会計・バックオフィス

稟議書を上手に書くには? 書き方のポイントや承認されるコツを紹介!

こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。

企業の規模にかかわらず、何かのサービスを導入する際や物品の購入をおこなう際に多くの企業で必要となるのが稟議書です。

しかし稟議書の書き方がわからないと悩んでいる人は多いのではないでしょうか?

稟議書を上手に書くには、稟議書の意味や役割、メリット・デメリットをよく理解しておくことが重要です。

そこで今回は稟議書についてしっかり理解できるよう、「稟議書とはどんなものなのか、稟議書に記載する項目や稟議内容の書き方のポイント、承認されやすくするコツ」を紹介します。

稟議書とは

稟議書とは

稟議書は決裁者に申請したい事項を記載し、承認してもらうための書類です。稟議書の書き方がうまくなれば、業務をスムーズに進めるのに役立つでしょう。

上手な書き方を身につける前に、稟議書の意味や役割、稟議書を提出するケースと決裁書・起案書との違いを把握しておきましょう。

稟議書の意味

稟議書(りんぎしょ・ひんぎしょ)は、承認を必要とする事項を申請し、決裁者に回す書類のことをいいます。

会社や官公庁といった組織内で用いられ、権限の低い人から高い人へ順に回していくシステムとなっています。

この稟議は日本独特のビジネス習慣で、複数の人に承認してもらった上で決裁権者に決済してもらう必要があり、非効率な業務プロセスといわれる面もあります。

稟議書の役割

稟議書には、社内の関係者全員に情報を共有することで、関連部署間の連携を強めるという役割があります。文書で申請する内容を回すため、複数人が関わっても正確に情報を伝えることが可能です。

また個人で決めることができない事項について、承認を得たいけれどいちいち会議を開くほどではないという場合にも役立ちます。

稟議書を提出するケース

稟議書を提出するケースで主なものは次の3つです。

・他社など外部との契約を結びたいとき
・パソコンや周辺機器、広告枠など購入したいものがあるとき
・新規採用、人材登用の必要があるとき

それぞれ、契約を結びたいときは「契約稟議」、購入したいときは「購買稟議」、人材を採用したいときは「採用稟議」と呼びます。

決裁書・起案書との違い

厳密には意味が異なりますが、稟議書を決裁書や起案書と同じものとして扱うことがあります。

違う点を挙げると、稟議は関係者の承認を得るための手続きで、決裁は最終的な判断を下すことです。起案はアイデアを出すことですが、新規事案について社内に伺いを立てる起案書は、稟議書と実質的な違いがほとんどありません。

稟議書を書くメリット

稟議書を書くメリット

稟議書を書いて提出することで、会議を省いたり現場の意見を周知したりできるというメリットがあります。また稟議書は社内の意思決定を明確化するのにも役立ちます。

この段落では、これらの稟議書のメリットについて詳しく説明していきます。

承認に会議がいらない

稟議書を1枚提出することで、会議を開かずとも関係部署や決裁者の承認を得ることができるというのがメリットの一つ。

案件の関係者が多くなる場合、会議を開こうとすると全員のスケジュール調整が大変になりますし、時間も必要となります。

稟議書が通りさえすれば、会議なしに決定事項をスピーディに実行可能なので、スケジュール調整や会議に割く時間もカットすることが可能です。

現場の意見を反映しつつ社内の知見も集約する

稟議書を作成するのは現場の社員です。実際に業務で直面している課題を解決するために出されるため、稟議書は現場の声を社内に伝える書類ともいえます。

さらに稟議書が回覧される際には、関係部署の知見に基づいた提案・アドバイスも加わっていくため、社内の知見が集約するというのもメリットです。

意思決定の方法を確立できる

社員が会社に提案したいことがあるとき、その可否判断を誰がするのか不明だと意思決定ができません。直属の上司の一存では決められず、関係部署との調整や役員クラスの判断を要する場合もあります。

