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有給休暇は取得させるべき? 基礎知識からよくある疑問・対策まで徹底解説

こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

「有給休暇」は単なるお得な休日というわけではなく、実は法律で取得が義務化されている重要なものです。そのため企業経営者や人事担当者は正確な管理が必要になりますが、みなさんは有給休暇について正しく理解しているでしょうか?

「有給休暇の取得義務化によってどんな対応が求められるんだろう?」
「有給休暇を取得させるとどんなメリット・デメリットがあるのだろう?」
「有給休暇の理由を社員に確認するのはOK?」
「1年間で消化できなかった有給休暇はどうすればいい?」
「有給休暇の取得率を高めたいがどうすればいいのだろう?」

などの疑問を抱えている方もいるでしょう。

そこで今回は、「有給休暇の基礎知識や取得のメリット・デメリット、よくある疑問や取得を促す対策」など、管理する側が知っておきたい情報を幅広く解説していきます。

「有給休暇」の基礎知識をおさらい

「有給休暇」の基礎知識

まずはきちんとおさえておきたい有給休暇の基礎知識を解説していきます。知識があやふやな方はここでしっかりおさらいしておきましょう。

有給休暇の概要

有給休暇とは、給与が発生する=休んでも給与が減らない休日のこと。企業ごとに独自の有給休暇制度を設けている場合もありますが、今回は一般的な「年次有給休暇」について解説します。

年次有給休暇(以下有給休暇)は、一定の条件を満たした従業員に対し、勤続年数や労働日数に応じて1年ごとに最大で20日間の有給休暇が付与される制度です。

最大20日というのは法律で定められた最低ラインであって、企業が自主的に付与日数を増やすことも可能となっています。

本来はノーワーク・ノーペイの原則により、休んだ日の賃金は発生しないのですが、心身の疲労を回復するための労働者の権利として、年次有給休暇制度が法律で定められました。

有給休暇は基本的に従業員がそれぞれ好きな日に取得することができますが、事業の正常な運営が行えなくなってしまうなど一定の条件下においては企業側に「時季指定権」も認められています。

・参考サイト:年次有給休暇とはどのような制度ですか。パートタイム労働者でも有給があると聞きましたが、本当ですか。 | 厚生労働省

有給休暇が付与される条件

有給休暇は従業員すべてに自動的に付与されるわけではなく、次の2つの条件を満たす必要があります。

1つ目の条件は、「雇用されてから6か月間継続勤務している」こと。6か月未満の短期雇用などの場合は有給休暇の対象外です。

継続勤務というのは雇用の実態で判断されます。たとえば定年退職後に嘱託として再雇用する場合、ゼロから再カウントするのではなく継続勤務と見なされます。

2つ目の条件は、「全労働日のうち8割以上出勤している」こと。仮に6か月間継続勤務していても、2割以上欠勤すれば有給休暇をもらえないことになります。

ただし会社都合による休業期間は全労働日には含まれません。また労災や育児休業・介護休業などで休んだ期間は出勤と見なされます。

有給休暇を取得できる人

有給休暇は、先述した「雇用から6か月の継続勤務」「全労働日の8割以上出勤」という2つの条件を満たしていれば、すべての従業員が取得可能です。

雇用形態としては正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトなどの非正規雇用も有給休暇を取得する権利があります。

派遣社員の場合、実際に働く派遣先企業ではなく、登録元の派遣会社から有給休暇が付与されることになります。なお前の派遣先から次の派遣先で働くまでに空白の期間が生じたときでも、その期間が1か月以内程度なら継続勤務とみなされます。

