こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
労働基準法では、雇い主が従業員を働かせることができる上限時間が定められています。雇い主は当然として、従業員も労働時間の上限は意識しておきたいポイントです。
またどういった行動が労働にあたるのか、休憩時間が必要になる条件にはどんなものがあるのかなども知っておくのが望ましいでしょう。
そこで今回は、「労働時間の上限、労働時間としてみなされる基準、労働時間の調整ができる制度」などについて詳しく解説します。
労働時間の上限は何時間まで？
労働時間の上限は労働基準法の第32条によって、「1日8時間、1週間で40時間まで」と決まっています。そのため、企業は1日8時間勤務で週5日出勤させているところが多いです。
また最低でも週に1回24時間の休みを用意する必要もあります。
休憩時間については後程詳しく解説しますが、労働時間に合わせた休憩時間を与えなければなりません。
法律で決められたこの労働時間の上限を超えた場合は、時間外労働が発生したことになります。
・参考サイト：労働時間・休日 ｜厚生労働省
所定労働時間と法定労働時間の違いとは？
労働時間の上限についてより正確に理解するためには、「所定労働時間」と「法定労働時間」についてそれぞれ知っておく必要があります。そこでこの段落では、所定労働時間と法定労働時間の違いについて詳しく解説していきます。
所定労働時間
所定労働時間とは、企業が独自に決めた労働時間のこと。法定労働時間の範囲内であれば、企業ごとに自由に定めることができるのが特徴です。
この所定労働時間は、企業の就業規則や雇用契約書で定められています。
なお所定労働時間は基本的に休憩時間を含まないというのがポイントです。たとえば、始業時間が9時、昼休憩が12時～13時の1時間、終業時間が17時の会社であれば、所定労働時間は7時間となります。
労働の時間を表現する言葉として、「勤務時間」や「就業時間」などがありますが、これは所定労働時間と同じ意味です。ただし勤務時間や就業時間は、休憩時間を含む意味で使われるケースがあるため注意しましょう。
法定労働時間
法定労働時間とは、労働基準法の第32条によって国が定めている労働時間のことです。つまり、先述した「1日8時間、1週間で40時間」という労働時間の上限は、法定労働時間のルールとなっています。
法定労働時間も所定労働時間と同様、休憩時間は含みません。9時始業で12時から13時が休憩時間、18時が就業時間であれば、労働時間は1日8時間となり、法定労働時間におさまっています。
もちろん、企業ごとに定められた所定労働時間によって、法定労働時間より少ない労働時間が設定されていても問題ありません。
なお「1日8時間、1週間で40時間」を超えて労働を行うと法廷時間外労働、いわゆる残業の扱いとなり、残業代が発生します。
労働時間としてみなされる基準
労働時間としてみなされるかどうかの基準は、従業員が雇い主の指揮命令下にあるかどうかで判断されます。そのため一見、仕事には見えない内容であっても、労働時間とみなされるケースがあります。
たとえば、上司に指示されて始業時間前に掃除をした場合や朝礼に参加した場合、後片付けをおこなった場合は、労働時間に含まれます。始業時間前であっても、雇い主の指揮命令に従っておこなっているのなら、労働時間なのです。
また警備員業務中の仮眠も寝ているだけなので労働に思えないかもしれませんが、仮眠場所が決められており、緊急事態があれば対応しなくてはならないので労働時間とみなすのが一般的となっています。
そのほかにも、休憩時間中の電話番や、着用が義務付けられている制服への着替え時間、強制参加の社内研修、業務に必要となる学習をおこなっている時間なども労働とみなされることが多いです。
就業規則などに明確な定めがない場合であっても、それらをおこなうことが暗黙のルールとなっていれば雇用主の指揮命令とみなされ、労働時間になります。
雇い主はこれらの時間も労働時間に入ると認識した上で、労働時間の上限を超えないように気をつけなくてはなりません。
