こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
金銭のやり取りを証明する領収書に印鑑を押すのは一般的なことです。しかし受け取った領収書に印鑑がなかったということもあるでしょう。
実は印鑑がなくても領収書の効力はなくなりません。ではなぜ印鑑を押さなくても領収書としての効力はなくならないのに、印鑑を押す場合もあるのでしょうか？
そこで今回は、「領収書に印鑑が必須ではない理由、印鑑を押すメリット、気をつけるポイント」などについて詳しく解説します。
領収書に印鑑が必須ではない理由
領収書には印鑑が必須ではないと冒頭でお伝えしましたが、その理由について解説していきましょう。
まず印鑑は法律上、領収書の必須項目として定められていません。
領収書の目的は、金銭のやり取りがいつ、誰から誰へ、どのような用途で、どのぐらいの金額が発生したのかを確認すること。支出を経費として処理したり、仕入税額控除を受けたりするのに必要となります。
つまり領収書に必要な記載項目は、領収書の宛名、作成者、日付、金額、領収書の但し書きになります。この条件さえ満たせば、経費として認められる情報などがわかるため、税法上は印鑑がなくても領収書として有効になるのです。
同じ理由から、印鑑を押していないコンビニのレシートも領収書の代わりになっています。ただしレシートに関しては宛名がない分、領収書に比べると証明度は低くなるということも覚えておきましょう。
また押印がなくても領収書は法律上問題ありませんが、会社の規約で印鑑がない領収書について認められないケースはあります。会社員が経費精算する際には、自社の規約に気をつけなくてはなりません。
領収書に印鑑を押すメリット
税法上、印鑑は領収書の必須項目ではないものの、押印してあるケースが一般的。それは、押してあったほうがいろいろとメリットになることがあるからです。では領収書に印鑑を押すとどのようなメリットがあるのでしょうか？ この段落では、領収書に印鑑を押すメリットについて一つひとつ詳しく解説していきます。
偽造を防げる
領収書に印鑑を押しておくと、偽造が防げるというのが大きなメリットです。領収書に印鑑を押しておけば、会社が正式に発行した書類だという証明になります。
領収書にもし印鑑がなければ、簡単に偽造ができてしまいます。その結果、従業員が不正な経費精算をしたり、経費を水増しして企業の脱税につながったりする可能性があるのです。
自社が発行した領収書が元でこのようなトラブルになると、「不正に加担したのではないか」と疑われて会社の信用が下がってしまいかねないので、領収書には印鑑をしっかり押す企業が多いといえます。
企業によっては、不正防止のために規定で領収書には印鑑を押すことを必須と定めているケースもあります。
信頼度が上がる
領収書に印鑑を押すことで、会社としての信頼度が上がるというのもメリットです。
公的な書類に対しては、印鑑を押すのが日本の文化です。そのため法律的に押さなくていいとしても、印鑑があったほうが信頼度は高くなります。
近年では印鑑を押す文化がだんだん薄れてきたとはいえ、まだまだ中には領収書に印鑑がないのは失礼と考える人も少なくないので、ビジネスマナー的な意味でも印鑑は押しておいたほうがよいといえます。
また担当者の印鑑が押してあると責任の所在が明確になるため、丁寧な印象を与えることもできるでしょう。
領収書の印鑑で気をつけるポイント
領収書に押す印鑑は、角印が基本であること、色は赤を使うことなど知っておきたいことがいくつかあります。特に収入印紙の消印は必須なので忘れないようにしましょう。この段落では、領収書の印鑑を押す際に気をつけるポイントについて詳しく解説していきます。
印鑑の種類は角印を使用
領収書に押す印鑑の種類は角印を使うのが基本です。角印の印鑑は四角い形で社名が入っているタイプが多く、「会社印」や「社判」と呼ばれるケースもあります。
角印の印鑑は領収書だけでなく、契約書や請求書にも使用されるものです。そのため一般的な取引では、角印を押しておけば問題ありません。
なお領収書に使うのはシャチハタでも問題はありませんが、偽造防止の観点から見るとあまり好ましくないでしょう。
代表的な印鑑の種類としては丸印もあります。丸印は法務局に登録されている会社実印であり、企業間契約など重要な場面で使用することが一般的です。
丸印をむやみに使用することによって、万が一実印を偽造されてしまうと大きなトラブルになるので、領収書に使うのはあまり適していません。そこで角印を使うのです。
会社印に担当者のネームスタンプも添えておくと、取引先により丁寧な印象を与えられます。
個人事業主の場合は角印ではなく、個人の印鑑を使うケースが多いかもしれません。しかし一般的な名前の印鑑は誰でも購入できてしまうという問題点があります。
そのため個人事業主でも領収書偽造のリスクを下げるためにも、屋号の角印を用意しておくのが望ましいです。
印鑑の色は赤色が一般的
領収書に押す印鑑の色は赤色にするのが一般的です。とはいえ領収書に印鑑を押す法律はないため、押すときの色も特には決まっていません。そのため黒色でも問題はありません。
ただし一般的には赤色が多いので、黒色で押してしまうと相手が違和感を覚える可能性があるでしょう。
また社名が黒いインクで印刷されていたり、黒いゴム印だったりした場合、同じ黒色だと見えづらくなるという問題もあります。
赤色は黒色より目立ちますし、押し忘れたときにも気付きやすくなるというメリットもあるので、領収書の印鑑は赤色を選択するのが無難です。
収入印紙の消印は必須
領収書に印鑑は必要ないと説明してきましたが、収入印紙の消印としての印鑑は必須なので間違えないようにしましょう。
領収書は金銭のやり取りがある契約にともなって作成される書類。そのため領収書の額が5万円以上になると、国税が課せられるため収入印紙を貼らなくてはなりません。5万円未満の場合は非課税になるので、収入印紙はなくても大丈夫です。
