こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。

クリエイターやデザイナーなどを雇う際は、労働条件通知書を必ず交付しなくてはなりません。労働条件通知書に不備があると労使間のトラブルにつながる恐れがあるため、正確な内容が求められます。

しかし労働通知書の項目は数が多く複雑なので、書き方がよくわからないという人も少なくないでしょう。

そこで今回は「労働条件通知書の概要、労働条件通知書が必要になる理由、労働条件通知書に必ず書かなくてはならない絶対的明示記載項目、作成時の注意点」を詳しく解説していきます。

労働条件通知書とはどういったものか？

労働条件通知書の書き方を説明する前に、そもそも労働条件通知書とは一体どういったものなのかをしっかり理解しておきましょう。そこでこの段落では、労働条件通知書の概要、対象者と交付のタイミング、雇用契約書との違いなどについて詳しく解説していきます。

概要

労働条件通知書とは、労働者を新しく雇う際に労働条件を明示するための書類です。

賃金や勤務時間、勤務場所などを事前に明確にしておくことで、労働者の立場を守るのが主な目的となります。後々のトラブルを避けるためにも必要な書類といえるのです。

なお労働条件を明示することは労働基準法の第15条によって定められており、企業にとっての義務となります。そのため労働条件を通知しない場合は労働基準法違反となるため注意が必要です。

労働条件通知書に記載しなくてはならない項目は定められていますが、書式は企業によってさまざま。具体的な労働条件通知書の記載項目については後述します。

・参考サイト：労働基準法 | e-Gov法令検索

対象者と交付のタイミング

労働条件通知書を交付しなければならない対象者は、正社員、契約社員、アルバイトなどといった雇用形態を問わず、労働契約を締結するすべての労働者です。

労働条件通知書は就業時間や就業場所などの違いに応じて、労働者一人ひとりに対して個別に発行をおこなう必要があります。

労働条件を口頭で伝えるだけでは後々「言った、言わない」のトラブルにもなるため、必ず文書で通知するようにしましょう。

労働条件通知書を交付するタイミングについては、労働者を新規雇用する際です。たとえば新卒を採用する場合なら、内定までに労働条件通知書の交付が必要となります。

労働条件通知書は採用が決定してから正式に出すものですが、求人募集を出すときにも労働条件は明示しなくてはならないという決まりがあります。

ただし求人募集に記載する内容は一般的な内容になるため、実際に採用する際には別途、労働条件通知書を交付しなければなりません。「求人募集に書いてあるから不要」とはならないので注意が必要です。

また賃金や労働時間、休日など労働条件が変わったタイミングでも労働条件通知書の交付や明示が求められます。たとえば派遣社員を直接雇用にした場合や、定年退職した従業員を再雇用した場合などです。

雇用契約書との違い

労働条件通知書と雇用契約書は混合されがちなので、違いを理解しておきましょう。

まずそれぞれ目的が異なり、労働条件通知書は前述した通り、労働条件を明示して労働者の立場を守ることが目的です。一方で雇用契約書は雇用契約に対する合意を確認して、双方の認識のズレやそれに伴うトラブルを防ぐことが目的となっています。

また労働条件通知書は労働基準法で定められており、原則書面で交付することになっているのが特徴です。

一方、雇用契約書は労働契約法で定められており、民法第623条に基づいて従業員の間で雇用が結ばれたことを証明する書類。雇用契約書は双方の契約の意思が確認できればよいので、書類の発行は必須ではありません。

労働条件通知書の作成をおこなわなかった場合、違反として30万円の罰金が科せられる可能性がありますが、雇用契約書はできるだけ書面で確認するものと定められているので、書類を作成しなくても特に罰則がないのも大きな違いです。

契約の仕方も労働条件通知書と雇用契約書では異なります。

労働条件通知書は労働者に対して賃金や労働時間などの労働条件を企業から一方的に通知するものですが、雇用契約書は企業と従業員の合意による契約となるため、契約書の規則に従って書類は2部作成する必要があります。それぞれの書類に企業と従業員が署名捺印をして保管するようになっているのです。

労働条件通知書が必要な理由

労働条件通知書の交付は法律で定められているというのは前述の通りです。そのため労働条件通知書が必要な第一の理由は法令遵守のためといえますが、内定者に安心して入社をしてもらうためという観点も忘れてはなりません。

内定通知を出すときに労働条件通知書も併せて送付しておけば、内定者は雇用契約の締結前に労働条件を書面であらかじめ確認できるため、安心して入社することができます。

また労働条件通知書は就業場所、業務内容、賃金など労働条件が詳しく記載されているため、働き始めてから「話が違う」「こんな業務だと思わなかった」などといったトラブルを防ぐのにも役立ちます。

