こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
ビジネスシーンでのペーパーレス化の動きが進む中で、領収書を電子化する企業も増えています。
そんな中で、領収書を電子化したいけれどどのような点に注意すればよいのだろう、領収書を電子化するメリットが知りたいなどという方も少なくないでしょう。
そこで今回は、「領収書を電子化する要件やメリット、注意点」などを詳しく解説します。
領収書は電子化して保存してもいいの？
結論から述べると、領収書を電子化して保存することは可能です。
従来、領収書は紙で授受されていましたが、電子帳簿保存法によって、一定の条件を満たせば領収書を電子化することが認められています。
なお紙の領収書をスキャンしたり撮影したりしたデータ、キャッシュレス決済のデータ、PDFなどによる電子データなどが電子化された領収書の例です。
電子化された領収書は、「デジタル領収書」「電子領収書」と呼ばれることもあります。
領収書を電子化する際の要件については、後ほど詳しく解説します。
また領収書に限らず、国税関係帳簿や決算関係書類、取引関係書類なども電子保存が可能となっています。
【2022年】改正電子帳簿保存法における主な変更点
2022年1月より、改正電子帳簿保存法が施行されました。領収書の電子化を実施する際にもこの改正電子帳簿保存法が関わってきますので、この段落で主な変更点を説明していきます。
1. 電子帳簿保存の事前承認制度が廃止された
改正電子帳簿保存法で変更された点の一つが、電子帳簿保存の事前承認制度が廃止されたことです。
改正前までは、電子帳簿保存を開始する際には3か月前までに所管の税務署長への事前承認が必要とされていました。
しかし法改正によってこの事前承認制度が廃止になり、事務手続きが楽になってスピーディーに電子化を始められるようになったのです。
そのため領収書を電子化したいと思ったら、必要なシステムやスキャナなどの設備が揃い次第、好きなときに電子化ができるようになりました。
2. スキャナ保存でのタイムスタンプ要件が緩和された
スキャナ保存でのタイムスタンプ要件が緩和されたという点も、改正電子帳簿保存法で変更された点の一つです。
タイムスタンプは、書類が原本であることを客観的に証明する手段であり、タイムスタンプが付与された時間にその書類が存在していたこと、書類が変更されていないことを証明してくれるもの。これまで紙の領収書をスキャナ保存する際は、このタイムスタンプが必要でした。
しかし法改正により、修正や削除をおこなった記録が残せるシステムであれば、紙の領収書をスキャナ保存する際にタイムスタンプが不要になったのです。
またタイムスタンプを付与するのは原則3営業日以内とされていましたが、法改正によって最長2か月と7営業日以内に延長されました。
3. 検索要件が緩和された
検索要件が緩和されたというのも、改正電子帳簿保存法で変更された点の一つです。
法改正前までは検索要件が詳細に定められており、作業負担が大きくなっていました。
それが改正により、電子書類の検索項目への入力は、「日付」「取引先」「取引金額」の3項目だけになり、作業負担が軽減されたのです。
たとえば5月10日に10,0000円の取引をA社とおこなった場合であれば、「0510_100000_A社」と入力して保存すればOKになります。
電子データのダウンロードを国税庁から求められた際に応じられるのであれば、範囲指定や組み合わせ条件設定機能も不要です。
4. 電子取引における電子データ保存が義務付けられた
電子取引における電子データ保存が義務付けられたという点も、改正電子帳簿保存法で変更された点の一つです。
電子取引において受け取った請求書や領収書などの電子データは、これまで紙に出力して保存することが認められていましたが、法改正によって出力保存は原則不可となりました。
たとえば領収書を取引先からメール送信してもらった場合など、電子取引における電子データは、紙ではなく電子データとして保存しなければならないということです。
領収書を電子化するメリットは多い！
領収書を電子化するメリットは多くあります。どんなメリットがあるのか、一つひとつ紹介していきましょう。
保管スペースが不要になる
領収書を電子化することで、保管スペースが不要になるというのがメリットの一つです。
領収書を紙で保存する場合は、物理的なスペースが必要となります。領収書は7年間の保管が義務付けられているため、取引が多い場合は膨大な保存スペースが必要です。
一般的には段ボールなどに入れて保管しますが、多くのスペースを取りますし、紛失のリスクも大きく、保管に伴う管理コストも発生します。
電子化すればクラウドや磁気データを利用することになり、物理的なスペースを確保する必要がありません。管理コストも安く抑えられます。
データを確実に保存できる
データを確実に保存できるという点も、領収書を電子化するメリットです。
書類を紙のまま保存する場合に起こりがちなのが、領収書の紛失や破損。紙は経年劣化しやすいため、完全な状態で保管しておくためには手間もかかります。
しかし電子化すれば、紛失や破損を防ぐことが可能です。バックアップを取っておけば、万一データが消えてしまっても復旧が可能になります。
テレワークに対応しやすい
テレワークに対応しやすいという点も、領収書を電子化するメリットです。
紙ベースだと、社内でテレワークが進んでいても、経理部門は書類を扱うために出社しなければならないという状態になってしまいます。
紙の領収書を扱う場合、郵送やFAXを利用することになり、作業場所が限定されてしまうためです。
しかし電子化すればメールなどでやり取りできるため、社外でも仕事ができるようになり、テレワークと相性が良いといえます。
検索しやすく必要な情報がすぐに見つかる
検索しやすく必要な情報がすぐに見つかるという点も、領収書を電子化するメリットです。
紙の領収書を保存している場合、膨大な書類の中から欲しいものを手作業で探すのは大変で時間がかかるもの。段ボールなどに入れて保管している場合は、お目当ての領収書を探し出すのに重労働になってしまうことも。
しかし電子化していれば、検索項目で領収書の発行日や発行者などを指定するだけで簡単に検索ができます。数秒でお目当ての領収書を見つけることができるため、手間も時間も大幅に削減可能です。