有給休暇の付与日数

「雇用から6か月の継続勤務」「全労働日の8割以上出勤」という2つの条件を満たしていても、雇用形態などによって有給休暇の付与日数は異なるため注意が必要です。

そこで正社員とパートタイム労働者に分けて、それぞれが付与される有給休暇の日数をご紹介します。

1. 正社員の場合

有給休暇の付与日数は労働基準法によって明確に定められており、正社員の場合は勤続年数によって1年ごとに10~20日の有給休暇が付与されます。

具体的には、継続年数が6か月で年間10日、1年6か月で11日、2年6か月で12日、3年6か月で14日、4年6か月で16日、5年6か月で18日付与されます。

たとえば2022年4月1日に入社した正社員の場合、2022年10月1日に10日付与され、2023年10月1日になると新たに11日が付与されるということです。

勤続年数が6年6か月になると、付与日数は最大の20日となります。以降、7年6か月、8年6か月と年数が延びても付与日数は毎年20日です。

・参考サイト:【リーフレットシリーズ労基法39条】年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています | 厚生労働省(PDF)

2. パートタイム労働者の場合

パートタイム労働者とは、パートやアルバイトなど正社員などより短い時間で働いている従業員のことを指します。そんなパートタイム労働者の場合、勤続年数に加えて週に何日働くかによっても付与日数が異なるため注意が必要です。

たとえば週の労働時間が30時間以上、または週5日勤務の場合、上述した正社員と同様の付与日数となります。

週の労働時間が30時間未満で週4日勤務だと勤続年数6か月で7日、1年6か月で8日、2年6か月で9日、3年6か月で10日、4年6か月で12日、5年6か月で13日、6年6か月以上で最大の15日です。

週3日勤務の場合、勤続年数に応じて5~11日、週2日勤務で3~7日、週1日勤務で1~3日と勤務が少なくなるほど付与日数も減っていきます。

・参考サイト:労働相談Q&A 20.年次有給休暇 | 日本労働組合総連合会

有給休暇の取得は「義務」!

有給休暇の取得は「義務」

有給休暇は付与だけでなく、実際に従業員に取得させることも企業としての義務です。企業に義務付けられた有給休暇の取得日数や義務化された理由、必要となる対応について詳しく見ていきましょう。

有給休暇は「年5日」の取得が必要

有給休暇の取得は従来、労働者の自主性に任されていましたが、2019年4月の労働基準法改正によって、企業に従業員へ年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられました。

取得義務の対象は、年次有給休暇を年に10日以上付与される従業員(パートやアルバイトも含む)です。

企業によっては慶弔休暇や病気休暇なども有給休暇になりますが、年次有給休暇以外の休暇に取得義務はありません。

企業が対象者に有給休暇を5日取得させなかった場合は違法行為となり、対象者1人につき最大30万円の罰金が科されます。人数が多ければ罰金も高額となるため注意が必要です。

中小企業にとって、従業員全員に年5日の有給休暇を取得させるというのはなかなかの負担になるかもしれませんが、法律で定められていることであり、大切な従業員の健康のためでもあるので、必ず取得させるようにしましょう。

有給休暇の取得が義務化された理由

2019年の労働基準法改正までは義務化されていなかったのに、なぜ急に有給休暇の取得が義務化されたのでしょうか? それは、日本の労働時間などが背景にあります。

従来の日本では、長時間労働やサービス残業が当たり前という企業も珍しくありませんでした。もちろん誰もが喜んで長時間労働やサービス残業をしていたというわけではなく、人手不足や遠慮などから有給休暇を取得しない従業員も多かったのです。

アメリカの大手旅行会社『エクスペディア』が世界19か国を対象に有給休暇取得率を調査したところ、なんと2008年~2018年まで日本はほぼ最下位という結果でした。「日本人は働きすぎ」という意見をよく聞きますが、まさにその通りの結果に。