そこで稟議書を通じた稟議制度を導入すれば、明確な意思決定の方法を確立することができます。

稟議書を書くデメリット

稟議書を書くデメリット

稟議書のおかげで会議の手間を省けるなどのメリットがあることがわかったと思いますが、
その一方で稟議書を作成するのには手間がかかったり、誰が案件の責任者となるのか不明確になったりするというデメリットもあります。

この段落では、稟議書に関するこれらのデメリットについて説明していきます。

作成から承認まで手間と時間がかかる

稟議書を作成するのには、手間と時間がかかりやすいのがデメリットの一つです。作成に慣れていないと書き方もわからず、負担も大きいものとなります。

稟議書を頻繁に作成しなければならない場合は、本来の業務に支障が出るなどの弊害もあるでしょう。

また稟議書を上げても、最終承認・決裁までに時間がかかることがあります。

差し戻しで修正したり、回覧が停滞したりすればスピード感が損なわれ、契約の締結や物品の購入、人材の採用決定まで時間がかかってしまうこともあるのです。

責任の所在がわかりにくくなる

稟議書の承認は複数の関係者でおこなうため、一人ひとりの責任意識が薄まりやすいというのもデメリットです。

トラブル発生時の責任の所在が曖昧になり、対応が遅れるおそれがあるというのも注意したいところ。

稟議書の作成者の立場からすれば、承認者や決裁者は上の職位であるため、責任を追及しにくいという心理もあるでしょう。

稟議書作成から承認までの流れ

稟議書作成から承認までの流れ

まずは申請者が内容や目的などを明記して、稟議書を作成します。稟議書を番号管理している会社の場合は、番号を取得するようにしましょう。

稟議書を作成したら、承認者へ稟議書を提出します。稟議書は権限の低い人から順に回覧してもらい、承認を受ける必要があります。

すべての権限者に認められれば完了です。これを決裁とみなす会社もあります。

途中で却下・取消の判断がなされたら内容を変えて稟議書を作り直し、再申請が必要です。

回覧が済んだ稟議書は後から確認できるよう、保管しておきましょう。

稟議書に記載する項目

稟議書に記載する項目

稟議書の作成から承認までの流れを理解したら、いよいよ稟議書に記載される一般的な項目を確認していきましょう。契約稟議か購買稟議か、あるいは採用稟議かによって項目が異なる場合もあります。

必要項目を一つひとつ紹介していくので、テンプレートを作成する際の参考にしてみてください。

基本情報

まずは次に挙げる基本情報を記載します。

・決裁区分(可決か否決かなどを決裁者が記入します)
・決裁日や申請日の記入欄
・承認欄(承認者や決裁者の氏名を書く欄です)
・起案者名または所属(稟議書作成者の氏名)
・稟議書の通し番号

件名

稟議の内容がひと目で伝わりやすく、かつ簡潔な件名をつける必要があります。

「セキュリティシステムの導入について」「〇〇社接待のための会食について」など、誰が見てもすぐに議題がわかるシンプルな件名を心がけましょう。

稟議内容

稟議したい内容について、具体的にわかりやすく書きましょう。なるべく要点・結論を先に述べ、内容を伝えやすくすることが大切です。

稟議に上げる目的や理由、メリット・デメリットまで記述します。

時期

物品などの購入稟議書なら購入希望時期を、採用稟議書なら採用時期を記載します。時期をいつにするかによって、承認可否や回覧の優先度に影響を与えることがあるので注意しましょう。

発注先・取引先

稟議が物品購入やサービス契約に関するものならば取引先業者名、必要なら担当者名まで書くようにしましょう。

取引先の会社規模や業績など、簡単な説明文を添えるとわかりやすくなり、購入や契約の可否を判断するのにも役立ちます。

金額

物品購入や外注なら、見積書・製品カタログを添付してできる限り正確に金額を書くようにしましょう。予算内訳や支払条件なども付記しておきます。

稟議内容の書き方のポイント

稟議内容の書き方のポイント

稟議書がスムーズに回覧され、スピーディに承認されるためには、稟議内容の書き方が重要になります。内容が理解しにくい稟議書は趣旨を誤解されたり、却下や差し戻しにつながったりするため注意が必要です。