仮に働き始めた労働者からクレームがあったとしても、労働条件通知書を交付しておけば事前に明示していた証拠になるのです。

労働条件通知書の絶対的明示記載項目

労働条件通知書には必ず書面に記載しなくてはならない「絶対的明示記載項目」があります。絶対的明示記載項目は基本的に口頭ではなく書面による明示が必要なので、内容を確実に押さえておきましょう。

そこでこの段落では、労働条件通知書の代表的な絶対的明示記載項目について詳しく解説していきます。

1. 契約の期間

労働条件通知書では、契約期間の定めの有無について記載する項目があります。

たとえば無期雇用である正社員のときは「なし」とし、契約開始日を記載します。派遣社員や契約社員といった有期雇用契約の場合は「あり」と記載または選択しましょう。

なお有期契約の場合は契約期間がいつからいつまでなのかがわかるように、「2021年4月1日～2022年3月31日」などと具体的に明記する必要があります。

無期雇用の場合であっても試用期間を設けているのであれば、契約開始日と終了日、もしくは入社後何か月間といった形で試用期間を書いておくようにしましょう。

2. 就業場所

労働条件通知書には、就業場所についても記載する必要があります。

就業場所には労働者が実際に働く勤務先を明記しましょう。支店が複数ある場合は住所までしっかり書くことが必要です。

なお就業場所は就業直後に勤める場所を明記すれば十分とされています。

そのため将来的に予想される転勤の有無までを記載する必要は本来ないのですが、労働者が転勤を想定していなかった場合、後々トラブルになる恐れがあるので要注意。家族がいる労働者の場合は特に、予期せぬ転勤があると家族にも迷惑がかかってしまいます。

転勤の可能性があるのなら、勤務地が限定ではない旨を記載しておくのが無難です。

逆に異動がないアルバイトや勤務地限定社員などは、勤務地限定であることを明示しておきましょう。

「地域限定」としておけば、万が一その勤務先が閉鎖された際に他の勤務先に異動させず解雇することが可能です。

3. 業務内容

労働条件通知書には、業務内容についての記載も必要。労働者にとって、業務内容が不明なままだと不安になってしまうため、重要なポイントです。

入社する労働者が従事する業務について、「営業」「事務」「企画」「編集」など具体的に記載するようにしましょう。

複数の業務を担当したり、入社後に適性を見てから業務を変更したりする可能性がある場合は、業務内容を幅広く記載しておきます。

複数業務を担当する場合や適性によって業務が変化する場合で、業務内容を限定にしているとそれを理由に業務や職種の変更を拒否されるケースがあるため、会社側の都合で業務内容の変更を命ずることがある規程は設けておくべきです。

ただし職種を限定したスペシャリストとして採用したのであれば、その職種の適性がない時点で解雇事由になるので、職種限定であることを明示しておくようにしましょう。

4. 始業時刻終業時刻・休憩時間

労働条件通知書には、始業時刻終業時刻・休憩時間についても記載する必要があります。

労働時間は「始業9時～終業18時」といったように、具体的な時間を記載するようにしましょう。

「休憩時間60分」や「所定時間外労働の有無：有」など、休憩時間や所定時間外労働の有無についても記載します。

採用している労働制が「フレックスタイム制」の場合は、フレキシブルタイム以外に必ず働いてほしいコアタイムも記載するようにしましょう。

「変形労働時間制」の場合は、1年単位もしくは1か月単位などで適用の種類を明示する必要があります。

フレックスタイム制も変形労働制も、週の労働時間は40時間までと決められているので、それを超えないように注意が必要です。なお特例措置事業所は44時間まで可となっています。

5. 休日・休暇

労働条件通知書には、休日・休暇についての記載も必要です。

休日は土日、国民の祝日など定期的な休日を記載しましょう。休日が不定期であれば、週、もしくは月あたり何日休日があるかを記載します。変形労働時間制の場合は、1年単位の休日日数を記載しましょう。