このような労働環境を改善してワークライフバランスを実現するため、政府は現在進行形で積極的な働き方改革に取り組んでいるのです。

有給休暇の取得義務化も働き方改革の一環であり、心身をしっかり休めることで従業員のモチベーションを高め、生産性向上を図る狙いもあります。

・参考サイト:有給休暇取得率3年連続最下位に!有給休暇国際比較調査2018 | エクスペディア

有給休暇の取得義務化で必要となる対応

年5日の有給休暇の取得義務化により、企業には有給休暇取得管理簿の作成も義務付けられました。

有給休暇取得管理簿とは、従業員一人ひとりの有給休暇の付与日数・取得日数・取得日などを記録した帳簿のことです。それぞれに入社した時期や勤続年数などが異なるため、帳簿を作って正確に管理しましょう、ということですね。

有給休暇取得管理簿には3年間の保管義務があり、違反すると労働基準法違反で30万円以下の罰金となります。

また有給休暇管理簿に所定の書式などはなく、労働者名簿や給与システム、勤怠管理システムなどに加えて作成することも可能です。

企業が有給休暇の付与日を指定する「計画的付与」や、取得日の変更を指示できる「時季指定」を行いたい場合などは、就業規則の変更も必要となります。

なお就業規則に計画的付与や時期指定について明確に記載がない場合は、取得日の変更を指示することはできないので注意しましょう。

有給休暇を取得させるメリット・デメリット

有給休暇を取得させるメリット・デメリット

有給休暇の取得が義務とは理解していても、企業としては取得のメリットやデメリットが気になるところ。そこで従業員に有給休暇を取得させることについて、企業側の具体的なメリット・デメリットを解説していきます。

有給休暇を取得させるメリット

まずは従業員が有給休暇を取得することで企業にどのようなメリットがあるか、一つひとつ詳しく解説していきます。

従業員満足度の向上により離職率が低下する

有給休暇を取得させるメリットとして、従業員満足度の向上による離職率低下が挙げられます。

厚生労働省が行った「平成30年若年者雇用実態調査」によると、初めて勤務した会社を辞めた理由は、「労働時間・休日・休暇の条件がよくなかった」が30.3%で第一位でした。

この結果からも、心身の疲れを癒す休日・休暇は労働者の中でかなり重視されていること、勤労意欲と密接な関係があることがわかります。

そのため有給休暇の付与や取得を徹底することで、従業員の疲労回復やワークライフバランスが実現し、従業員満足度の向上に期待ができるのです。

従業員満足度が高まればエンゲージメントも高まり、離職率の低下につながる可能性もあります。

・参考サイト:平成30年若年者雇用実態調査の概況 | 厚生労働省(PDF)

生産性の向上が期待できる

有給休暇を取得させるメリットとして、生産性向上が期待できるという点も挙げられます。

十分な休日がとれず心身の疲れがたまった状態で働いていては、当然ながら従業員のモチベーションが下がり、高いパフォーマンスを発揮できません。

モチベーションが下がれば良いアイデアも浮かばなくなるでしょうし、生産性も悪くなり、業務に支障が出てしまう可能性もあります。

逆に有給休暇をしっかり取得して心身の疲れをリフレッシュさできれば、労働の意欲や能力を常に高い状態で維持できるのです。

有給休暇を使って疲れを癒すことで意欲が上がり、自己啓発を行う人も出てくるでしょう。

そうして多くの従業員が高いパフォーマンスを実現できれば、企業全体の生産性向上にもつながります。

人材を確保しやすくなる

人材を確保しやすくなるというのも、有給休暇を取得させるメリットの一つです。

日本では「有給休暇=取得しにくい」というイメージが根強いため、企業が積極的に取得させていると、「従業員を大切にする企業なんだな」と社会的なイメージアップにつながりやすくなります。

高い有給休暇の取得率を採用時にアピールすれば、求職者から「働きやすい会社」というイメージを持たれて選ばれやすくなり、人材を確保しやすくなる効果にも期待できます。

少子高齢化の日本では人手不足が深刻化しやすく、今後の人材確保は競争力を維持するためにも企業にとって必要不可欠なことです。

高い有給休暇取得率を実現して会社のイメージアップを図り、優秀な人材を確保していきましょう。

有給休暇を取得させるデメリット

従業員が有給休暇を取得することによって、企業にはデメリットとなることがあるのも事実。デメリットについて理解しておけば、それをカバーする方法を考えることもでき、影響を最小限に抑えることにも役立つでしょう。

