こんにちは、THINGMEDIAコーポレート部です。
自社の人材を効果的に制御し、運用していく上で、人事管理は欠かせないものです。
しかし人材管理は非常に広い意味を持っており、業務内容も多岐に渡るため、今一つ内容が把握し切れていないという人もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、「人事管理の概要や重要な理由、人事管理の主な仕事内容、業務で必要になること」などを詳しく解説していきます。
人事管理の概要
人事管理とは会社が目標を達成するために、社員が最大限のコストパフォーマンスを発揮できるような体制やルールを整えることを指します。
人事管理は人材の処遇全体をカバーするため、「労務管理」や「勤怠管理」も人事管理の中に含まれます。人事管理と労務管理、勤怠管理の区別がつかないという方もいるかもしれませんが、管理の範囲については、人事管理＞労務管理＞勤怠管理の順に広くなります。
具体的に「労務管理」は、社員の労働環境を管理する業務のことです。社会保険、労働条件や雇用関係、給与、賞与、福利厚生の取り決めなどが主な業務となります。
労働基準法などの法律を遵守した上で社員が働きやすい環境を整えたり、社員同士のトラブルやハラスメントなどといった問題に対処したりするのも大切な業務です。
「勤怠管理」は具体的に、従業員の労働時間や残業時間、出退勤時間、年次有給休暇の取得状況などを法律に基づいて運用していく業務となります。
人事管理、労務管理、勤怠管理は混同されがちなので、それぞれの違いをしっかり理解しておきましょう。
人事管理が重要な理由とは？
人事管理は企業の中で重要な役割を担っていますが、近年では特に重要視されるようになっています。その理由について見ていきましょう。
企業にとって人材は、もっとも大事な要素です。会社を成長させるためには、優秀な人材を採用し、現社員に長期的に働き続けてもらえるような環境・体制を用意しなくてはなりません。これを実現するために、人事管理は必要不可欠なものです。
「一度就職したら同じ会社で定年まで働き続ける」というひと昔前とは違い、現在では自分のキャリア形成や希望する働き方などに合わせて転職をするのが一般的になっています。そのため、採用活動はどこの企業もより一層力を入れているのです。
そんな中で、内部はもちろん、外部からも魅力的に見える職場環境を整えるのは企業にとって急務といえます。
また働き方改革の影響もあり、近年では人々の働き方が「リモート」や「短時間勤務」「ワークライフバランス重視」など多種多様になっているので、できるだけいろいろなスタイルに対応できるほど採用の幅が広がります。そのためどこまで受け入れられるかの検討も、人事管理の重要な役目の一つとなっています。
優秀な社員をただ採用するだけでなく、社員一人ひとりが効率的にスキルアップできる研修や支援制度を用意し、時には120％の力を発揮できるような環境づくりができれば生産性の高い企業になることが可能です。
人事管理の代表的な仕事4選
人事管理の仕事は多岐に渡りますが、代表的なものとしては「人材採用」「人材育成」「人材評価／人材配置」「モチベーション管理」の4つが挙げられます。この段落では、それぞれについて詳しく解説していきます。
1. 人材採用
人材採用は人事管理で欠かせない業務の一つです。人材採用をおこなう際には、まず「どんなスキル・経験を持った人材を採用したいのか」「どんな人物を採用したいのか」「いつまでにどのポジションの人材が何名欲しいのか」などといった自社の採用方針を明確にすることからスタートします。
採用方針を明確にすると、あれこれ目移りしたりスケジュールが遅延したりすることなく、期限までに自社が本当に求める人材を探しやすくなります。
採用方針が具体的になったら、求人募集、応募受付、面接会場のセッティング、候補者との面接など人材獲得に向けてさまざまな業務をおこなうことになります。
採用活動はどれか一つに絞るよりも、公募、人材紹介、ダイレクトリクルーティングなどあらゆるチャンネルを活用し、日々候補者と接点を持つことが重要です。