注意したいのは、休日は1週間で1日以上、4週で4日以上必要だということ。こちらは法律で定められているため、必ず守りましょう。

休暇は申請によって取得できる年次有給休暇のことを指します。６か月継続勤務した場合に10日付与するのが基本ルールです。

継続勤務が6か月以下であっても有給休暇を付与する場合には、その対象となる条件を明示しましょう。

年次有給休暇以外にも、夏季休暇やゴールデンウィーク休暇、年末年始休暇などがあれば併せて記載します。

「休日・休暇は当社カレンダーによる」といった簡易的な表現も可能です。ただし休日休暇のルールは上記に則った内容になっていなくてはならないため注意しましょう。

6. 賃金

労働条件通知書には、もちろん賃金についての記載も必要です。

月給制の場合は、「基本給25万円、家族手当5万円」など月給の内訳を詳しく記載しましょう。

年棒制の場合は月あたりの金額を記載するようにします。

時間給や出来高制の場合は地域の最低賃金を考慮しつつ、それを下回らないような金額を記載する必要があります。

そのほかにも時間外労働時間の計算方法と割増賃金率、インセンティブの条件、賃金の締切り（毎月月末など）および支払時期（毎月25日など）、支払い方法（銀行振込など）も記載するようにしましょう。

「労使協定に基づく賃金支払時の控除」の欄については、賃金から控除して支払うものがあるのであれば、「有」と記載します。

7. 退職に関する事項

労働条件通知書には、退職に関する事項の記載も必要です。

具体的には定年制の有無、継続雇用制度の有無、自己都合退職時の手続き、解雇事由などについて記載します。

たとえば、定年制は「有（60歳）」、継続雇用制度は「有（70歳）」、自己都合退職の手続は「退職する14日以上前に届け出ること」、解雇事由は「終業規則を参照」といった内容を記載するようにしましょう。

試用期間中に社員として本採用するのには不適格だと判断した場合には、本採用しない（解雇する）こともできます。その場合は退職（解雇）に関する事項へ、本採用を拒否する事由を記載することもあります。

なお定年制は60歳以下に設定できない制限があるため注意が必要です。

また2025年4月以降、継続雇用制度について経過措置に基づいた労使協定を締結している企業は、対象者を限定できない点にも注意する必要があります。

8. 昇給に関する事項

労働条件通知書には、昇給に関する事項についての記載も必要です。

具体的には、昇給があるのかないのかに関して、昇給がある場合はその時期、金額の決定方法などについて記載します。

この昇給に関する事項は絶対的明示事項ではあるものの、「原則書面で発行しなくてはならない」という制限がない点が他とは異なるというのも覚えておきたいこと。

ただしパートやアルバイトなどの短期労働者に対しては、昇給の有無を書面で伝える定めがあるため注意が必要です。このルールに則り、正社員に対しても書面で通知をしたほうが運用も混乱せずにすむでしょう。

9. 有期契約労働者に対する更新有無と基準

労働条件通知書には、有期契約労働者に対する更新有無と基準についても記載する必要があります。

有期契約労働者に対する更新基準については、2013年の4月から書面での明示が義務づけられているため注意が必要です。

更新の有無に関しては、「自動的に更新」「更新しない場合有り」「契約更新しない」の3パターンがあります。一般的には、3パターンを記載しておいて該当するものに丸をつけるようにしている企業が多いです。

契約更新の基準は、「契約期間満了時の業務成果で判断する」「労働者の業務成績および態度で判断する」「労働者のスキルで判断する」「会社の経営状態で判断する」「従事している業務の進捗状況で判断する」の5パターンがあります。

こちらも該当するものに丸をつけるというのが一般的な記載方法です。

10. 交替制勤務に関する事項

労働条件通知書には、交替制勤務に関する事項についても記載が必要です。

企業で働く労働者が2組以上で時間帯を分けて交代で勤務する場合、要するにシフト制を導入しているのであれば、交代期日や交代順序などを労働条件通知書に記載しなくてはなりません。

ただしシフト制は柔軟に労働時間を決められるところがメリットです。そのため労働条件通知書の時点でルールを細かく決めすぎると融通が効かなくなり、「シフト制の意味がない」ということになりかねないため注意が必要です。

基本方針や原則的なパターンの記載は必要ですが、具体的な勤務時間や休日は「シフトによる」という記載でも問題ありません。

労働条件通知書の相対的明示記載項目

労働条件通知書の項目として、必ずしも書面に記載する必要がない「相対的明示記載項目」というものもあります。

たとえば企業が退職手当、賞与、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰や制裁、休職などを導入している場合は労働者に対して口頭でもよいので明示することが必要です。

ただし例外として「退職手当の有無」、「賞与の有無」などをアルバイトやパートに通知する場合は書面による明示をしなくてはならないという決まりがあるため、注意しましょう。

