こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
経費精算は業務に関係する経費を精算することです。
経費精算は煩雑になりやすく、企業の規模が大きくなるほど経費の申請や承認、仕訳にかかる手間が増えていくため、ミスの防止や効率化が必要となります。
そこで今回は、「経費精算とはどんな費用か、経費精算の流れや仕訳例の解説、経費精算の注意点や課題、効率化の方法」を詳しく解説します。
経費精算とは？ 経費と費用との違い
経費精算とは、取引先へ訪ねたときの交通費や出張時の宿泊費など、従業員が事業に関してかかった（立て替えた）金銭を会社に申請して払い戻しを受けることです。
この経費精算をおこなってもらうために、従業員は領収書などを会社に提出して、立て替えた金銭が事業に関するものであることを証明する必要があります。その上で、上司や経理部門に申請が承認されなければなりません。
経費にあたらないと判断され、申請が承認されなかった場合は払い戻しもありません。
また先に会社が一時払いする「仮払金精算」という方法もあります。
経費が「経営費用」の略語であることからもわかるように、経費は財務会計における「費用」の一部です。費用は企業活動のうち労務費や材料費などにかかる金銭で、財務会計では収益から費用を引いたものが「利益」となります。
経費が増えれば売上から費用として引かれるため、利益が減少することに。結果として、税務会計上の所得が小さくなるという仕組みです。
ただし財務会計における費用が、税務会計ですべて「損金」に認められるわけではないということも覚えておきましょう。
経費精算の対象になる費用とならない費用
企業活動中にかかった費用のすべてが経費精算の対象となるわけではありません。損金として算入するには、売上につながるものが前提ですが、交際費などは経費精算の対象になっても損金とはならない場合もあるため注意が必要です。
そこでこの段落では、経費精算の対象になる費用とならない費用をそれぞれ詳しく紹介していきます。
経費になる費用
経費として認められる費用は以下の通りです。
・旅費・交通費：取引先への訪問や出張、打ち合わせなどにともなう移動で利用した飛行機代、新幹線代、ホテルの宿泊費などが該当します。企業によっては旅費と宿泊費を別の勘定項目にしている場合もあります。
・消耗品費：取得価額が10万円未満で、業務上使用する文房具やパソコン、プリンターのインクカートリッジなどが該当します。ただし中小企業者の場合は取得価額30万円未満でも経費となる場合があります。
・接待飲食費：交際費などの中でも飲食やそれに類する行為のために使われた費用で、社内飲食費を除くものが該当します。顧客へ持参する手土産代なども含まれます。
・通信費：電話料金やインターネット利用料、荷物や手紙を送る際の切手代・送料が該当します。
・福利厚生費：従業員の慰労会や従業員同士の交流などを目的としたイベントの開催費用などが該当します。趣旨が明確ではないイベント、金額が高すぎるものについては福利厚生費として認められない可能性があります。
・図書費：業務で使用する書籍や雑誌、新聞代などが該当します。
ほかにも、広告宣伝費、事務用品費、水道光熱費、支払手数料、地代家賃、保険料が経費となります。
経費にならない費用
経費として認められるのは業務に関するものなので、当然ながら個人の生活や活動に関する支出は経費精算の対象とはなりません。
たとえばプライベートの旅行にかかった旅費や交通費、宿泊費などは経費精算の対象外です。
また事業の売上に関与しない友人との会食費用や、家庭で消費する日用品、私物を購入するときの費用も経費精算の対象外となります。たとえばメガネやコンタクトレンズも、仕事だけでなく日常生活で使うものであるため経費になりません。
制服は経費になりますが、一般的なスーツなどは認められません。法人税や事業税、住民税などの税金も経費にすることができません。
経費精算書の種類
経費精算をおこなうには、経費精算書が必要となります。経費精算書として主に使用されるのは、「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」「出張旅費精算書（旅費精算書）」の3種類です。それぞれどのようなものなのか、詳しく紹介していきましょう。
仮払経費申請書
「仮払」とは、経費として支出するお金を事前に概算して従業員に渡しておくことを指します。出張時の交通費や宿泊費などは高額になりやすく、従業員が自分で立て替えて払うのは負担が大きいもの。
そのため仮払経費申請書を通じて事前申請をおこなうことによって、仮払いとして会社から現金を事前に支給してもらうのです。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、仮払いされた経費を精算するときに必要な書類です。