この段落では、上手な稟議内容の書き方のポイントを詳しく紹介していきます。

要点を端的に

稟議書を書く際は何を伝えたいのかがよくわかるように、要点を端的にまとめて書くことが大切です。詳しく書こうとして長文になり、要点がぼやけてしまったり読みにくくなったりするケースがあるため注意。

内容が込み入っている場合は、箇条書きやナンバリングなどで見やすく、端的にまとめるといった工夫が必要となります。

稟議書の内容を把握しやすくなるように、結論や要約文を冒頭に書くのも効果的です。「概要」などとして、項目を独立させてもよいかもしれません。

内容は具体的かつ客観的に

稟議書を書く際は、予算や費用対効果がわかるように具体的な数値を含めて書くことが必要です。また購買稟議などには、購入数量の記載も必須となります。

サービスの導入や契約の締結などにより予想される売上や期待される効果などを客観的なデータをもって提示することも効果的。具体的に書くことで、稟議のメリットを直感的に伝えられ、読む側も判断しやすくなります。

なお主観的な印象を与えないようメリット・デメリットの両方を提示し、冷静な判断に基づいていることをアピールしましょう。

何を解決するのか

稟議書で申請していることが、どんな課題を解決するのか説明しておくことも大切です。

申請する理由や背景を述べた上で、現時点で直面している課題に言及するとわかりやすく効果的。場合によっては、現時点ではなく将来起こりうる課題を解決するのが目的になるケースもあるでしょう。

もし稟議が通ることで別の課題が発生する可能性があれば、その可能性についても具体的に言及し、あらかじめ対策などを提示しておくと稟議が通りやすくなります。

表現をわかりやすく

稟議書を書く際は表現をわかりやすくすることも大切なポイントです。自分の所属する部署では当然のように使っている言葉でも、他部署の人にとってはなじみがないというケースもよくあるもの。

読む相手の目線で文章を書き、承認者から理解されにくい専門用語などの使用は避けましょう。

専門用語はなるべくわかりやすい別の言葉に言い換え、それができない場合は注釈をつけるようにします。

ほかにも一文を長くしすぎない、冗長な言い回しをしない、不必要にカタカナ語や英語、難読語を用いないといった配慮が必要です。

不要な情報は削る

具体的に詳しくしようとするあまり、稟議したい内容と直接関係のないデータまで盛り込まないように心がけることも必要です。

承認者の理解を得るためにデータを提示することは有効ですが、情報が多すぎると内容が把握しにくくなり、論点もわかりづらくなります。

そのため集めたデータなどをすべて示したい気持ちがあったとしても、補足情報は必要最低限にとどめて、不要な情報は削ってすっきりさせることが大切です。

各稟議書の書き方・例文

各稟議書の書き方・例文

稟議書に記載する項目、稟議内容を書くポイントが押さえられれば、わかりやすい稟議書を作成することができます。とはいえ、稟議書は申請内容によってどう書けばよいかが変わってくるもの。内容に合わせた書き方が必要になります。

そこでこの段落では、さまざまな稟議書の書き方・例文を紹介していきます。

物品購入に関する稟議書

高額な備品などを購入する場合には、稟議書を書いて購買稟議を通さなければなりません。

物品購入に関する稟議書は、購入する目的や理由、費用対効果まで記載するのが理想です。

たとえばパソコン購入の稟議書であれば、次のような文章で書き出すといいでしょう。

「〇〇社製ノートパソコンの購入についてご検討をお願いします。現在使用しているパソコンは経年劣化により速度が低下し、業務に支障が出ているためです。」

なぜその物品を購入する必要があるのか、わかりやすく簡潔に述べましょう。

修理に関する稟議書

会社が所有する設備・備品・機械類の修理は高額になるケースが多く、一従業員の判断で修理依頼はできないため、稟議に上げる必要があります。

一例として、パソコンが故障し修理が必要な場合の稟議書の書き出しは次のような文章になります。

「〇〇部署のパソコン1台が正常に動作しません。起動時にエラー画面が表示されるためメーカーに問い合わせたところ、OSもしくは記憶媒体に不具合が考えられるとのことです。下記のとおり、修理を依頼する許可をお願いいたします。」