相対的明示記載項目は書面で通知する義務がないと前述しましたが、口頭での伝達だけだとトラブルになりがちなので、念のため書面で記載をしたほうが無難といえます。

労働条件通知書に相対的明示記載項目を記載する場合、賞与や退職手当については「賃金」の項目にまとめて記載すれば大丈夫です。

なお退職手当についてはそれが適用される労働者の範囲や退職手当の決定方法、計算方法、支払い方法、支払い時期を明示すべきだとされています。

それ以外の項目については「その他」欄を設けて記載するようにしましょう。その他欄には併せて「社会保険の加入状況」「雇用保険適用の有無」を記載するケースが多くなっています。

労働条件通知書の交付方法と保管期間

労働条件通知書を作成する際には、どのように交付するのかという交付方法と保管期間についても押さえておくことが望ましいです。そこでこの段落では、それぞれについて詳しく解説していきます。

交付方法

まずは労働条件通知書の交付方法について見ていきましょう。

労働条件通知書の絶対的明示事項は紙に印刷して交付するのが原則となっていましたが、2019年4月の法改正によってEメール、SNS、FAXによる電子媒体での交付も可能となっています。

労働条件通知書を電子化することにより、印刷、封入、発送といった業務を省略できるため、その分ほかの業務へリソースが割けるようになるというメリットがあります。

また郵送には時間がかかりますが、EメールやSNSであれば即時、労働者に労働条件を提示できるため労働契約締結までの時間が早くなるというメリットにも期待できます。

ただし労働条件通知書を電子媒体で交付するためには、いくつか条件があるため注意が必要です。

まず労働者が電子メールやFAXでの交付を希望していることが前提となります。労働者の希望がなければ電子媒体での交付はできません。

また「本人以外に情報が漏れない情報伝達手段であること」も条件のひとつです。当然ながら誰でもアクセスできるところに労働条件通知書をアップロードすることは認められません。

Eメールで労働条件通知書を送る際に、印刷できないファイル形式で送信するケースはあまりないと思いますが、「プリントアウトが可能な形式であること」も条件としてあるので留意はしておきましょう。

保管期間

労働条件通知書の保管期間は、労働者が退職または死亡した日から5年間となっています。入社日や契約日から5年間ではない点に注意が必要です。

以前は労働条件通知書の保管期間は3年でしたが、2020年の労働基準法改正によって、保管期限が3年から5年に延長されました。そのため5年間は必ず保管が必要です。

労働基準監督署の調査、賃金や残業代の支払いトラブルが発生した際、労働条件通知書の確認が求められるので、保管期限を経過する前に廃棄するのは禁止されています。

なお労働条件通知書を紙ベースで長年保管しようとすると、紛失のリスクや保管スペースに要するコストが上がるため、電子媒体での保管のほうが適しています。

前述した通り、条件を満たせば労働条件通知書を電子媒体にすることが認められているので、電子媒体での保管を検討するといいでしょう。

ちなみに電子媒体で保管するのであれば電子帳簿保存法上の規定も満たす7年以上の保管がおすすめです。

労働条件通知書を作成する際の注意点

労働条件通知書を作成するときには、いくつか気を付けなければならないことがあります。

まず労働条件通知書は正社員やパート・アルバイトなど雇用形態によって書き方が異なるので、一律にはできないという点です。無期雇用者である正社員よりも有期雇用者のほうが記載する内容が多くなる点に注意しましょう。

また労働条件通知書の記載内容に漏れがあると法律違反になってしまうため、絶対的記載事項と相対的記載事項をしっかりと把握しておくことが大切です。

自社でフォーマットを作るのが難しければ、厚生労働省のホームページでもフォーマットを配布しているので参考にするのもよいでしょう。

労働条件通知書と就業規則の内容がリンクしているかどうかも必ず確認しておくことが必要です。

たとえば労働条件通知書で「転勤なし」と記載しているにもかかわらず、就業規則で「転勤あり」と記載していると矛盾が生じ、転勤をめぐって労働者とトラブルになってしまいます。

労働条件通知書は日本人労働者だけでなく、外国人労働者にも当然適用されますが、その点においても注意すべきことがあります。

外国人労働者は日本語で記載された内容を正確に理解できない恐れもあるので、トラブルを防止するためには外国人労働者の母国語で労働条件通知書を作成するのが望ましいです。

労働条件通知書は正しい書き方で効率のよい交付を検討しよう

採用の際に労働条件通知書を交付するのは法律上で定められていることです。違反をすると罰則の対象になるだけでなく、労働者とのトラブルにもつながりかねません。

絶対的明示記載事項と相対的明示記載事項の違いを確実に押さえるとともに、会社の就業規則と差分がないかどうかも確認しておくことが大切です。

また作成した労働条件通知書は労働者が希望すればEメールやSNSによる送付も可能なので、自社にとって効率のよい交付方法を検討しましょう。

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