプリ、クラウドサービスなどのサービスを利用し、QRコードやURLを通じて名刺情報を交換するものを電子名刺といいます。

ただし名刺情報をPDF化したものや、紙の名刺をスマホで撮影したものなどもデジタル名刺に含まれます。

使い方としては、まずシステム上に自身の名刺情報を登録しておきます。それを相手に共有して、QRコードの読み取りやURLへのアクセスをしてもらうことで、名刺交換をおこなえる仕組みです。

QRコードの共有方法として、Web会議ツールの背景画面に表示させればスマートフォンやタブレットで相手に読み取ってもらうことができます。URLでの共有であれば、Web会議ツール上はもちろん、メールやチャットでも送信可能です。

PDFやJPGファイルの場合は、メールやチャットに添付することで名刺交換ができます。

電子名刺（デジタル名刺）が注目されている理由

近年、電子名刺が注目を集めるようになりました。その主な理由として、2つのことが挙げられます。

1つめの理由は、リモートワークやテレワークが浸透したからというものです。

コロナ禍や働き方改革によって、出社したり対面で商談したりといった機会が減り、ビジネスの主戦場はオンライン上へと切り替わりました。そこでオンライン上にて非接触で名刺交換できるデジタル名刺の需要が増加したのです。

2つめの理由は、DX化やペーパーレス化が進んだからというもの。

社会全体がデジタルに移行しており、企業活動を改善しようという動きも活発化しています。その流れで名刺もペーパーレス化が進み、需要が増えているのです。

電子名刺（デジタル名刺）の作成方法

電子名刺は専用のアプリやシステムの利用登録をおこない、作成することが一般的です。

氏名や会社名、連絡先など名刺に必要な情報を入力すれば、アプリやシステム上で名刺情報を作成することができます。

名刺を作成するには無料と有料のサービスがあり、有料の電子名刺サービスはより機能が豊富な傾向にあります。

たとえば交換した名刺を既存の顧客管理システムとひも付けることなどが可能。名刺情報を簡単にリスト化することもでき、データ連携によって日々の営業活動やマーケティングに生かすことができます。その結果、より質の高いサービスを提供できるようになるのです。

個人で電子名刺を作成したい場合や、試しにどんなものか使ってみたいという場合には、まずは無料のサービスを利用してみるのもいいでしょう。

電子名刺（デジタル名刺）を活用する6つのメリット

電子名刺を活用することで、さまざまなメリットがあります。電子名刺の活用を考えている方に向けて、そのメリットを6つ紹介していきます。

1. 名刺を忘れたり在庫を切らしたりする心配がない

従来の紙の名刺の場合、大切な打ち合わせや商談へ行くときに持参するのを忘れてしまうというリスクがありますが、電子名刺であればその心配がありません。

また紙の名刺の場合、「思いのほか先方の人数が多く、名刺を切らしてしまった」といったこともあるでしょう。名刺を切らさないためにも常に十分な量の補充が必要になりますが、電子名刺ならそもそも物理的な形がないため、名刺を切らすといった心配がありません。

電子名刺はスマホやパソコンなどのデジタル機器に情報を保存しておけば、いつでも相手が何人であっても問題なく名刺交換が可能です。

このように、うっかり名刺を忘れたり、在庫を切らしたりする心配がなくなるのは大きなメリットといえます。

2. 名刺の作成や情報更新が簡単にできる

企業に勤めていると、部署の異動や役職変更などによって、名刺の情報が変わることもよくあります。

紙の名刺は情報を更新するたびに印刷業者に発注しなくてはならないため、手間や手元に届くまでの時間がかかるのが困る点ですが、電子名刺はデータを上書きするだけで済むため簡単です。手間も時間もかからず、更新したらすぐに新しい名刺を利用できます。

そのため新しく名刺を作成したり、更新したりする際の手間や時間を削減できるというのがメリットです。

また古い名刺を処分したり保管したりする必要もありませんし、名刺入れの用意も必要ありません。

3. 名刺の印刷コストを削減できる

紙の名刺の場合、自分で作るにしろ専門業者に依頼するにしろ、印刷コストがかかります。使用する紙や両面カラー印刷などにこだわろうとすれば、よりコストがかかってしまいます。

在庫が減ったり部署名などに変更があったりすれば、また印刷コストがかかるのも紙の名刺ならではです。

その点、電子名刺は印刷のコストがかからないのがメリット。物理的な形がないため在庫が減ることもなく、その後名刺を補充するための費用も発生しません。

さらに受け取った名刺の保管についても、紙の場合は保管コストがかかってしまいますが、電子名刺ならどれだけの量があっても保管コストがかからないというのもポイントです。

4. オンライン上でも名刺交換ができる

電子名刺はオンライン上で送受信するだけでお互いの名刺情報をスムーズに交換できるというのも大きなメリットです。

電子名刺が注目されている理由の一つとして、「ビジネスの主戦場がオンライン上へと切り替わった」と先述しましたが、全国の相手と名刺情報をオンライン上でやり取りできるということは、企業にとっての強みとなります。

電子名刺なら、オンラインでの打ち合わせや商談などの場面でも素早く名刺交換が可能。事前に名刺情報を交換しておき、その後の商談や打ち合わせをスムーズに進めることもできます。

