こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
従業員が退職する際には、さまざまな手続きが必要になります。後々のトラブルを避けるためにも、会社側がおこなうべき手続きや用意すべき書類についてしっかり理解しておくことが大切です。
そこで今回は、小規模な映像制作会社へ向けて、「従業員の退職手続きで会社側がおこなう必要のあること・必要書類」を詳しく解説します。
チェックリストも付いているため、漏れがないよう一つひとつチェックしながらスムーズに退職手続きを完了させましょう。
退職手続きをきちんとおこなうことはなぜ大切？
「退職」と一口に言っても、自己都合による退職、定年退職などさまざまな種類の退職が存在します。退職の理由や性質によって、会社側がとるべき退職手続きの対応や用意すべき書類も異なるという点をまずは理解しておきましょう。
そして退職の際には、「退職金が支払われなかった」「消化しきれなかった有給休暇を買い取ってもらえなかった」など、特に退職金や有給休暇の取り扱いについて退職者とトラブルになることがあります。
ただしルール通りに手続きをおこなえば、そういったトラブルも避けやすくなります。だからこそ、退職手続きが重要なのです。
また退職手続きの中には期限が定められているものがあり、遅れると退職者と会社の双方が不利益を被る恐れがあるというのも知っておきたいこと。
民法上では、本人の意思表示から最短2週間で退職の効力が生じることになります。迅速に手続きをおこなうためには、あらかじめ退職手続きについて正しく把握しておくことが必要なのです。
【会社側の退職手続き】退職前にやること
退職手続きをスムーズにおこなうために、この段落では、従業員が退職する前に必要な会社側の手続きについて詳しく説明していきます。
退職日を決定して手続きについて説明する
従業員から退職の申し出を受けたら、退職理由をしっかり確認した上で退職希望者と退職日について相談しましょう。
業務の引き継ぎ期間や後任者、人員補充の必要性なども考慮しつつ、業務に支障が出ないよう退職日を決定する必要があります。
退職者がおこなう必要のある退職手続きや、年次有給休暇の消化などについて説明することも大切です。年次有給休暇の取得期間については退職者の希望を聞くとともに、ほかの従業員に迷惑がかからないよう配慮することも忘れないようにしましょう。
退職届を受け取る
退職日が決定したら退職届を提出してもらい、受領します。
退職届は従業員の意思で退職することを証明する書類です。会社都合の解雇ではなく、自己都合による退職だということを証明します。受理された時点で退職となる、法的効力のある書類となっています。
なお退職届は書面で残しておくと、労使トラブルを防ぎやすいためおすすめです。フォーマットに指定はありませんが、退職するという意思表示があることを確認しておく必要があります。
離職証明書の準備をする
退職日の2週間前くらいから退職日までの間に、離職証明書の準備をしましょう。
離職証明書の正式名称は、「雇用保険被保険者離職証明書」です。これはハローワークから退職者に交付される「離職票」のもととなる書類になります。
雇用保険被保険者離職証明書には、退職する前に退職者本人による氏名の記載が必要なので、早めに準備を始めるようにしましょう。
退職理由については会社側が記載しますが、トラブルを避けるためにも内容に間違いがないかどうか、退職者本人にも確認してもらいます。
なお離職証明書の申請は従業員が雇用保険の資格を失った日の翌日から起算して、10日以内におこなう必要があります。
ちなみに退職者の再就職が決まっているなど離職票の交付が必要ないという場合には、離職証明書を作成する必要はありません。
【会社側の退職手続き】退職時にやること
続いて従業員の退職時に必要な会社側の手続きについて、一つひとつ詳しく解説していきます。
健康保険証を返却してもらう
従業員が退職する際には、退職日に健康保険証を返却してもらう必要があります。社員は会社を通じて健康保険に加入しているので、その保険は退職すると無効になるためです。
退職者に扶養家族がいる場合には、その扶養家族分もすべて回収しなければなりません。高齢受給証や健康保険限度額適用・標準負担額認定証などといったものがある場合は、それらも回収しましょう。
回収した健康保険証は、日本年金機構に返却します。
ちなみに健康保険証が有効なのは退職日いっぱいです。もしも退職者から、「退職日に保険証を使用したいため、翌日の返却でもいいか」と尋ねられた場合は、保険証自体は当日に返却してもらい、保険証のコピーを渡しておきましょう。
会社の書類や備品を回収する
退職時には、会社の書類や備品についても回収しましょう。機密情報にあたる書類やデータは返却または破棄してもらう必要があります。
