会計・バックオフィス

トラブルを起こさない対応が必要! 領収書の書き方や注意点などを徹底解説

こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

フリーランスのクリエイターや映像制作会社の経営者などにとって、領収書の知識は必須です。正しい書き方を理解しておかないと、後々大きなトラブルにつながることもあるので要注意。

しかし中には、次のような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

「そもそも領収書とレシートってどう違うの?」
「領収書の書き方には決まりがあるのだろうか?」
「領収書はどれくらいの期間保存しておけばいいの?」
「領収書に収入印紙や印鑑は絶対に必要なの?」

そこで今回は、「領収書の概要と書き方、注意点」などについて詳しく解説していきます。

最後には経費清算や請求書処理などをサポートするサービス「AIBOW」を紹介するので、自分で経理業務をすることに不安を感じる方、バックオフィス業務を効率化したい方はぜひご利用をご検討ください。

レシートとは何が違うの? 領収書の概要について

領収書の概要

領収書の書き方などの説明に入る前に、まずは領収書の概要について理解しておきましょう。基礎としてしっかり理解しておくべき領収書の役割やレシートとの違いについて詳しく解説していきます。

領収書の役割

領収書とは、商品やサービスを受け取った側が提供した側にお金を払ったことを証明するための書類です。

仕事上の直接的な取引はもちろん、出張などにかかった旅費、打ち合わせに使った飲食費などの証明のために領収書を発行してもらうケースも多くあります。

領収書は金銭を支払った側にとって自分の支払いを証明することが可能となり、いざというときの二重払いを防ぐのにも役立ちますし、受け取った側は金銭を受け取ったことの証明が可能です。

発行してもらった領収書はフリーランスのクリエイターが確定申告をするときや、会社に務めている人が経費精算をする際に経理担当者へ渡す場合などに使用されるため、重要な書類となっています。

また領収書は金銭の支払のみではなく、書類や商品の受け渡しをする場合に、「受領書」などの名称で発行するケースもあります。

ちなみに領収書の形式には特に決まりがないため、手書きでもいいですし、Excelなどでも構いません。

レシートとの違い

領収書と似たような役目を果たすものとして、私たちにとって身近な「レシート」が挙げられます。では領収書とレシートは一体何が違うのでしょうか?

実は、「領収日付」と「売上代金に関する金額」「発行元」という情報が記載されていれば、レシートも領収書として扱えるのです。

スーパーや飲食店などの場合、お客さん一人ひとりにいちいち領収書を発行するのは大きな手間となってしまうので、その代用として使われているのがレシートというわけです。

そのため多くの企業が会計処理においても領収書の代わりにレジで発行されたレシートを使っています。

ただしレシートには宛名が記載されていないため、会社に提出する場合は確認が必要です。

またレシートは税務上、領収書に該当しますが、会社のルールによっては認められないケースがあるため注意しましょう。

あらかじめ会社側にレシートが領収書の代わりになるかどうか確認を取り、NGであれば都度、店舗などを利用した際には領収書を発行してもらう必要があります。

テンプレートを用意しておくと便利! 領収書を書くときの準備物

領収書を書くときの準備物

続いて領収書を書くときに準備しておきたいものについて、見ていきましょう。

領収書は特に形式が決まっていないので、「手書きは面倒」「Excelは使い慣れていないため自分で一から作るのはちょっと……」などという方は、インターネットでテンプレートを用意しておくとスムーズです。

また後で詳しく解説しますが、領収書の金額によっては印紙が必要となります。収入印紙は郵便局や法務局のほか、コンビニでも購入可能ですが、コンビニによっては印紙を販売していない、取扱いのない種類の印紙が多いといったこともあります。

領収書を郵送するのための封筒や切手も用意しておきましょう。封筒のサイズには特に決まりはありませんが、一般的に使われるのは120mm×235mmの長形3号です。

封筒には、「領収書在中」の印鑑も押す必要があります。スタンプがあれば便利ですが、無ければ手書きでも問題ありません。なお色についても決まりはないです。

基本をしっかり押さえよう! 領収書の書き方

基本をしっかり押さえよう! 領収書の書き方

領収書は書き方に不備があると、受け取る人に迷惑をかける恐れがあるので、基本をしっかり押さえておく必要があります。相手に迷惑をかけないためにも、この段落では領収書の書き方について詳しく解説していきます。