経費となった費用の項目・金額を確定し、仮払いされた現金が何のためにいくら使われたかを申告するのに用いられます。
仮払いされた現金に余剰があった場合には返金し、不足した分は追加支払いを受けるという対応がおこなわれます。
先述した仮払経費申請書と対になる書類で、2つの書類はセットで活用されるのが特徴です。
出張旅費精算書・旅費精算書
出張旅費精算書・旅費精算書は、出張費や社員旅行にかかる費用を精算するための書類です。出張日程や宿泊先、交通機関などを細かく記入する必要があります。
高額な交通手段やホテルを利用した場合に、それが妥当な旅費であるのか判断するのは難しいため、会社ごとに出張旅費規程を設けていることが多いです。たとえば出張時の交通手段を定めておく、出張の際の接待交際費に上限を決めておく、など。
必要があればあらかじめ経理に確認・相談をおこなっておきましょう。
経費精算の流れ
経費精算には、その場で発生した業務に必要な立て替え払いも含まれますが、ある程度以上の金額の場合は稟議書（りんぎしょ）などで事前に承認をもらっておき、精算書を提出する流れが一般的です。
この段落では、従業員が事前承認を受けてから支払いを受けるまでの経費精算の流れを解説します。
1. 稟議書・起案書の作成と承認
経費精算をおこなうには、まず稟議書・起案書を作成して承認を得る必要があります。
稟議書や起案書は、業務に関わる物品の購入や契約を結ぶ際に上司の決裁を得るために必要な書類のことです。
購入や契約の目的、発注先または契約先、金額、内容、購入・契約によってどんなメリットやデメリット（リスク）があるかなどを記入して提出します。
新規システムの導入や取引先との懇親会など、さまざまなシーンで必要となるものです。
2. 領収書の確認
費用の支払いが済んだら領収書を必ず受け取り、稟議書通りに金銭を支払った証拠としましょう。領収書の確認は、横領などの内部不正を防止するためにも大切なことです。
記載が必須となっているのは、領収書と明記されていること、支払人の名前、金額、発行者と押印、発行日など。これらがしっかり記載されているかを確認しましょう。支払人の名前は正式名称の記載が望ましいです。
なお5万円以上の支払いの場合は、収入印紙の貼付と割印が必要となることも覚えておきましょう。
領収書は手書きのものでも印字されているものでも構いません。領収日付や支払った金額、発行元といった記載があればレシートも有効ですが、納品書は原則として認められないため注意しましょう。
3. 精算書の作成
精算書は税務調査でチェックされることがあるため、必要項目を満たす様式で作成しておくことが大切です。
必要な項目は、精算書の申請日、部署名と氏名、支払金額、支払先の名称、支払内容などとなります。
接待交際費の場合は、取引先名や相手の氏名、人数も記載するようにしましょう。これらを記載するのは、不正利用を防ぐためです。
領収書やレシートなど、経費の使用を証明する書類も添付します。領収書の発行がない場合は、支払証明書の作成が必要となります。
旅費精算書など頻繁に経費精算が発生するものについては、あらかじめ専用のフォーマットを作っておくと便利です。
会社によってはそれぞれ専用フォーマットが用意されている場合もあるため、会社の規定に従って作成しましょう。
4. 精算書の提出と承認
精算書を作成し終わったら、上司に提出して確認をとり、承認印をもらいましょう。上司の承認が下りたら、精算書を経理に提出します。
書類に不備があれば差し戻し・再提出の可能性もあるため、承認のない精算書では経理は支払いをおこないません。必ず上司の承認が下りてから支払いをおこなうようにしましょう。
経理側でも精算書に不備がないかを確認し、修正の必要があれば差し戻すことになります。
5. 仕訳処理と支払い
最終的に上司と経理担当者によって承認された精算書にもとづき、仕訳処理と立替金の支払いがおこなわれます。
従業員への立替金の支払いは、現金で手渡しする、または銀行振込でおこなうという2つの方法があります。
現金の場合は、支払先、支払内容、金額を明記した封筒を作成して、そこに金銭を封入して渡す形です。従業員は精算書または受領書にハンコを押して経費精算が完了となります。
銀行振込の場合は封筒などの作成は不要。給与と合算して振り込むケースも多いものですが、本来は別個に振込手続きをするのが望ましいです。
なぜなら給与は課税対象であるのに対し、立替金は非課税だから。課税対象の金銭と非課税の金銭を一緒に振り込むとトラブルの元となりやすいため、給与とは分けて振り込むことがおすすめです。
経費精算の仕訳例
経費精算の仕訳はどのようにおこなうのか、仕訳例を具体的に見てみましょう。
まずはタクシーなど移動時の費用を従業員が立て替えた場合について。従業員がタクシーを使った移動で2,000円を現金で立て替え払いして、後日、領収書と経費精算申請書を提出し、経費精算した場合は、以下のようになります。