経理業務を効率化できる
経理業務を効率化できるという点も、領収書を電子化するメリットです。
電子化すれば、領収書をスマホで撮影して、いつでもどこからでも経理担当に提出できます。領収書を受け取ってからすぐに経理担当に提出できるため、従業員による領収書の紛失や破損、汚損も防げます。
2022年の改正法によってデータの確認や承認が簡単になり、経理担当者の作業負担も大幅に削減することが可能です。
また電子帳簿保存法に対応している会計システムなら、電子取引データが自動仕訳できるものも多いため、仕訳作業も簡単に効率化できます。
紙で受け取った領収書を電子化するための要件
これまで紙で受け取っていた領収書を電子化したいというときのために、領収書を電子化するための主な要件を詳しく解説していきます。
1. 真実性を確保する
紙で受け取った領収書を電子化するための要件の1つめが、真実性の確保です。真実性の確保とは具体的にどのような要件なのか、見ていきましょう。
領収書を電子保存する際には、まず一定水準以上の解像度（200dpi以上）で読み取らなければなりません。
読み取りの際は、カラー画像で読み取るようにしましょう。色については赤・緑・青それぞれ256諧調（約1677万色）以上と決められています。
また2か月以内にタイムスタンプを付与する必要もあります。
解像度および階調情報は保存しなければなりません。
ほかにも、大きさ情報を保存すること、入力期間を制限することも必要です。
領収書は重要書類に該当するため、スキャナ保存制度におけるこれらすべての項目を満たさなければなりません。
2. 可視性を確保する
紙で受け取った領収書を電子化するための要件の2つめが、可視性の確保です。可視性を確保するためには具体的にどのような項目を満たす必要があるのか、見ていきましょう。
まず保存場所にはパソコンやディスプレイを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できなければなりません。
電子計算処理システムの概要書を備え付けることも必要です。
また定められた検索機能を確保しなければなりません。定められた検索機能とは、1つめが取引年月日、取引金額、取引先で検索できること。そして2つめが日付および金額の範囲指定、3つめがその他2項目以上の項目を組み合わせた条件で検索できることです。
ただし税務調査でダウンロードを求められた際に応じられるのであれば、2つめと3つめは不要となります。
さらにスキャン書類と帳簿との相互関連性を保持することも必要です。
データで受け取った領収書を電子化するための要件
メールやWebなどによってデータで受け取った領収書を電子化するためには、電子取引制度の保存要件を満たす必要があります。具体的な要件を見ていきましょう。
自社開発のプログラムを使用する場合は、システム概要を記した書類を備え付けなければなりません。
パソコンやディスプレイを備え付け、画面・書面に出力できるようにすることも必要です。
また紙の領収書を電子化する際と同様に、定められた検索機能を確保しなければなりません。
タイムスタンプに関しては、以下のいずれかの措置を選択して対応する必要があります。
1. タイムスタンプが付されたデータを受領
2. 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付与する
3. データの訂正や削除をおこなった際にその記録が残るシステムまたは訂正削除が不可のシステムを利用する
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規定を定めて備え付け、運用する
ただしこれら4つの措置は、領収書データのタイプによって適しているものが異なるため、注意が必要です。
電子化する場合に原本の領収書はどうしたらいい？
電子帳簿保存法に対応した保存・管理ができていれば、紙の領収書は7年間の保管義務が不要となります。
ただし電子帳簿保存法で義務付けられている、年に一回以上の定期検査が終了するまでは保管しておかなければなりません。そのため定期検査が年に1回だった場合、領収書の原本は最低1年間の保管が必要になります。
また領収書を電子保存したらそれが原本とみなされるため、紙の領収書はいつまでも保存しておけません。定期検査が終了したら、紙の領収書（原本）は破棄しなければならないということも忘れないようにしましょう。
領収書の電子化を始めるステップ
領収書の電子化を始めるには、まず電子化するにあたって社内ルールを整備する必要があります。業務フローを見直して、必要に応じて改定しましょう。
社内ルールを整備したら、法令の要件を満たす経費精算システムを選定して導入します。
必要に応じてシステム開発関係書類や事務処理規程を備え付けるようにしましょう。
経費精算システムを導入したら必要な書類を準備して、所轄の税務署へ領収書を電子保存する申請をおこないます。スキャナ保存をスタートする日の3か月前までに申請をおこないましょう。
税務署から承認を得ることができたら、電子保存した領収書の処理をおこないます。
領収書を電子化する際の注意点！
領収書を電子化する際には、注意しなければならないことがあります。
まずタイムスタンプを付与し、データが改ざんされていないことを証明できるようにしなければなりません。
認定された業者によるタイムスタンプの付与、タイムスタンプに対応した会計ソフトやスキャニングサービスなどの導入を実施しましょう。
また紙の領収書はすぐに破棄しないよう注意。定期検査を終えるまでは保管しておかなければなりません。
そしてセキュリティ対策をすることも忘れないようにしましょう。電子データにはパスワードを付与する、セキュリティソフトを導入する、データへのアクセスログを取得するなどして、データの消失や漏洩、改ざんなどを防ぐことが大切です。
領収書を電子化して経理業務を効率化させよう！
領収書を電子化することには、さまざまなメリットがあります。何より煩雑な経理業務の負担を軽減できるのは大きいでしょう。
法改正によって領収書の電子化が始めやすくなっているため、電子帳簿保存法に則って領収書を正しく電子化し、経理業務の効率化をおこないましょう。
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