休憩時間が必要になる条件
労働時間の上限とともに、休憩時間が必要になる条件についても理解しておきましょう。
労働基準法では、労働時間が6時間を超えた時点で45分以上の休憩を設けるよう定められています。労働時間が8時間を超えた場合は1時間以上の休憩を設ける必要があります。
たとえば9時始業で18時終業の企業の場合であれば、1時間の休憩が必要です。
労働時間の上限を守っていたとしても、休憩時間を適切に取っていない場合は労働基準法違反となるため注意しましょう。
そして休憩時間は、従業員が労働から確実に離れていることが条件です。休憩時間の最中に電話対応などをした場合は休憩時間を別途与えなくてはなりません。
また休憩時間は労働時間と労働時間の間で取る決まりがあります。たとえば始業が9時、終業が17時で労働時間が上限の8時間ぴったりだからといって、8時間働いた後に休憩を取らせるのはNGです。必ず労働時間内で休憩を取らせるようにしましょう。
なお労働時間と労働時間の間であれば、まとめて休憩を取らせる必要はなく、30分ずつ、15分単位など分割して取らせることも可能です。
労働時間が上限を超えたときの対応
雇用主は従業員の労働時間が上限を超えないよう十分に注意を払う必要がありますが、それでも上限を超えてしまう可能性がある場合にはどのような対応をすればいいのか、解説します。
まず前提として、労働時間の上限である「1日8時間、1週間で40時間」を超えて従業員に働かせる残業は法律上、原則禁止です。
残業をさせるためには、「36協定」による労使合意を事前に結んでおく必要があります。
ただし36協定を結んだからといって、無制限に残業ができるわけではありません。36協定でも、残業時間の上限は「月45時間、年360時間まで」という制限があるのです。
この制限を超えて残業が発生する可能性のある場合は、「特別条項付き36協定」を結ぶ必要があります。
「特別条項付き36協定」を締結している場合は、「年720時間以内」まで残業が可能となります。しかし月45時間以上の残業が年に6回以下であること、時間外労働および休日労働の合計が月100時間未満であることなどの条件がつくため注意しましょう。
なお「特別条項付き36協定」は大企業にのみ適用されていましたが、2020年から中小企業にも適用されています。労働時間の上限は企業規模問わず、ほとんどの企業が守らなくてはならないものだということをしっかり認識しておきましょう。
労働時間を調整するための3つの制度
どのような働き方であっても、労働時間の上限は「1日8時間、週40時間」が原則であり、これは変わりません。そのため業種や職種によっては、労働時間を調整するのに苦労するという場合も多いでしょう。
しかし企業や労働者の状況に柔軟に対応できる制度を導入すれば、労働時間の上限は超えにくくなります。そこで労働時間を調整できる代表的な制度として、この段落では「変形労働時間制」「フレックスタイム制」「みなし労働時間制」の3つを紹介します。
1. 変形労働時間制
労働時間を調整するために利用したい制度のひとつが、変形労働時間制です。
変形労働時間制とは、企業が労使協定または就業規則などに定めることによって、変則的な労働時間が実現できる制度。
週の平均が40時間以内に収まっていれば、特定の日や週、法定労働時間の上限を超えて働くことができます。
たとえば、月曜・火曜の労働時間は1日6時間、水曜は1日8時間、木曜・金曜は1日10時間といった設定も可能です。
なお変形労働時間制で労働時間の上限を計算する場合、下記の計算式となります。
「40時間×対象期間の暦日数÷7日＝労働時間の上限」
また変形労働時間制は1週間単位、1か月単位、1年単位の3パターンが存在し、それぞれの企業にとって最適なパターンを選んで利用することが可能です。
変形労働時間制は繁忙期と閑散期の差が激しい業種にとって有用。繁忙期は1日6時間、閑散期は1日10時間といった働き方が可能になるため、労働時間の上限を超えないよう調整ができます。
・参考サイト：労働時間・休日 ｜厚生労働省
2. フレックスタイム制