どこの部署が保有するパソコン何台にどのような問題が起きているのかを、具体的かつ簡潔に記載しましょう。

システム導入に関する稟議書

会社全体あるいは部署内に必要だと思われるシステムを導入する際にも、稟議書の提出が必要となります。

たとえば労務管理システムの導入を稟議にかける際は、導入によってどのようなメリットが得られるのか、導入によってどれくらいの時間が削減できるのか、人件費に換算したときのコストメリットなどを説明するのがよいでしょう。

システム導入費用を上回る効果が期待できることを書けるかどうかがポイントとなります。導入により余った時間を活用して生産性が上がるという点についても伝えましょう。

正社員採用に関する稟議書

派遣社員やパートで働いている人物を正社員に登用するときは、採用稟議書を書く必要があります。

採用稟議書では、「派遣社員〇〇の正社員採用について」などのように件名を記載します。

内容には、採用を提案するに至った理由として、人柄や日ごろの働きぶりなどを書きましょう。直接的にその人物を知らない承認者にも、その人物をイメージしやすくなるように書くことが大切です。

また賃金や労働条件などを記載しておくことも必要になります。

他社との契約に関する稟議書

他社と新規契約を結ぶ際などでは契約稟議が必要となります。

具体的には、内容に「相手企業の信頼度(企業情報)」「契約を結ぶ目的やメリット」「契約相手として選んだ理由」を記載するようにしましょう。

たとえば自社製品の販路拡大のために販売代理の新規契約を結びたい場合は、次のような書き出しの文章にするといいでしょう。

「当社の製品を海外展開するために〇〇社との契約をご検討願います。○○社の企業情報は次のとおりです。」

新規事業者との契約には慎重な判断が必要となるため、取引先の信用情報や契約を結ぶメリットは客観的にしっかりと記載し、承認者が判断しやすいようにしておくことが大切です。

接待や会合に関する稟議書

取引先の担当者が代わったときに、新しい担当者と親睦を深めるために会食をおこなうことがありますが、その際は接待交際稟議書を提出する必要があります。

接待交際稟議書では、次のような書き出しの文章が例として挙げられます。

「2020年より〇〇社と当社は取引を継続していますが、このたび〇〇社の担当部長が□□様に交代となりました。□□様と良好な関係を築くために、顔合わせを兼ねた会食を設定する必要があると考えられます。」

取引先との関係性や担当者名、会食を設定する目的や理由などを書き、具体的な金額や接待場所、接待予定日なども忘れずに記載しましょう。

稟議書を再提出するときの書き方

稟議書を再提出するときの書き方

稟議書が却下されて再提出になったときは、その理由を把握して書き直さなければなりません。

会社にとって不要な物品購入や契約の提案など、そもそも稟議するに値しない内容でなければ、書き方に改善の余地があるでしょう。

「てにをは」の使い方や言い回しの間違い、誤字脱字など、正しい日本語が書けているかという基本的なことから、論理的におかしなところはないか、独りよがりの見解になっていないかをチェックする必要があります。

承認判断に必要な情報やデータが不足していないかも確認しましょう。特にリスクやデメリットは重視されやすいので、リスク回避のための対策まできちんと明記することが大切です。

稟議書が承認されやすくなるコツ

稟議書が承認されやすくなるコツ

稟議書の記載項目や書き方に問題がなくても、承認されなかったり回覧に時間がかかったりすることがあります。そんなとき、ひと手間かけるだけで稟議書が大幅に通りやすくなるものです。