対面での名刺交換で意識しなければならない、形式化された名刺交換のマナーも不要です。

5. もらった名刺の情報を社内で共有できる

名刺はもともと先方の情報が記載されており、会社にとって大切な資産です。

しかし紙の名刺は社内で情報を共有することが大変で、手間がかかりがち。そのためどうしても「この企業は〇〇さんの担当」などと属人化されてしまいやすく、ほかの社員が情報にアクセスしにくいことも。

その点、電子名刺は情報がデータとして残るため、社内での情報共有をスムーズにおこなうことが可能です。

たとえばある社員が外出先で商談に向かう前、相手企業の社員と面識のある社員が自社にいるかどうかを調べたり、過去に名刺交換の経験があるかどうかを調べたりすることもできます。

名刺管理システムを使えば、検索も簡単。別部署でもデータを確認・利用でき、社内全体での人脈形成や業務の効率化に役立ちます。

6. 情報漏えいのリスクが低下する

名刺には個人情報が記載されているため、慎重な管理が求められます。個人情報の流出は会社の信用にも関わるため、避けたいものです。

紙の名刺は枚数が増えていくと管理の手間がかかり、紛失による情報漏えいリスクもあります。外出先でうっかり落としてしまうという可能性もあるでしょう。

その点、電子名刺は名刺情報をデータで一元管理でき、情報漏えいのリスクを下げられるのもメリット。

名刺管理ソフトやシステムを導入すれば、名刺の管理や検索が楽になりますし、ログ管理などによって不正利用を抑制し、セキュリティ対策もできます。

電子名刺（デジタル名刺）を活用するデメリット

電子名刺にはメリットが多い一方で、デメリットもあります。デメリットについてもしっかり把握した上で利用を検討できるよう、この段落では電子名刺を活用する主なデメリットについて紹介します。

相手が電子名刺（デジタル名刺）を使っていない可能性がある

電子名刺が便利だからといって、誰に対しても使えるものではありません。電子名刺が注目されていることは事実ですが、まだまだ広く浸透しているとはいえず、相手が使っていなければ電子名刺でプロフィール交換はできないのです。

人によってはデジタル化された名刺に情緒を感じられず、抵抗感を持つケースもあるかもしれません。紙の名刺を大切に使っている人も少なくないのです。

また電子名刺は新しいサービスのため、使っているのが当たり前というような態度を取ると、相手を不快な気分にさせるおそれがあるため注意が必要。

電子名刺に抵抗感を持つ人にも対応できるよう、TPOによって紙の名刺と使い分けをすると良いでしょう。

ネットワークや電池がない環境だと名刺交換ができない場合がある

電子名刺はスマホやパソコンなどのデジタル機器を用いて名刺交換をおこなうものです。

そのため外出先で機器の電池切れが起きたり、ネットワークが利用できない環境だったりすると、デジタル名刺の交換ができない場合があります。

またサービス提供会社のシステム障害が発生した際には影響を受けることになり、突然電子名刺が使えないという状況に陥ることも。

こうしたネットワークや電池といったデジタル機器を使用する名刺ならではのデメリットがある点も意識しなければなりません。

名刺のフォーマットが定まっていない

電子名刺を交換するという文化は、残念ながらまだそこまで浸透していません。そのため形式や規格などが確立していない状態であり、それがデメリットともいえます。

相手と自分が別の電子名刺サービスを利用している場合はフォーマットが合わず、名刺交換にひと手間かかる可能性があるというのも注意したいポイント。

まだ一般化しておらず、手探りの状態でもあるため、電子名刺に頼りすぎるのは避けたほうがいいでしょう。

電子名刺（デジタル名刺）を利用するときの注意点

電子名刺のメリットとデメリットを把握した上で、利用を検討している方に向けて、電子名刺を利用する際の注意点を2つ紹介します。

有料サービスを利用する場合は費用がかかる

電子名刺にすることで紙の名刺にかかっていた印刷コストは削減できますが、有料のシステムやアプリなどを使うと利用料や運用コストが発生する点に注意が必要です。

利用するサービスによってもかかる費用は異なり、月額課金や従量課金を組み合わせたものなどがあるので、複数のサービスを比較して自社に合ったものを選択しましょう。

現在、電子名刺を利用していないことによってどれくらいの機会損失があるのか、有料サービスを導入した場合にどれくらいの業務時間が削減できるのかなども含め、投資対効果を考えて導入を検討することも大切です。

慣れないうちは名刺交換時にもたつく可能性がある

従来の紙の名刺の場合、相手に会ったときにすぐ挨拶代わりに名刺交換をするマナーさえ押さえておけば、簡単に交換が済みます。

しかし電子名刺はデジタル機器を通じて交換をおこなうため、操作ミスなどによってスムーズに交換できない可能性がある点にも注意が必要です。

円滑に交換できるよう、先方に声をかけるタイミングやデバイスの充電状態などを確認しておくようにしましょう。

また万が一のトラブル発生により電子名刺が利用できなくなった場合に備えて、紙の名刺も携帯しておくと良いです。

利便性の高い電子名刺（デジタル名刺）を活用して業務効率化を

デジタル化の影響により、名刺の在り方も従来の紙から電子データに変わりつつある昨今。電子名刺の活用によって、顧客管理や業務の効率化につなげることが可能です。

ただし電子名刺をすべての人が利用しているわけではないため、先方に合わせて状況を見つつ、従来の紙の名刺と併用しながら電子名刺をうまく活用してみてはいかがでしょうか。

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