日付

領収書の日付は税務上で、「いつの年度における損金になるのか」という重要な意味をもつため、必ず書かなくてはならない項目です。

領収書に記載する日付は、原則的に代金を受け取った日となります。銀行での振込の場合は、入金日を記載しましょう。

日付の記載方法は西暦・和暦を問わず、どちらでもOKです。

また日付を記載する際に省略は不可となります。以下の例のように、年月日をきっちり書くようにしましょう。

・2022年5月1日
・令和4年5月1日
・2022/5/1

上記の例のうち、どの記載方法でも問題ありません。ただ和暦だと思い違いをして間違えてしまう人も少なくないため、間違いを防止するという意味では西暦のほうがよいかもしれません。

なお元号の初めの年については、「0年」とするのではなく、「元年」と記載するのが一般的となっています。

あて名

あて名も領収書を書く上で欠かせない項目となります。

あて名は支払者に確認を取ったうえで、氏名や企業名を正式名称で記載するのが基本です。口頭で聞いて書くと聞き間違いをしていたり漢字の書き間違いをしたりする恐れがあるため、名刺を借りるなどして記入するようにしましょう。

株式会社を「(株)」と省略するのも禁止となります。よく間違えやすいところでもありますが、株式会社の表記が前株か後株かについても気をつけるようにしましょう。

なおあて名について、「上様」と記載するように要望された場合はそれに従ってもかまいません。レシートの例があるように、税法上、宛名がなくても領収書として機能します。

ただし「上様」は税務署など第三者が確認する際に誰を指すのかわかりにくくなるため、可能であれば正式名称を記載するのが望ましいです。正式名称を記載しておけば、当事者以外から誤認されるリスクを防げます。

また消費税法の仕入税額控除に係る帳簿の記載方法では、事業者の氏名が必須となるので「上様」と書かれていたり空欄になっていたりする場合は無効になる可能性があります。

以上のことから、やはり当事者が見たときにも信ぴょう性の高い書類であると判断されるよう、あて名は正式名称で記載しておいたほうがいいと言えます。

但し書き

但し書きの記入については迷う人も多いところ。領収書の但し書きとは、何の代金かについて記載することです。

たとえば、「お食事代として」「セミナー参加代として」などの書き方があります。最後には後で書き足しができないよう、「として」とつけるようにしましょう。

但し書きはできるだけ具体的に記載するのがポイントです。何に支払ったのかが明確な但し書きになっていれば、経理作業の効率化にもつながりますし、不要なトラブルも避けられます。

なお「お品代」という書き方もよく見かけますが、税務上ではあまり使わないほうが無難。

禁止ではありませんが、宛名の「上様」の場合と同じく対象が曖昧になるので、税法調査などでイメージが悪くなってしまいます。

また経費の中には領収書の出ない交通費など但し書きしにくいものもありますが、日付、移動手段、交通料金の明細などを残しておけば、信ぴょう性の高い書類とみなされるため税務調査の際も有効となります。

金額

領収書で金額を記載する際には、先頭に¥マーク、もしくは「金」をつけるようにします。

そのほかにも、3桁毎に「,」で区切ったり、金額の末尾に「※」や「也」「-(ハイフン)」などをつけたりするのも一般的なルール。先頭や末尾の記号は数字との間隔を開けないのがポイントです。

これらのルールを踏まえて金額の一例を書くと、「\1,000,000※」「金10,000円也」という書き方になります。これは日常ではあまり見かけない、領収書ならではの書き方と言えるでしょう。

こういった決まりがある理由は金額を改ざんするのを防ぐためですが、その気になれば角印でさえ偽造できてしまうため、絶対的なものではありません。

なお内訳の欄には、税込み額と消費税額を分けて記載するようにしましょう。

収入印紙

5万円を超える領収書には、収入印紙を貼る必要があります。

収入印紙は「印紙税法」で定められた、課税文書に貼る一種の税金です。領収書の発行側が負担しなくてはなりません。

収入印紙の金額は、領収書の金額によって変わるため注意が必要。具体的には、領収書の金額が5万円から100万円未満なら200円、100万円から200万円未満は400円、200万円から300万円未満なら600円、300万円から500万円未満なら1,000円、500万円から1,000万円未満なら2,000円となります。

領収書の金額が高くなればなるほど収入印紙の金額も高くなっていくのです。なお収入印紙は消費税額を含まない、商品代金だけで判定されます。そのため先述したように、領収書にはしっかり消費税額も記載しなくてはなりません。