領収書に貼った収入印紙に消印を押すことで、納税が成立します。収入印紙を貼っただけでは納税になりません。
消印は印紙税法で必須と定められており、再利用を防止するために必要なものです。消印を押さなかった場合、過怠税を支払わなければならない可能性もあるため注意。必ず消印を押しましょう。
仮に収入印紙に消印がない場合でも、受け取り側に影響はありません。消印のない領収書を受け取った場合でも、経費として問題ないので安心。印紙税を収める義務が発生しているのは領収書の発行側だからです。
また収入印紙に不備があったとしても、領収書自体は有効となることも覚えておきましょう。
・参考サイト：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁
領収書に印鑑を押すときによくある疑問
領収書に印鑑を押す際、どこに押せばよいのか、誰が押したらよいのか、印鑑ではなくサインでもよいのかなどと迷ってしまう人は少なくありません。そこでこの段落では、領収書に印鑑を押すときによくある疑問について解説していきます。
印鑑はどこに押せばよいのか？
印鑑はどこに押せばよいのかについて迷う方もいるでしょう。領収書に印鑑を押す場所は全部で2か所。それぞれの場所を把握しておきましょう。
領収書で印鑑を押す場所は、まず発行者名や住所の右横が多いです。発行者名や住所の右横部分に、印鑑が少し被さるように押すイメージとなります。
ただし領収書においては印鑑を押す場所に明確なルールは定められていないため、たとえ想定外の場所に印鑑が押してあったとしても領収書の効力に影響はありません。そのためどこに押しても間違いにはなりません。
もしも相手から「この場所に押してください」と指定された場合は、そこに押すようにしましょう。
そして印鑑を押す2つめの場所は、領収書に貼った収入印紙。収入印紙の場合は、収入印紙の模様部分と台紙の間部分に印鑑を押す必要があります。印鑑を割るように押すイメージです。これは法律で定められているため、ほかの場所に押すことは不可となります。
なお収入印紙を貼る位置については特に決まりはないので、印鑑を押す位置は収入印紙に合わせる必要があると覚えておきましょう。
・参考サイト：印紙の消印の方法｜国税庁
印鑑は誰が押すべきなのか？
領収書に印鑑を押す際によく迷うポイントとして、印鑑は誰が押すべきなのかということもあります。
領収書の印鑑は会社の代表者が押さなければならないと考える人もいるかもしれませんが、必ずしも代表者である必要はありません。
たとえば飲食店や百貨店では、担当者がシャチハタで印鑑を押しているケースも珍しくありません。
企業によって、もちろんそれぞれにルールは異なりますが、基本的には担当者がわかるようになっていれば、それで問題はないのです。
そもそも領収書の印鑑を多忙な社長に毎回依頼するのは現実的ではありません。いちいち社長に押してもらうのではあまりに効率が悪いため、臨機応変な対応が求められます。
領収書に貼った収入印紙に押す印鑑についても、代表者でなくて問題ありません。担当者が押すのが一般的となっています。
印鑑ではなくサインですますのはあり？
領収書は印鑑ではなくサインですませてしまってもよいのか、というのもよくある疑問でしょう。
領収書に印鑑を押そうとしたものの、手元に印鑑がない、見つからないという場合もあるでしょう。そんなときには、結論から言うと担当者の手書きのサインでもかまいません。
むしろ印鑑よりもサインのほうが、領収書として法的な効力が高いといわれています。サインをする際には苗字だけでなく、フルネームであればなおよいです。
サインは自署であること、簡単には消えないことの2点の条件を満たせば、収入印紙の消印を手書きのサインでおこなってもかまいません。
鉛筆などすぐに消えてしまう筆記用具を使うのは避け、消えないボールペンや万年筆などを使うようにしましょう。サインは屋号や通称でも問題ありません。
・参考サイト：印紙の消印の方法｜国税庁
電子印鑑を使用しても問題ない？
最近ではさまざまな書類が電子化され、それにともなって電子印鑑も普及しています。そこで領収書に電子印鑑を使用しても問題ないのかどうか疑問に感じている方も少なくないでしょう。
結論から言うと、デジタル化した領収書に印鑑を押すときはデータ化した印鑑で対応しても問題ありません。
なお、このデータ化した印鑑のことを電子印鑑と呼びます。法的効力についても通常の印鑑と変わりません。
電子印鑑は押印をスキャナで取り込みデータ化したり、専用サイトでオリジナルのものを作成したりといった方法で領収書に印刷することができます。
有料ソフトを利用すれば、タイムスタンプ機能もつけられるので、より信頼性が高くなります。
電子印鑑を活用すれば、領収書をわざわざ紙に印刷して押印したり取引先に郵送したりする手間が省けるので、業務効率化にもつながります。通常の印鑑と異なり、押印ミスも発生しませんし、書類を紛失するリスクもないという点もメリットです。
インターネット環境とパソコンがあれば押印できるため、昨今多くなっているテレワークにも向いているといえるでしょう。
ただしデータが流出すると悪用されるリスクがあるため、扱いには十分に気をつけなくてはなりません。
領収書に印鑑を押して取引相手からの信頼を得よう
領収書は印鑑がなくても効力を失うことはありません。しかし偽造防止や信頼度向上の観点から考えると、押したほうがよいといえます。
近年では徐々に印鑑離れが進んでいるものの、日本にはいまだに押印文化が根強く残っているという事情もあり、印鑑を押すのがマナーと考える人も少なくありません。領収書をデータ化した際には、電子印鑑で対応することも可能です。
印鑑を押すときの注意点もしっかり押さえて、取引相手が安心できる領収書にすることを心がけましょう。
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