サンプル品や過去のレポート、企画が通らなかった開発データ、提案が終了した資料などについても機密情報にあたるため、回収または破棄してもらわなければなりません。事前に回収か破棄か指示しておくようにしましょう。
会社が貸与していたパソコンや制服、名刺、社員証、ロッカーの鍵といったものや、会社の備品についても回収します。
雇用保険被保険者証や年金手帳を渡す
退職時には、会社側から退職者へ返却しなくてはならないものもあります。
まずハローワークから従業員に交付されている、雇用保険被保険者証を会社が保管していた場合は、忘れずに返却しましょう。
また年金手帳を会社が保管していた場合は、これについても返却します。年金手帳には個人の基礎年金番号が載っていて、次の会社でも必要になるため、必ず返却しなくてはなりません。
年金手帳は2022年4月以降、再発行できないものとなったため注意が必要です。
どうしても退職日までに返却が間に合わなかった場合には、記録が残る方法で退職者本人のもとへ郵送しましょう。
希望者には退職証明書を発行する
希望者へは、退職証明書を発行します。退職証明書とは、退職の事実を証明する書類です。
退職証明書の発行を社員から求められた場合、会社側は義務として必ず応じなければなりません。拒否したり正当な理由なく遅延したりした場合には、労働基準法違反となるため注意しましょう。
また退職証明書は社員が新しい勤務先で提出を求められる場合や、社会保険の手続きで必要になるケースもあります。
退職証明書には、退職希望者の請求に応じて、雇用期間や業務の種類、その事業における地位、賃金または退職の事由（解雇の場合はその理由）の中から任意のものを記載することになります。退職者が「解雇の理由を記載しないでほしい」と希望しているにも関わらず記載することはNGとなるため注意が必要です。
【会社側の退職手続き】退職後にやること
従業員の退職後にも、会社側がやらなくてはならないことがいくつかあります。この段落では、退職後に必要な会社側の手続きについて一つひとつ詳しく説明していきます。
社会保険の喪失手続きをする
従業員が退職した後には、社会保険の喪失手続きをしなくてはなりません。
健康保険および厚生年金の資格喪失手続きは、退職から5日以内におこなう必要があります。
手続き方法としては、管轄する年金事務所に「健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届」を提出します。添付する書類として、本人および扶養親族分の健康保険証の提出が必要です。
なお被保険者期間が2か月以上ある場合には、退職者は2年間を上限として任意継続が可能になります。その際には、保険料はすべて自己負担になること、資格喪失日（退職日の翌日）から20日以内に健康保険組合への加入申請が必要であることを伝えなくてはなりません。
ちなみに社会保険の支払いについては資格喪失日の前月までとなるため、給与の締め日によっては、社会保険料を1か月分多く控除することになります。退職者から問い合わせがあった際にはきちんと説明しましょう。
・参考サイト：従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き｜日本年金機構
雇用保険の喪失手続きをする
従業員の退職後には、雇用保険の喪失手続きもしなくてはなりません。
退職から10日以内に手続きが必要です。管轄するハローワークに、「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出することになります。
離職票の発行が必要な場合には、「雇用保険被保険者離職証明書」と、賃金支払い状況や離職理由が確認できる書類も提出する必要があります。
「雇用保険被保険者離職証明書」についてはハローワークで入手が可能です。
再就職先が決まっているなどの理由で退職者から求めがない場合については、失業給付に関する手続きは不要。求めがあった場合と退職者が59歳以上の場合については必要となります。
・参考サイト：「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」 | 厚生労働省（PDF）
住民税の変更手続きをする
従業員の退職後には、住民税の変更手続きもおこなう必要があります。
給与から住民税を天引きしていた場合には、「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を従業員が居住する市町村に提出しなければなりません。提出期限は、退職日の翌月10日までとなります。
提出を怠ると、特別徴収が継続したままの状態となり、役所から催促状が届くので注意。忘れずに提出しましょう。
なお特別徴収は退職日によって徴収の方法が異なる点にも注意。
1月～4月に退職した場合は、最後に支払った給料・退職金から一括で徴収されます。
5月に退職した場合は、最後の給料から1か月分が徴収されます。
6月～12月に退職した場合は、最後の給料・退職金から翌月10日までに一括で徴収となるか、納付方法を普通徴収に切り替えてもらうことになります。