そこで次はどのようなデメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

コストが増大する

従業員に有給休暇を取得させるデメリットとして、まずコストの増大が挙げられます。

本来であれば休日は給与が発生しませんが、有給休暇を取得した従業員には出勤した場合と同じように給与を支払う必要があるためです。

有給休暇を取得する従業員が増えれば、その分労働を対価としない給与を支払わなければならず、人件費というコストの負担だけが増してしまいます。

このコスト増大というデメリットについては、従来の有給休暇取得率が低かった企業ほど、取得率が上がることによってより大きな負担になります。

業務が遅れる恐れがある

有給休暇を取得させるデメリットとして、業務の遅延リスクも挙げられます。

有給休暇を取得した従業員は営業日に仕事ができないため、取得した分業務に遅れが出る可能性があるのです。

業務が特定の従業員に属人化していた場合、その従業員が有給休暇を取得すると周囲では対応できず、業務がストップする恐れもあります。

有給休暇を取得した従業員の業務が周囲に回されることもあり、周囲の業務負担も増しやすいもの。

慢性的に人手不足に陥っている企業や従業員数の少ない企業の場合、有給休暇を取得させてもその穴を埋める余裕がなく、仕事の受注を諦めたり、周囲の不満が蓄積したりする恐れもあることに注意が必要です。

また有給休暇の取得日が複数の従業員で重なってしまうと業務に支障が出てしまうため、できる限り取得日が重複しないよう、社内全体で従業員ごとの有給休暇取得のタイミングや日数について共有ができている状態にしておくといいでしょう。

なお業務が遅れる恐れがあるからといって、有給休暇の取得ができない雰囲気を出したり、圧力をかけたりするのはNGです。

法律的なこともありますが、有給休暇が思い通りに取れない環境を作ることで、モチベーションの低下、生産性の低下、健康を害したことによる欠勤などを招く恐れもあります。そうなってしまえば結局業務に遅延が生じてしまうので、有給休暇をしっかり取得させるようにしましょう。

よくある有給休暇に関する疑問

よくある有給休暇に関する疑問

有給休暇に関しては、「こんなときどうしたらいいの?」という疑問をお持ちの方も多いでしょう。そこでこの項では、有給休暇に関するよくある疑問を4つ解説していきます。

その1. 有給休暇の理由を確認するべき?

よくある疑問として、従業員に有給休暇の理由を確認するべきかどうかというものがあります。

労働基準法では、有給休暇を付与するにあたり、理由の必要性などは明記されておらず、理由の申告や確認は必要ありません。有給休暇を何に使うかは従業員の自由であり、企業側が干渉するところではないのです。

理由を尋ねること自体は問題ないですが、細かく確認されると従業員が有給休暇を取得しにくいと感じることもあるため、過剰に確認しないほうが無難。しつこく理由を尋ねると「パワハラ」と判断されてしまう恐れもあります。

また企業側が、「有給休暇の取得理由を詳しく告げないと取得を認めない」「正当な理由でなければ取得を認めない」などの対応をした場合は労働基準法違反となるため、注意が必要です。

なお有給休暇を申請する際、従業員が取得理由で嘘をついたとしても違法にはならず、問題ありません。

その2. 実際の有給休暇の取得率はどれくらい?