また収入印紙には消印(割印)がないと無効になるので注意が必要です。消印を押すことには収入印紙の再利用を防ぐ目的があるので、忘れずに押しましょう。

発行者

領収書には、発行者の情報を記載する欄があります。その欄には、発行者の個人名や会社名を省略せずに記載するようにしましょう。

個人名や会社名のほか、住所や電話番号、メールアドレスなどもあわせて書くのが一般的です。

住所と社名の入った社判を利用してもいいため、手間を省きたい方や領収書を書く機会が多い方は用意しておくとスムーズになります。

この発行者の情報を元に問い合わせをしてくる場合もあるので、不備が無いようにきっちりと書いておくことが大切です。

なお発行者の印鑑については法的には押さなくてもかまいませんが、商習慣や偽造防止を目的として押す場合が多くなっています。

収入印紙を貼る必要があるときの消印は必須、発行者の印鑑についてはどちらでも問題ないということをおさえておきましょう。

領収書の保存期間などを押さえよう! 領収書の注意点

領収書の注意点

慣れていないと戸惑うことも多いと思いますが、領収書を書くときにはいろいろと気をつけなくてはならないことがあります。

そこでこの段落では、領収書を書くときの代表的な注意点としておさえておきたいポイントを紹介。領収書の保存期間、収入印紙が不要になるケースなどについて詳しく解説していきます。

領収書の保存期間

法人や個人事業主が税金の申告に使用した領収書は、税法の帳簿書類に該当するため、確定申告が終わった後も一定期間保存しておかなければなりません。

保存期間については税法で定められており、法人の場合は7年、個人事業主の場合も青色申告者は7年となっていますが、白色申告者の場合は5年で済みます。

ただし前々年分の所得が300万円以下であれば、青色申告者であっても保存期間は5年と短くなります。

なお領収書と混同しやすいのが帳簿。帳簿については個人事業主であれば7年間の保存義務(一部5年間)、企業であれば商法や会社法によって10年間の保存義務が定められているので、こちらについても覚えておくといいでしょう。

また一定の要件を満たしている場合は、電子帳簿保存法により、領収書の電子化が可能となっています。

領収書を紙で何年分も保存していると膨大な量になってしまい、保管場所を確保するのにも、保存期間が終了した後に廃棄をするのにも大変です。紛失などのリスクもあるので、会計システムなどで電子データにして保存するのも一つの手段といえます。

紙ですでに領収書を発行していたとしても、撮影すればデータとして残せるのでおすすめ。電子データであれば場所を取らず管理がラクですし、検索もしやすくなります。

収入印紙が不要になるケース

収入印紙が不要なケースについても詳しく解説していきましょう。

領収書の記載金額が5万円を超えた場合は収入印紙が必要になり、5万円以下であれば不要になるのは前述した通りです。

ただし合算して5万円を超えるのであれば、分割して領収書を出すことで収入印紙を不要にすることができます。分割する手間はあるかもしれませんが、その分収入印紙を節約可能です。

また消費税と本体価格が明確に分けられており、総額が5万円を超えるケースでも、本体価格が5万円未満であれば収入印紙は必要ありません。

さらに現金払いではなくクレジットカードで取引した場合、5万円を超えても収入印紙を貼る必要はありません。現金取引とは異なり、印紙税の課税対象にならないためです。

クレジットカードで取引した場合は必ず、領収書内にクレジットカードを利用した旨を明記しておきましょう。記載がないと収入印紙を貼る必要が出てきてしまうため注意が必要です。

新型コロナウイルスや自然災害などにより、経営に影響を受けた事業者が作成する契約書に関しては、印紙税の非課税措置が設けられることも覚えておきましょう。

インボイス制度

「インボイス制度」についても覚えておく必要があります。なぜなら、2023年10月に導入されるインボイス制度によって、領収書の書き方が変わるためです。

インボイス制度(適格請求書等保存方式)とは、売り手が買い手へ適用税率や消費税額について正確な情報を伝える新たな制度となっています。

インボイス制度導入前の2023年9月末までは、領収書の金額欄へ区分記載請求書等保存方式に基づき、「税率ごとの合計対価額」を領収書の金額欄へ記載するルールとなっています。

それがインボイス制度では、従来の区分請求書等保存方式に加えて、「適用税率」「税率ごとの消費税額の合計」が項目として増えることになるのです。

また仕入税額控除を受けるためには、適格請求書発行事業者の「登録番号」が必要になるため、税務署に申請して登録しなければなりません。

・参考サイト:インボイス制度の概要 | 国税庁

こんなときどうする? 領収書でよくある疑問

領収書でよくある疑問

会社を起こして間もない経営者や、フリーランスの歴がまだ浅いクリエイターの場合、領収書でよくわからないことはたくさん出てくるでしょう。そのためこの段落では、領収書に関するよくある疑問についてまとめました。

