こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
これまで、電子帳簿保存法に適応した電子保存をおこなうためには、事前に所轄の税務署長に申請する必要がありました。しかし2022年の改正によって変更が加えられています。
そこで今回は帳簿・書類のデータ保存を電子帳簿保存法に対応させたい企業・担当者のために、「電子帳簿保存法の事前申請は必要なのか、改正法の変更点」を詳しく解説します。
電子帳簿保存法とは
まずは電子帳簿保存法についてどのようなものなのかしっかり抑えておきましょう。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類を電磁的記録（電子データ）で保存するための要件について定めた法律のことです。
従来、帳簿や書類は紙による保存が原則とされていましたが、紙で保存するには手間やコストがかかるといった課題がありました。印刷コスト、紙代、ファイリング作業、保存場所の確保など、企業や個人事業主にとっては大きな負担となるものです。
その課題を解決し、業務効率化を図るためにペーパーレス化を進めることを想定して、1998年に施行されたのが電子帳簿保存法となります。
電子帳簿保存法はこれまでに何回か改正されており、2022年1月には改正によって電子データ保存のための要件が大きく緩和されたのです。
・参考サイト：電子帳簿保存法の概要 | 国税庁
電子帳簿保存法における3つの保存方法
電子帳簿保存法において、保存方法は「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3パターンがあります。それぞれどのような保存方法なのか、詳しく説明していきましょう。
1. 電子帳簿保存
電子帳簿保存は、電子的に作成した帳簿・書類をデータのままで保存する方法です。
たとえば会計ソフトを使って自分で作成した決算書類や帳簿、取引先に送付するために作成した書類などがこれに該当します。
2. スキャナ保存
スキャナ保存は、取引先などから紙で受け取った書類や紙で作成した書類を画像データで保存する方法です。
たとえば取引先から受領した請求書や領収書などをスキャナで取り込んでデータ保存したものがこれに該当します。
スキャナ保存するためには、スキャナで取り込んだ書類がいつ存在していたものなのかを示す、タイムスタンプの付与が必要となるのも特徴です。
3. 電子取引
電子取引は、電子的に授受した取引情報をデータで保存する方法のことです。
具体的には、Web上で発行された領収書や請求書などがこれに該当します。
間違いやすいのは、ネット通販を利用した場合は必ずデータ保存しなければならないわけではない、ということ。本来は紙で受け取るような領収書などをデータで受領した場合などが対象となります。
これまでは電子データを紙に出力して保存するのもOKでしたが、今後は電子データのままの状態で保存する必要がある点にも注意しましょう。
電子帳簿保存法で電子保存が認められている書類は？
電子帳簿保存法において、電子保存が認められている書類は電子データ保存、電子帳簿保存、スキャナ保存でそれぞれ異なります。対象となる書類の種類と適用される保存方法を見ていきましょう。
国税関係帳簿では、仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳などが電子帳簿保存法の対象となり、これらは電子データ保存・電子帳簿保存が適用されます。
国税関係書類では、貸借対照表や試算表、損益計算書、棚卸表などといった決算関係書類が対象となり、これらには電子データ保存・電子帳簿保存が適用されます。
同じく国税関係書類の中でも請求書の控えや見積書の控え、納品書の控え、領収書の控えなどの取引関係書類かつ自己発行の写しについても対象です。自分が最初からパソコンなどを使って作成したものであれば電子データ保存・電子帳簿保存が適用され、紙で発行・受領したものならスキャナ保存が適用されます。
また国税関係書類の中でも請求書、見積書、納品書、領収書などといった取引関係書類かつ相手先から受領したものも対象となり、これらはスキャナ保存が適用となります。
電子取引における請求書や領収書、納品書など、電子メールやクラウドサービス等によって授受された書類も対象となり、これらには電子データ保存が適用されます。
電子帳簿保存において事前申請は必要？
電子帳簿保存をおこなう上で、これまでは事前申請が必要でしたが、今でも事前申請は必要なのかどうかについて解説していきます。
電子帳簿保存の事前申請とは
これまで、帳簿や領収書など紙の書類について電子帳簿保存法に適応した電子保存をおこなうためには、事前に所轄の税務署長に申請して承認を得る必要がありました。
電子帳簿保存の適用を開始する3か月前までに、電子保存の申請書の提出が必要だったのです。
申請書には、電子保存したい書類の種類や使用するシステムの名称・台数、保存場所などを詳しく記載する必要があり、企業や個人事業主によって手間がかかるものでした。
しかもシステム自体についても承認前から用意して準備しておかなければならなかったので、書類の電子化を導入するにはハードルが高く、なかなか取り入れるのが難しいというケースも多かったのです。
電子帳簿保存法改正により事前申請は不要に
事前申請があることによって電子化の導入はハードルの高いものになっていましたが、電子帳簿保存法改正により事前申請は不要になりました。
2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたことにより、税務署長の事前承認制度が廃止されたのです。法改正によって電子化にともなう要件もだいぶ緩和されています。
そのため現在では企業や個人事業主は法令に対応する準備が整い次第、すぐに運用を始められるようになり、書類の電子化を進めやすくなっています。
・参考サイト：電子帳簿保存法が改正されました | 国税庁（PDF）
事前申請で必要とされていた書類
事前申請をおこなう際に必要な添付書類は、下記の3つとなります。
・帳簿・書類の作成や保存をおこなうための電子計算機処理システムの概要を記載した書類
・帳簿・書類の作成や保存をおこなうための電子計算機処理に関する事務手続きの概要を記載した書類（外部に処理を委託している場合は、その委託に係る契約書の写し）