実際の有給休暇の取得率はどれくらいなのかという点も気になる疑問でしょう。

前提として有給休暇の取得率は、「全従業員の有給休暇取得日数の合計÷全従業員の有給休暇付与日数計×100」で算出することができます。

厚生労働省が発表している「令和3年就労条件総合調査」によると、労働者1人に対する有給休暇の平均付与日数は17.9日、平均取得日数は10.1日、平均取得率は56.6%だということです。

平成27年以降は右肩上がりを続けており、令和3年の調査では過去最高の取得率を達成しています。

有給休暇の取得が義務化されたことで、企業側と従業員側の双方が有給休暇の取得に積極的になってきていることが伺えますが、まだまだ低いと言わざるを得ません。

また業種によっても取得率には大きな差があり、最も低いのは宿泊・飲食サービス業の45%、最も高いのは電気・ガス・熱供給・水道業の73.3%となっています。

・参考サイト:令和3年就労条件総合調査の概況 | 厚生労働省(PDF)

その3. 消化できなかった有給休暇はどうなる?

消化できなかった有給休暇はどうなるのかという点も、企業・従業員双方にとって気になるところでしょう。

付与された有給休暇をその年度中に使い切れなかった場合は、翌年度に繰り越すことができます。

ただし繰り越せる有給休暇の日数は20日までと定められており、2年経つと時効により権利が消滅して取得できなくなってしまいます。

たとえば勤続10年の正社員の場合、2022年に20日付与される有給休暇を3日のみ使ったとすると、2023年には2023年度分の20日+2022年度分の残り17日=計37日の有給休暇を使えることになるのです。

2023年に全く有給休暇を取らなかった場合、2024年の有給休暇は2024年度の20日+2023年度の残り20日=計40日となり、2022年度の残り17日分は時効で消滅してしまいます。

「いざというときのために取っておこう」「もったいないから取得を控えよう」などと言っていると、せっかくの有給休暇が期限切れになって使えなくなってしまうので、企業側も有給休暇が大量に残っている従業員には、積極的な取得を促してあげるといいでしょう。

その4. 有給休暇の権利買い取りは可能?

有給休暇の権利買い取りは可能かというのもよくある疑問の一つです。

従業員に休まれてしまうと業務に支障が出るため、有給休暇を取得させる代わりに有給休暇付与日数分の給与を支払い、権利を買い取れないかと考える企業もあると思いますが、それは違法行為となるので注意しましょう。

労働基準法では、条件を満たした従業員の疲れを回復させるため、あくまでも「休暇」を与えることを義務としているためです。しっかり心身を休ませるための有給休暇なので、忙しくても従業員が安心して申請できるような環境づくりに努めましょう。

ただし法律で定めた日数を超えて企業が自主的に付与していた有給休暇や、取得から2年が過ぎて消滅する有給休暇、退職時に残っていた有給休暇の3つについては、例外的に買い取りが認められています。

上記3つのケースに該当する有給休暇を買い取った場合は賞与扱いとなり、管轄の年金事務所へ賞与支払届の提出が必要となるため、覚えておきましょう。

有給休暇の取得率を高めるために会社ができること

有給休暇の取得率を高めるために会社ができること

取得率がだんだん高くなっているとはいえ、まだまだ低い日本の有給休暇取得率。そこで有給休暇の取得を促進するために企業ができる対策についてどんなものがあるのか、紹介していきます。

計画的付与制度を導入する

有給休暇の取得促進対策として、計画的付与制度を導入することも有効です。

計画的付与制度は「計画年休制度」ともいい、有給休暇の付与日数から5日を除いた日数に対して、企業側が取得日を指定できる制度のことをいいます。

あらかじめ企業側が取得日を指定することで、繁忙期を避けることができる、取得日を振り分けて人手不足を避けることができるなどのメリットがあり、計画的な取得が可能になります。

企業から有給休暇の取得日が指定されているため、従業員も罪悪感を抱いたり遠慮したりする必要がなく、積極的に休みやすいのも魅力です。予定を立てやすいのも嬉しいポイントといえるでしょう。企業側としても、取得率の向上が期待できます。