源泉徴収票を発行する
従業員の退職後には、源泉徴収票の発行もおこなう必要があります。
退職時には、従業員が納税した所得税額が記載された源泉徴収票を発行します。この源泉徴収票は、退職者が所得税の確定申告をするときや新しい職場で年末調整を受けるときに必要となるものです。
源泉徴収票は退職後1か月以内に従業員への交付義務があります。違反した場合は罰則があるため、必ず期限内に郵送するなど本人へ渡すようにしましょう。
・参考サイト：No.7411 「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等 ｜ 国税庁
離職票を送付する
退職後には、離職票を送付するという対応も必要になります。
会社がハローワークに「雇用保険被保険者離職証明書」を提出すると、内容確認後に離職票が会社に届きます。
離職票は退職者が雇用保険の失業給付を受けるときや、年金・健康保険の手続きをおこなうときに必要になるものです。
タイミングとしては退職日から10日～2週間以内には退職者に離職票を郵送する必要があります。
なお離職票は送付を希望した退職者にだけ渡せばいいもので、もう次の仕事が決まっているといった場合には送付不要です。
ただし退職者が離職票の送付を希望したのに交付しなかった場合には、労働基準法違反になるため注意しましょう。
【チェックリスト】退職手続きで必要な書類まとめ
退職手続きにはさまざまな書類が必要になるため作業が煩雑になりがちですが、トラブルを避けるためにも漏れがないようにしなければなりません。
そこでこの段落では、必要な書類を一つひとつチェックできるよう、「会社から退職者に渡す書類」と「退職者から会社に提出してもらう書類」に分けて紹介します。
会社から退職者に渡す書類
まずは会社側から退職者に渡すべき書類です。以下の書類を渡すようにしましょう。
- 「雇用保険被保険者証」
- 「年金手帳」
- 「源泉徴収票」
- 「給与支払報告」と「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」
- 「離職票」「退職証明書」「健康保険資格喪失証明書」（※希望があれば渡す）
源泉徴収票は転職先が決まっている場合、退職者が転職先に提出するものなので必ず発行しましょう。給与支払報告と特別徴収に係る給与所得者異動届出書は、退職者が住民税の徴収手続きをするために必要なものとなります。
退職者から会社に提出してもらう書類
続いて、退職者から会社に提出・返却してもらうべき書類を見ていきましょう。
- 「退職届」
- 「健康保険証」
- 会社の備品
- 名刺
- 書類、データ
退職届がなくても、14日前までに口頭で退職の意思表示がされれば退職は成立するものですが、口頭での意思表示だけでは後々トラブルに発展しやすくなってしまうため、しっかり退職届を提出してもらうようにしましょう。
また名刺については自作のものであっても社名が入っているものなら返却してもらいます。取引先からもらった名刺についても大事な個人情報となるため、返却してもらいましょう。
なお退職日が近づいた社員は、有給消化などで出勤しない日も多くなります。そのため回収漏れがないように最終出勤日を確認し、確実に回収できるようにすることが大切です。
会社側が退職手続きをおこなう際に注意したいこと
会社側が退職手続きをおこなう際には、源泉徴収票などマイナンバーを記載する書類もあるため、個人情報の取り扱いには細心の注意を払うよう注意しましょう。
また労働基準法の第109条では、従業員の個人情報など重要な書類については3年間保管しなければならないと定められています。
ほかにも健康保険や厚生年金保険に関する書類なら2年間の保管、税務関連書類などは7年間など、書類によって保管すべき期間が異なる点にも注意が必要です。
それぞれの関連書類などはすぐに破棄せず、各法律で定められた保管期間をしっかり把握し、決められた保管期間を守るようにしましょう。決められた保管期間を過ぎても必要以上に長く保管するというのもNGです。
こんな場合はどうする？ ケース別の退職手続き
退職手続きにおいて、「こんな場合はどうするんだっけ？」と悩む場面もあるでしょう。そこでこの段落では、ケース別に必要な退職手続きについて詳しく説明していきます。
ケース1：外国人社員が退職する
まずは外国人社員が退職する場合の手続きについてです。外国人の社員であっても、基本的な流れや手続きは日本人社員の場合と変わりません。
異なる点としては、ハローワークに外国人雇用状況の届出を提出しなくてはならないという点です。外国人雇用状況の届出には、社員の在留カード番号を記載することになります。提出期間は退職日の翌日から10日以内です。
ただし雇用保険資格取得者の場合は、この手続きは不要となります。雇用保険手続きの中にこの作業が含まれるためです。