さまざまなチャンネルを活用することで、多種多様な人材の中から自社に合った人材と出会うことができます。
また新卒採用、中途採用などの正規雇用、パートやアルバイトなどの非正規雇用の違いによっても採用活動には違いが生まれるため、それぞれにあった採用計画の立案が必要になります。
2. 人材育成
採用した人材を育成することは、企業の生産性を高めるための大切な施策です。採用したら終わりではありません。
事業戦略から組織に求められる人材を定義し、現場の声にも耳を傾けながら育成プランを検討していきます。
人材育成の代表的な方法としては、上司や先輩がトレーナーとして指導する「OJT」（現場研修）があります。
また職場や普段の業務から離れておこなう「OFF-JT」（座学・集合研修）、社員が自主的にスキルアップを目指す「自己啓発」を採用している企業も多いです。
自社が求める人材像や社員の経験・スキルなどに合わせて適切な研修方法を選ぶようにしましょう。
さらに新人育成だけでなく、従業員のレベルや能力に合わせて中堅社員へのキャリアアップ研修や管理職昇格のための管理職研修なども実施します。
現場の声を聞きながら自社の課題を明確にし、社員育成のためのスケジュールや予算の策定をおこないましょう。
3. 人材評価／人材配置
社員の評価基準を設定し、社員それぞれの能力や適性を見極め適材適所に配置するのも人事管理の重要な業務となります。
人事評価の基準となるのは主に、スキル、実績、勤務状況、職務遂行能力などです。これらを元にして昇給、昇格、賞与、人事異動などを決定することになります。
人事評価は社員の成長を促す役割も大きいものです。人事評価を基準に上司と部下が目標を立てて、上司は部下が目標を達成するためのサポートをおこないます。それを定期的におこなうことで、社員は目標を持って業務に取り組むことができ、成長していけるのです。
また人事評価を設定する際は、透明性を意識しなくてはなりません。評価基準があいまいで不透明だと、「努力しても正当に評価されない」と社員から思われてしまい、モチベーション低下につながる恐れもあるため注意しましょう。
人材配置の種類としては、新人採用による人材配置、異動による人材配置、昇格・降格による人材配置などがあります。人材配置は各部署のニーズをしっかりヒアリングし、組織の状態を正確に把握した上でおこなうことが大切です。
社員一人ひとりが適切な場所に配置されて働くことで、それぞれの力が存分に発揮されて企業の活性化につながります。
4. モチベーション管理
社員のモチベーションをチェックし、高めていくことも人事管理には求められます。ある意味、最も大事なことといえるかもしれません。
モチベーションが上がれば社員の生産性が高まり、より高いパフォーマンスを発揮できるようになりますし、離職防止にもつながるのでメリットは大きいです。
社員のモチベーションが下がる原因としては、人事評価が適切ではない、人間関係が悪い、仕事にやりがいを感じられない、待遇に不満があるなどがあります。
これらを解決する手段としては、1on1ミーティングやメンター制度などでコミュニケーションをしっかり取ることが有効です。定期的にアンケートを実施するのもいいでしょう。
モチベーションの管理は従業員の組織エンゲージメントと関連性が深いため、組織経営が健全におこなわれているかどうかの基準にもなります。
人事管理の業務で必要になることとは？
人事管理の業務では、「高いコミュニケーションスキル」「法律や会計関係の知識」「業務に役立つ資格の取得」の3つが求められます。この段落では、それぞれについて詳しく解説していきます。
高いコミュニケーションスキル
人事管理はさまざまな人と接し、密にコミュニケーションをとる仕事です。そのため誰とでも自然に会話ができるコミュニケーションスキルは欠かせません。
ただし単に自分が話すのが好き、楽しく話ができるというのではなく、他者に情報を正しく伝える能力が問われます。
社員に対して保険手続きや各種申請書類の説明をしたり、会社説明会で社外に会社のプレゼンをしたりといった、難しいことをわかりやすく伝えなくてはならない場面がよくあるためです。