ただし計画的付与制度を導入するには、労使協定を経て就業規則に明記することが必要となるため注意しましょう。

なお計画的付与は、従業員全員が同じ日に有給休暇の取得日を指定する「一斉付与方式」や、いくつかのグループ別に取得日を指定する「交替制付与方式」、従業員ごとに取得日を指定する「個人別付与方式」という3つの付与方式があります。

有給休暇を取得しやすい環境を整える

有給休暇の取得促進対策として、休みやすい環境を整えるということも企業としてはぜひ意識したいところです。

企業がいくら有給休暇の取得を勧めても、同僚に負担をかけてしまう罪悪感や休んだ分の業務負担が翌日に回ってしまう不安などから取得できない従業員も多いため、気兼ねなく休める環境整備も必要となります。

そのためには、従業員ごとの業務の内容や量、フローなどを洗い出して見直し、業務を共有・交代しやすい体制づくりを進めるのが良いでしょう。業務を可視化し、マニュアルを作成しておくと業務が属人的にならず、誰もが休みやすくなります。

また気軽に休みやすい雰囲気にするため、上司や管理職が率先して有給休暇を取得し、部下に声掛けするのも効果的です。上司が積極的に有給休暇を取得していれば、「気軽に取得していいんだ」という安心感になり、取得促進につながります。

従業員の有給休暇管理を徹底する

有給休暇の取得を促進するには、従業員ごとに何日有給休暇が付与されているか、そのうち何日取得しているか、何日失効してしまったかなど正確な取得状況を把握し、取得していない従業員へ声掛けすることが欠かせません。

有給休暇取得管理簿を紙やエクセルなどで作成している企業も多いかもしれませんが、それだとデータの抽出や集計などに手間がかかってしまい、正確かつ迅速な対応が難しいこともあります。見落としが発生してしまうリスクもあるでしょう。

手間をかけずに正確な管理をしたい場合は、有給休暇に対応した勤怠管理システムなどのツールを導入すると効果的です。

勤怠管理システムツールを導入すれば、従業員一人ひとりの勤務実態がリアルタイムで確認でき、有給休暇の管理も自動的にしてもらえます。

有給休暇の失効前に通知をしてくれる機能を持ったツールもあるため、それを使えばあまり有給休暇を取得しない従業員や、いつも期限内に使いきれず失効してしまう従業員にも有効期限を知らせることができ、取得を促すことが可能です。

バックオフィス業務の悩みは「AIBOW」にお任せ!

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有給休暇の付与や取得は労働基準法で定められた義務であり、適正な管理が必要となります。従業員のモチベーションアップや企業のイメージアップなどにもつながるため、取得率の向上にも取り組みたいところです。

しかし企業のバックオフィス業務は有給休暇管理以外にも数多くあり、手が回らないことも多いもの。どうしても後回しになってしまうという企業もあるでしょう。

そんなバックオフィス業務の煩雑さに悩まされている場合は、特に手間暇がかかりやすい経理業務に特化したサポートサービス「AIBOW」の利用がおすすめです。

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煩雑で量の多い経理業務から解放されれば、有給休暇の管理を始めほかのバックオフィス業務やコア業務に人手や時間を回せるようになります。業務の効率化に取り組みたい企業にもおすすめです。

有給休暇を正しく理解・管理して取得を促進しよう!

有給休暇を正しく理解・管理して取得を促進しよう

従業員の疲れをしっかり癒すためにも、有給休暇の付与と取得は必須事項。また有給休暇の取得は法律で定められた義務となっているので、今回紹介した内容を正しく理解して適正に管理していくことが企業に求められます。

手間のかかる経理業務は「AIBOW」に任せて、有給休暇の管理を徹底していきましょう。バックオフィス業務のサポートに興味がある方は、お気軽に「AIBOW」の資料請求をご利用ください。


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WRITTEN BY
AIBOW編集部

映像プロダクションのTHINGMEDIA株式会社で会計・経理の経験を積んだメンバー構成しています。クリエイティブ会社の運営で得たバックオフィスの知見をお伝えしていきます。