労働時間を調整するために利用したい制度として、フレックスタイム制も挙げられます。
フレックスタイム制とは、会社が規定した範囲内で従業員が働く時間を自由に決められる制度のことです。
1日の中で出社が義務づけられている時間帯の「コアタイム」と、出勤時間を自由に調整できる時間帯の「フレキシブルタイム」に分かれているのが基本となっています。
ただし中には、特にこれらを分けずに、「フルフレックスタイム」を採用している企業もあります。フルフレックスタイムの場合は、従業員一人ひとりが1日の中で自由に出勤時間を調整できるのが特徴。それぞれの業務状況に合わせて出勤できます。
このフレックスタイム制では、清算期間が1か月、2か月、3か月の3パターンに分かれており、この清算期間内で週の労働時間が40時間以内であれば法定労働時間内と判断されます。
なおフレックスタイム制で労働時間の上限を計算する場合は、下記の計算式となります。
「40時間×清算期間の暦日数÷7日＝労働時間の上限」
ただし清算期間が3か月の場合は、「1か月ごとの労働時間が週平均で50時間以内」という条件も追加されるため注意が必要です。
・参考サイト：労働時間・休日 ｜厚生労働省
3. みなし労働時間制
労働時間を調整するために利用したい制度の3つめが、みなし労働時間制です。
みなし労働時間制とは、従業員の労働時間をみなし労働時間として事前に設定しておく制度のこと。在宅勤務をしていたり、外回りで営業をしたりと、正確な労働時間を把握しにくい場合に採用されます。
たとえば1日の所定労働時間を8時間とみなした場合、実際の労働時間が8時間未満だったり、逆に8時間を超えていたりしても、みなし労働時間制では8時間労働の扱いになるのです。
労働時間の上限を超えないようにするためには有効ですが、懸念点として、みなし労働時間制を採用することで現実の労働時間と所定労働時間に大きな差が生まれるリスクがあるということが挙げられます。
そのため労働時間の上限を数字上は超えていないとしても、実際は長時間働いているということがないように、雇用主は従業員の労働時間に気を配る必要があります。
なお、みなし労働時間制は「事業場外みなし労働時間制」「専門業務型裁量労働制」「企画業務型裁量労働制」の3種類があり、業種や職種に合わせて選択できます。
・参考サイト：労働時間・休日 ｜厚生労働省
労働時間を管理するための方法
労働時間を管理するための方法としてオーソドックスなのは、タイムカードを利用することです。タイムカードは操作がシンプルで、従業員が使いやすいのがメリット。
しかしデメリットとして、手作業による集計に手間がかかり、人的ミスや改ざんの恐れもあるということが挙げられます。
紙のタイムカードではなく、Excelを使用して労働時間を管理している企業も多いでしょう。Excelは入力が簡単で集計や修正もしやすいのがメリットです。
ただしパソコンを立ち上げる必要があり、基本的には従業員の自己申告になるので実際の労働時間との整合性についてはチェックが必要となります。
従業員の勤怠管理を専用の勤怠管理システムでおこなう企業も増えてきています。勤怠管理システムであれば、日々の勤怠記録を自動で計算でき、ミスもありません。
タイムリーに勤怠状況が確認できるので、気がついたら労働時間の上限を超えていたという失敗も起きにくいのが魅力です。
勤怠管理システムが勤怠管理の方法として一番優れてはいるものの、導入費用がかかったり、手間がかかったりといった問題はあり、企業によっては導入が難しい側面もあります。
労働時間の上限を理解し効率よく働ける方法を検討しよう
労働時間の上限は、「1日8時間、1週間で40時間まで」が原則。労働時間の上限を超えないように注意するのはもちろん、労働時間に該当する内容を無意識のうちにおこなっていないかどうか、雇い主と従業員、両方の観点で確認することも大切です。
また変形労働時間制やフレックスタイム制などを導入し、従業員が効率よく働ける環境を作ることで、労働時間の調整がしやすくなることも覚えておきましょう。
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