そこでこの段落では、稟議書がスムーズに承認されやすくなるコツを紹介します。

事前に根回しをしておく

稟議書を提出する前に、関係者に当該稟議書について根回しをしておくのも有効です。

根回しというとゴマをするなどのイメージがあるかもしれませんが、そうではなく、承認者へ事前に口頭で申請内容を伝えるだけで構いません。

もしくは稟議書作成前の段階で、承認者に相談したりアドバイスをもらったりするのもおすすめです。

承認者が稟議書のことを前もって知っていれば、決裁承認までのスピードが上がります。

計画通りであることを伝える

予算計画を把握しているのなら、稟議書に「計画通り」「予算編成済み」であることを記載しておくことが大切です。

予算計画が狂ってしまうと、大幅な見直しをおこなう必要があります。当初計画されていた予算であれば計画の時点で吟味がなされていると承認者も判断でき、有効な判断材料になるのです。

計画通りに進めていることがわかれば承認者も稟議内容に安心でき、承認が早くなります。

必要があれば資料も添える

承認者の中には、より具体的な情報が欲しいと考える人もいるでしょう。

しかし稟議書1枚の中には記載しきれない情報があるというケースも。そんなときは、資料を添付するようにしましょう。

数字に基づく効果測定や根拠となるデータを望む人が承認者にいるなら、資料を添えたほうが通りやすくなります。

物品購入などでは、見積書やカタログを添付すると購入対象の理解がしやすいためおすすめです。

稟議書の運用をスムーズにするには

稟議書の運用をスムーズにするには

稟議書がスムーズに回る企業ほど、事業スピードも速くなるという特徴があります。経営の効率化や業績の向上を図るなら、稟議をうまく活用することが重要です。

この段落では、稟議書が決裁承認までスムーズにおこなわれるために何をすればよいか解説していきます。

テンプレートを用意

稟議書が時間をとってしまう原因のひとつは、作成に手間がかかることです。その最も簡単な解決策は、稟議書のテンプレートを用意すること。

契約稟議、購買稟議、採用稟議の3パターンを作成しておくだけでも、稟議書を書くのが早くなります。

決まったフォーマットがあれば承認者も意思決定のブレが少なくなりますし、毎回審査もしやすくなります。

稟議書の電子化

ワークフローシステムを導入して、電子申請ができるようにするというのも有効な方法です。

電子化してしまえばシステム上で承認が可能になります。フォーマットも自由に作成でき、テンプレートとして保存しておけるのも便利です。

紙の稟議書のようにいちいち物理的に複数人の間で回す必要がなく、承認・決裁までの時間短縮を図れるのもメリットとなります。

稟議書の承認をスピーディに

稟議書の作成を効率化したり、電子化したりしたとしても、承認者のチェックが遅ければ意味がありません。

多忙な管理職~役員クラスが稟議書を素早くチェックする体制をつくることが、承認のスピードアップにつながります。

稟議のルートを、「予算額〇円未満は課長の承認のみでOKとする」など予算や案件を基準に決めておくと、稟議の効率化が図れます。

承認されやすい稟議書の書き方を理解しよう

承認されやすい稟議書の書き方を理解しよう

稟議書は会議を減らして意思決定のスピードを上げ、現場の意見を経営に反映させる有益な書類です。

稟議書の作成では、記載すべき項目と書き方のポイントを知ることが重要。承認しやすくするコツも押さえておけば、稟議書を書くことに悩まなくて済むようになるでしょう。

稟議書を上手に書いてスピーディに承認をもらい、業務効率をアップさせましょう。


クリエイターのバックオフィスサポートならAIBOW

私たちは、 クリエイターがバックオフィス業務に追われる時間をなくしたいと考えています。

  • クリエイティブに集中できない
  • 会計の経験者を採用できない、教育する時間がない
  • 毎月のキャッシュフローを早期に把握したい

このような映像プロダクション、クリエイターの課題に対して、AIBOWでは採用・教育・管理コストゼロで、忙しいあなたをサポートします。

貴社の「バックオフィス(経理)業務」はすべてAIBOWにお任せください。

日々のデータ入力から離れて、クリエイティブに集中できます。

まずはお気軽にお問い合わせください!

WRITTEN BY
AIBOW編集部

映像プロダクションのTHINGMEDIA株式会社で会計・経理の経験を積んだメンバー構成しています。クリエイティブ会社の運営で得たバックオフィスの知見をお伝えしていきます。