借方勘定科目に「交通費」、借方金額は「2,000円」と記入、貸方勘定科目に「現金」、貸方金額に「2,000円」と記入します。
次に出張費または旅費の仮払い金の場合について。出張費用として、従業員に仮払金20,000円を現金支給した場合は、以下のようになります。
借方勘定科目に「仮払金」、借方金額は「20,000円」と記入、貸方勘定科目に「現金」、貸方金額に「20,000円」と記入します。
続いて備品などの立て替え払いの場合について。従業員がパソコンを80,000円で立て替え払いして、後日銀行口座へ振り込みで経費精算した場合は、以下のようになります。
借方勘定科目に「消耗品費」、借方金額は「80,000円」と記入、貸方勘定科目に「預金」、貸方金額に「80,000円」と記入します。
経費精算の注意点
経費精算は申請作業や仕訳処理など、流れを全体的に見れば煩雑に思えるかもしれません。従業員とその上司、経理の3者が関わるため、それぞれが適切に処理することが大切です。経費精算にミスや間違いがないよう、次に挙げる事項について注意するようにしましょう。
経費対象の判別
経費精算をおこなう際は、経費にできるのか、経費にできたとしても正しい勘定科目は何かの判別が重要となります。
そもそも経費にできないものを申請しないよう、従業員も何が経費になるのか理解しておくべきでしょう。
経費精算できるものは、事業に関する活動で発生した費用だという認識を持つことが大切です。従業員への周知をしておくことで、間違った経費申請がされることを防げます。
また経費精算をするときは、仕訳で正しい勘定科目を記入しなければなりません。
同じような経費でも、金額が変わると勘定科目も異なるケースがあるため注意。たとえばパソコンを購入した場合、10万円未満なら「消耗品費」または「事務用品費」として処理できますが、10万円以上になる場合は固定資産として「備品」などの勘定科目にする必要があります。
経費精算の期限
経費精算はいつでもできるわけではなく、決められた期限があり、その期限までにおこなう必要があります。具体的な期限については、月ごとに締め日を設定している会社がほとんどです。
民法上の権利消滅時効は5年となりますが、経費精算の期限に法律の定めがあるわけではありません。それでも期限を設定している企業が多いのは、期限を決めることで経理事務をスムーズに進めるためです。
期限を定めることで従業員が経費精算を忘れて未精算となることを防止でき、損益を確定させて厳密な経営管理をするといった効果があります。
そのため会社側は経費精算の期限を従業員に周知徹底し、従業員はその期限をしっかり守ることが大切になります。
経費精算に関する書類の保管
経費精算が済んでも、領収書や契約書はすぐに捨ててはいけません。決まった期間、保管しておく義務があります。
法人の場合は「法人税法」、個人事業主の場合は「所得税法」によって、それぞれ領収書の保管期間が定められているのです。
法人は「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存」する義務があります。仕訳帳なども同様の期間、保存しなければなりません。
赤字を次年度以降に繰り越す、欠損金の繰越控除を利用する場合には、繰越可能期限である10年間分の領収書を保管しておくようにしましょう。
個人事業主は青色申告事業者の場合、領収書は確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。白色申告事業者は5年間です。ただし法定帳簿の保管期間が7年間となっているため、白色事業者も領収書をまとめて7年間保存しておいたほうが安心です。
経費精算の課題
経費精算は、企業規模の拡大にともない複雑化したりコストが増大したりするのが課題です。現時点では特に問題がない場合でも、今後の対策をとりやすいよう起こりうる課題を把握しておくようにしましょう。
そこでこの段落では、経費精算の課題について一つひとつ説明していきます。
書類の管理が煩雑
申請書類である各種精算書、それぞれの添付資料となる領収書や支出証明書は、精算申請の数が増えれば増えるほど膨大な量となります。
これを毎月処理し、7年あるいは10年分を保管して管理するのは大変なことです。後から見返す際にも、見やすいよう管理しなくてはなりません。
現在では電子帳簿保存法によって電子データで保存することが認められたことで保管と管理の手間は少なくなりましたが、「1.システム概要に関する書類の備え付け」「2.見読可能装置の備え付け」「3.検索機能の確保」「4.データの真実性を担保する措置」といった要件があることに注意しましょう。
膨大な量の紙を管理するのは大変なため、帳簿管理システムなどを導入すると管理しやすくなります。
申請や承認の手間が多い