またビザの変更や就労資格証明書交付申請のために、退職証明書が必要になることが多いという点も覚えておきましょう。
外国人社員にとっては日本の退職ルールなどが理解しづらい場合もあるので、コミュニケーションをしっかりとりながら手続きをおこなうことも大切です。
ケース2：財形貯蓄を利用している社員が退職する
給与から毎回決まった金額が天引きされる貯蓄制度である財形貯蓄を利用している社員が退職する場合についても見ていきましょう。
基本的には、退職後に財形貯蓄は解約となります。会社側の対応としては、従業員の退職後半年以内に、財形貯蓄を取り扱う金融機関に「退職等の通知書」を提出しなくてはなりません。
ただし退職者が転職する先の企業でも財形貯蓄があって本人に継続意思がある場合は、解約手続きをおこなう必要はありません。代わりに勤務先異動申告書を提出する必要があるため、退職者にその説明をしておきましょう。
また転職先がまだ決まっていないなどの理由で積み立てを保有しておく場合にも解約手続きは不要です。積み立ては2年間保有可能となっています。
ケース3：社内融資を利用している社員が退職する
会社からお金を借りられる社内融資を利用している社員が退職する場合は、自社における社内融資のルールに基づいて手続きをおこないましょう。
基本的には、退職と同時に一括返済となります。会社によっては、退職金を返済金に充てるという規定になっているケースもあります。
従業員の中には一括返済が難しいということもあり得るため、残りの返済金額や期間を確認し、退職者に早めに伝えておくことが大切です。
一括返済が難しい場合には、金融機関からの融資などもあるといったアドバイスを早めに伝えましょう。
ケース4：派遣社員が退職する
派遣社員が退職する場合、退職手続きは派遣先ではなく派遣元がおこなうため、基本的には不要です。派遣先が手続きすべきことは特にありません。
ただし派遣社員が退職することで業務が滞らないよう、引継ぎなどはしっかりおこないましょう。
また派遣元から派遣労働者が持ち込んだ貸与物や書類などがある場合は、返却に協力してください。
ケース5：パートやアルバイトが退職する
パートやアルバイトが退職する場合の手続きについても見ていきましょう。
基本となる手続きは、パートやアルバイトの場合でも社員が退職する場合と同じです。
ただし所定労働時間が少ないなどの理由で社会保険の被保険者となっていないパート・アルバイトの場合には、被保険者資格喪失の手続きが不要になります。
また収入の関係で住民税が非課税の場合は、住民税に関する手続きも不要です。
このようにパートやアルバイトの働き方によっては不要な手続きもあるので、社会保険加入の有無や納税状況などを個別に確認して必要な手続きをおこないましょう。
会社側がおこなう退職手続きを効率化させるには
会社側がおこなう退職手続きは煩雑で、担当者の業務負担が大きくなりがちです。そんな退職手続きを効率化させるのに有効な方法を紹介します。
電子申請で届け出る
退職手続きを効率化させるためには、電子申請で届け出るという方法がおすすめです。
近年では、政府が提供しているe-Gov（イーガブ）などから電子申請が可能なものが増えています。
たとえば「雇用保険被保険者資格喪失届」や「雇用保険被保険者離職証明書」などは電子申請が可能なので、退職手続きの際に利用してみるといいでしょう。
電子申請であれば入力データのチェックもできるため、手作業で書類作成をおこなうときに比べて作業効率や正確性を高められるのもメリットです。
労務管理システムを活用する
退職手続きを効率化させるためには、労務管理システムを活用するのもおすすめです。
労務管理システムを活用すれば、煩雑な退職手続きを効率化できます。退職の際に必要な離職証明書や源泉徴収票などの書類も簡単に作成することができますし、期間や金額の計算などのミスをなくすことも可能です。
法律の改正や保険料率・税率の変更などにも対応可能なので、変更点を間違えるリスクもなくなります。
労務管理システムで作成した書類は先述したe-Govを利用して電子申請もできるので、担当者の業務負担を大幅に減らせます。
退職手続きの流れを把握して効率的かつ迅速におこなおう！
退職手続きを正確に、そして迅速におこなうことはトラブルを防ぐとともに、会社側にとっても退職者側にとっても大切なことです。
退職に必要な手続きにはそれぞれ期限が決められているものもあるため、各種手続きを迅速におこなうことが必要になります。
事前に会社側が用意すべき書類と退職者に提出してもらう書類をリスト化しておく、書類のフォーマットを決めておくなどの対応をしておくことが素早く正確に退職手続きをおこなうためには効果的です。
またオンライン申請やITシステムなどを活用して担当者の業務負担を減らし、効率的に手続きをすすめていきましょう。
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