印鑑は必ず必要なのか

よくある疑問の一つが、「印鑑は必ず必要なのかどうか」という点です。

多くの領収書に印鑑が押されているので、「印鑑は必須」と思い込んでいる人もいるかもしれません。しかし領収書は印鑑がなくても有効です。

ただし印鑑があるほうが領収書の偽造や改ざんの防止がしやすく、領収書を受け取る人に対するイメージがよいのは確かだといえます。自分自身が領収書を受け取ったときのことを想像してみると納得するでしょう。印鑑があったほうが丁寧な印象も受けますよね。

そのため特に理由がない場合は、印鑑を押すようにしたほうが無難です。

ちなみに先述した通り、収入印紙の割印は必須となっているので混合しないよう注意してください。

領収書はどのように郵送するのか

領収書は手渡しだけでなく、郵送も可能です。たとえば、銀行に振込入金した際には郵送で領収書を送ることになります。

領収書を郵送する際には、送付状を同封するのが一般的です。相手先の社名、個人名、送付日などといった情報だけでなく、入金のお礼を添えるのがマナー。領収書だけを封筒にそのまま入れて送るのは避けましょう。

領収書を郵送する封筒には、「領収書在中」と記載しておきます。これは相手に届いた際に担当者が一目でなんの郵送物か判断できるようにするためです。

「領収書だ」とすぐに判断してもらうことで、処理もスムーズになりますし、ほかの書類などに紛れてしまったり、紛失してしまったりするリスクも防げます。

なお領収書は取引先との金銭取引を証明するための重要な書類なので、記録が残るよう簡易書留、レターパックなど、もしものときに追跡できる方法で郵送するようにしましょう。

書き間違えてしまったらどうすればよいのか

領収書を書き間違えてしまったときの対応についても疑問に思う方が多いでしょう。

領収書を手書きで記載し、間違えてしまった場合は新しい領収書に書き直すのが無難です。

訂正箇所に二重線を引き、訂正印を押して正しい内容を記載し直すという方法もありますが、金額に関して基本的に訂正はできませんし、見え方もあまりよくありません。

領収書の間違いに後日気がついたときは、先方へ必ずすぐに連絡し、訂正した新しい領収書を渡すようにしましょう。

間違えた領収書も処分するのではなく、×印などをつけて保存しておきます。無造作に処分してしまうと、税務調査の際に余計な疑いがかかる恐れがあるため注意。間違えた領収書も書き損じだという証拠にするため、きちんと保存しておきましょう。

領収書は拒否できるのか

領収書を拒否できるのかどうかについても気になるところでしょう。

領収書はお金のやり取りをした際に同時に発行するものですが、必ず発行しなければならないわけではありません。そのため場合によっては領収書の拒否はできます。

たとえば、銀行口座に入金したような場合は銀行が振り込んだことを証明する書類を発行してくれるため、領収書は発行しないという考え方もあります。

ただし民法486条には、「弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる」とあるので、支払い側が領収書を求めているのであれば、支払いを受けた側は領収書を発行する義務があります。

また領収書は実際の金銭の受け渡しを証明するもの。そのため架空取引などであれば、領収書の発行を拒否できます。

返金が発生したときどうすればよいのか

領収書を数多くやり取りしていると、中には金額が間違っているケースに遭遇することがあります。

たとえば100万円の商品を販売したが、領収書発行後に実際は80万円だと発覚した場合、どうすればよいのでしょうか。

まず考えられるのは、払戻すパターンです。間違った領収書、および100万円を戻してもらい、売り上げを一旦0にします。その後、80万円の商品として正しい領収書を改めて発行するという方法です。

また支払い側に差額を返金してもらうというパターンもあります。差額の20万円を返金してもらい、帳消しになった内容について領収書を発行するという方法です。

差額を返金してもらうほうがラクなように感じますが、発行者側に過失がないのに再度領収書を発行するというのは手間になってしまうため、一般的には前者の払戻すパターンで対応することが多くなっています。

どちらの場合であっても、返金したことを証明する返金受領書を作成しなければならないというのも覚えておきましょう。

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ルール通りの正しい方法で領収書を書くことは、顧客の信用を高めるための基本です。さらに万が一の場合は脱税行為につながるリスクもはらむので、領収書はおろそかにできません。

しかしフリーランスのクリエイターや映像制作会社の経営者は多忙になりやすく、領収書でうっかりミスをしてしまう恐れも。

安心してクリエイティブ作業に集中できる環境を構築したいのであれば、請求書処理や経費精算などの業務を一括で任せられる「AIBOW」を検討してみてください。


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WRITTEN BY
AIBOW編集部

映像プロダクションのTHINGMEDIA株式会社で会計・経理の経験を積んだメンバー構成しています。クリエイティブ会社の運営で得たバックオフィスの知見をお伝えしていきます。