経費精算は申請から承認、場合によっては差し戻しがあるなど、支払いがおこなわれるまで手間と時間がかかるものです。不正やミスがないようにするために仕方ないことですが、煩雑な点は否めません。
経理の承認時点で差し戻しになった場合は、経費精算書の再作成や上司の承認印をとることもやり直しになり、非常に時間がかかってしまいます。
従業員の提出遅延や未提出があれば、それだけ経理側にも負担がかかるのです。交通費の精算は申請された交通費が正しいか確認するのにも手間がかかります。
従業員へ事前に経費の種類や申請方法を説明するなどの対策もありますが、その時間を捻出するのが難しい企業もあるでしょう。
経理業務のリソース不足
従業員の中には、日々の業務に加えて経費申請作業までおこなうのを負担に感じる人もいるでしょう。
また限られた経理担当者だけで膨大な処理作業と管理業務をおこなうのも、リソース不足になりやすいです。経理担当者を増員すると人件費も増えるため、リソース不足は経営者が頭を悩ませるところでもあります。
しかし課題を放置していると生産性が下がり、業績に影響しかねないため早急な対策が必要です。
作業の中には手作業でおこなわなければならないものもあり、従業員のモチベーションが下がった状態では、ミスも発生しやすくなります。
経費精算を効率化する方法
経費精算に課題を持つ企業では、DX（デジタルトランスフォーメーション）化を取り入れる事例も増えてきました。自社の業態や予算に合わせたさまざまな効率化の方法が考えられるでしょう。そこでこの段落では、経費精算の課題解決につながる効率化の方法を紹介していきます。
ルールやマニュアルの明確化と周知徹底
従業員がスムーズに申請作業をおこなうことができ、ミスによる差し戻しが発生しにくい状況を作るためには、経費申請のルールとマニュアルを明確に定めることが重要です。
たとえば立て替え期間は1か月以内と定める、高額の場合は仮払い申請をおこなうなど。
また電子帳簿保存法に即した形でおこなわれるなら、経理担当者の負担も軽くなります。
電子帳簿保存法に従うと、スマートフォンで領収書を撮影して電子データで送信する、キャッシュレス決済は領収書不要で経費にする、クレジットカードやICカード決済の利用履歴を領収書代わりに使うなどの対応が可能です。
ルールやマニュアルを従業員に周知徹底して、経費精算の負担を軽減しましょう。
経費精算ソフト・システムの活用
経費精算システムを社内に導入して、業務を効率化するという方法も有効です。
経費精算システムには、自社のサーバーにインストールして利用する「オンプレミス型」と、クラウド上のシステムにアクセスして利用する「クラウド型」があります。
オンプレミス型のほうがセキュリティ面では若干安心感が高いですが、クラウド型はどこからでもアクセスできて便利であること、導入コストが安価であることがメリットです。
経費精算システムを使えば、自動入力や自動仕訳などの機能で作業の手間が省けます。自動作成された振込データを元に振込作業もスムーズにおこなうことが可能です。
経費精算システムは、自社の業態に合わせたカスタマイズも可能。各社のシステムごとの特徴はありますが、基本的には電子帳簿保存法に対応しています。
スマートフォンとの連携ができる機能を持つシステムなら、従業員が簡単に申請できるのもメリットです。
経費精算のアウトソーシング
経費精算業務を外注化すれば、人的リソース不足を解消できます。経費申請から支払までを一括で外部へ委託でき、従業員は本来の業務に専念することが可能です。
経理専門の担当者を雇う余裕がないケースなら、アウトソーシングは最適な選択肢かもしれません。業務品質の安定化に期待ができますし、経理業務の属人化を防ぎ、不正も排除することができます。
一方でアウトソーシングに頼りすぎると社内に経理のノウハウが蓄積しないというデメリットもありますが、経理担当者の休職や退職などで慌てることがなくなる点はメリットといえるでしょう。
経費精算の注意点や課題を把握して効率化を図ろう
経費精算は業務関連の経費を精算することです。経費精算には領収書が必要になるため、従業員が業務関連の出費を立て替えた場合は、経費精算書と一緒に領収書を提出してもらいましょう。
経費精算は煩雑になりがちですが、経費になるものとならないものを従業員にも理解してもらった上で、一連の手順をマニュアル化しておくと流れがスムーズになり、経理担当者の負担も減らすことができます。
申請手続きの煩雑さや関連書類の管理の手間など課題がある場合は、経費精算システムやアウトソーシングを利用し、効率化を図ることも大切です。
バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」では、経費精算もしっかりサポート。自社で経費精算業務をおこなうリソースがないとお困りの経営者は、ぜひご相談ください。
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