・申請書の記載事項を補完するために必要となる書類や参考となる書類（システムの操作マニュアルなど）
申請ごとに上記の各書類を1部ずつ添付する必要がありました。記入内容についてはいずれも大体同じようなものとなっています。
・参考サイト：電子帳簿等保存制度特設サイト | 国税庁
改正電子帳簿保存法で変更されたポイント
事前申請が不要になったこと以外に、2022年の改正電子帳簿保存法によってどのようなポイントが変更されたのか、主な変更ポイントを一つひとつ詳しく紹介していきます。
タイムスタンプ要件が緩和された
2022年の改正電子帳簿保存法によって変更された主なポイントの一つが、タイムスタンプ要件が緩和されたというものです。
具体的には、紙の書類をスキャナ保存する際におこなう電子データへのタイムスタンプの付与期間について、「最長約2か月＋おおむね7営業日以内」に緩和されました。
書類の受領者がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要になったというのも変更点です。
また電子データの修正や削除をおこなった場合でも、修正や削除の事実と内容を確認することが可能か、電子データを入力期限内に保存したという事実が確認できるシステムなどを利用していれば、タイムスタンプは不要となります。
・参考サイト：電子帳簿保存法が改正されました | 国税庁（PDF）
検索要件が緩和された
2022年の改正電子帳簿保存法によって変更された主なポイントとして、検索要件が緩和されたという点も挙げられます。
スキャナ保存の検索要件が、取引年月日・取引金額・取引先の3つのみに緩和されたのです。
また課税売上高が基準期間において1,000万円以下であり、税務職員による質問検査権に基づいて電磁的記録のダウンロードを求められた際、それに応じられる場合は、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要になりました。
これは令和4年1月1日以降におこなうスキャナ保存から適用されています。
・参考サイト：電子帳簿保存法が改正されました | 国税庁（PDF）
スキャナ保存や電子取引における罰則が強化された
2022年の改正電子帳簿保存法によって変更された主なポイントとして、スキャナ保存や電子取引における罰則が強化されたという点も挙げられます。
税務処理上の不備があった場合、スキャナ保存や電子取引においての罰則が強化されたのです。隠蔽や偽装があった場合は、申告漏れの税額に対して10％が加重されることになりました。
法改正によって緩和された要件が多い中で、こちらについてはより厳しくなりましたが、適正な保存を担保するための措置とされています。
・参考サイト：電子帳簿保存法が改正されました | 国税庁（PDF）
電子帳簿保存法に対応するためにやるべきこと
企業や個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためには、「データの管理方法を検討する」「データの保管場所やバックアップ方法を決める」「社内規定や業務フローを見直す」「電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する」ということが必要です。それぞれについて詳しく見ていきましょう。
データの管理方法を検討する
電子帳簿保存法に対応するためには、データの管理方法を検討することが必要です。
現在取り扱っているデータについて、電子取引に該当するのかどうかを確認し、その上でそれぞれの保管方法を決めましょう。
検索要件を満たすために、取引年月日・取引先・取引金額の3項目で検索できるようファイルの名付けルールを作ることも必要です。
必要に応じてプリンタの購入やデータの改ざんを防止する規定の策定などもおこないましょう。
データの保管場所やバックアップ方法を決める
電子帳簿保存法に対応するためには、データの保管場所やバックアップ方法を決めることも必要になります。
保管場所については具体的に、パソコン、クラウド、クラウドシステムなどがあります。自社に合ったものを選び、一度保管場所を決めたら簡単に変更したり例外を作ったりしないよう注意しましょう。
また電子データは必要に応じて内容の参照や印刷ができるようにしておくことも大切です。
パソコンが故障してしまったなど万一の事態が起きたときにデータが失われてしまわないよう、データのバックアップ体制を構築することも忘れてはなりません。
社内規定や業務フローを見直す
電子帳簿保存法に対応するためには、現在の社内規定や業務フローを見直すことも必要です。
紙で作成している帳簿や書類があれば、社内規定や業務フローを見直してペーパーレス化を進めると業務効率化を図ることができます。
書類を電子保存する際は、従来の紙の保存とは事務処理の流れが変わるので、電子保存に適応するよう社内規定や運用フローの見直し、再構築をおこなうようにしましょう。
電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する
電子帳簿保存法に対応するためには、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するということも必要になります。
改正電子帳簿保存法に対応しつつ、社内環境に応じた柔軟な対応ができるシステムが理想です。自社の取り扱う書類や社内環境を考慮してベストなものを選びましょう。
訂正または削除の履歴が自動的に記録されるものや、データ編集や改ざんがおこなわれていないかをチェックできるものも便利です。
場合によっては自社システムの構築を検討してみるのもいいでしょう。
電子帳簿保存法の内容を把握しながら電子化を進めよう！
電子帳簿保存法は、これまでにたびたび改正されており、今後も改正される可能があると考えられます。常に最新の情報を把握し、改正の内容をしっかりと理解しながら法規定に則ってペーパーレス化を進めていくことが大切です。
ペーパーレス化をおこなうことは、企業にとって手間やコストが削減できるというメリットもあり、業務の効率化にもつながります。
電子帳簿保存法は改正によって事前申請が不要になったことで導入のハードルも下がったため、これを機に電子化を進めていくといいでしょう。
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