相手が理解しやすい言葉を選びながら情報を正しく伝えることで、その後の処理や対応がスムーズに進められるようになります。
また人事管理は採用面接や評価面接など、人の話を聞く業務も多いため、相手の話を遮らずによく聞き、要点を抑えた質問ができる能力が必要となります。
人事評価は社員の話を親身に聞くことが大事ですが、情に流されてはいけません。公平性が極めて重要なので、そのあたりのバランスが取れる人が望ましいといえるでしょう。
法律や会計関係の知識
人事管理では適正な職務をおこなうために、法律関係の知識があったほうがよいです。たとえば、労働基準法、労働安全衛生法などの知識があると業務に生かすことができます。
労働基準法とは、労働時間、休日、給料などの労働条件における最低基準を定めたもの。労働安全衛生法とは、職場で労働者の安全と健康を確保し、働きやすい職場環境を作ることを目的としたものです。
ただしこれらは人事管理に関する法律のほんの一部に過ぎません。ほかにも、労働契約法、男女雇用機会均等法、健康保険法など押さえておきたい法律はいろいろとあります。
法律違反は企業にとって致命的となりますし、法律や労務関係は時代とともに常に変わり続けるので、勉強を怠ることなく常にアップデートしていく姿勢が大切です。
また給与や雇用保険料の計算もしなくてはならないので、会計の知識も役立ちます。実務では会計ソフトで自動計算するケースがほとんどですが、基本的な仕組みを理解しておけば応用も可能です。
業務に役立つ資格の取得
人事管理の仕事は特に資格をもっていなくてもできますが、関連する資格を持っておくとより活躍の場が広がります。
たとえば国家資格である「キャリアコンサルタント」の資格を取ると、職業選択や仕事における社員それぞれの人生設計のアドバイスができるようになるため、人事管理の採用、配属、異動の業務に役立てることができます。
国家資格である「社会保険労務士」の資格を持っていると、社員の健康保険や厚生年金の手続きを代行することが可能です。人事管理の担当者としてキャリアアップを目指すのであれば、取得を検討するとよいでしょう。
そのほかにも、働く人を支援するカウンセラーとしてのスキルを証明できる「産業カウンセラー」や、個人情報の保護に関する高い知識を証明できる「個人情報保護士」なども有意義な資格です。
人事管理をスムーズに実施するためのポイント
人事管理の仕事は前述した人材採用、育成、評価に加えて、職場環境の構築や労務全般など膨大にあります。そのため業務負担が大きくなりがち。
そこでスムーズに効率的な人材管理をおこなうためのアプローチの一つとしておすすめなのが、人事管理システムの導入です。
人事管理システムを導入することで人材情報のデータを一元管理することができ、人事・労務部門の負担を軽減できます。クラウド型の人事管理システムであれば、テレワークでの活用もしやすいというメリットがあります。
人事管理のスキルが高い人材を確保できない、本来の業務が多忙で人材管理まで手がまわらないというような状況であれば、外部へ人事管理業務を委託するアウトソーシングも検討してみるといいでしょう。
アウトソーシングを利用すれば、人材採用、勤怠管理、給与計算などの業務を専門知識が豊富なプロに委託できるため業務の効率化が実現でき、ミスの防止に期待できます。
自社で人事管理の社員を採用して固定した人件費を払うよりも、必要な時期だけ外部委託することによってコストの最適化にもつなげることが可能です。
適切な人事管理をおこなうことで業務効率化や生産性向上が実現できる
労働力不足や働き方改革などの背景もあり、人事管理の重要性は昨今より一層高まっています。
自社が求める優秀な人材を確保しつつ公平な評価や教育をおこない、全社員がモチベーション高く働ける職場づくりを目指すことで、企業全体の業務効率化や生産性向上につながっていくはずです。
人事管理の仕事は多岐に渡り負担も大きいため、人材管理システムやアウトソーシングなどの利用も適宜検討するといいでしょう。
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