こんにちは、バックオフィス業務サポートサービス「AIBOW」編集部です。
取引先などとの接待による支出で利用される勘定科目が接待交際費ですが、接待交際費を経費として計上するためには、一定の条件やルールがあります。
ルールを守って会計処理しながら節税につなげるためには、接待交際費の上限について知っておかなければなりません。
そこで今回は、「接待交際費の上限、適用されるためのルールや注意点」を詳しく解説します。
接待交際費とは？ どんなものが含まれる？
接待交際費とは、得意先や仕入れ先など、事業に関係のある相手に接待や贈答などをおこなう際の支出のことをいいます。
取引先との飲食代や、お歳暮・お中元といった取引先への贈答品代、手土産代、ご祝儀や香典、旅行や観劇への招待なども含まれます。取引先とレストランなどで飲食をして、その帰りに相手のタクシー代を負担した場合、そのタクシー代も接待交際費に該当します。
ただし社内旅行や社内運動会など、従業員の慰安のために使用される費用は接待交際費には含まれません。旅行や運動会に取引先の社員などが参加している場合には、原則、接待交際費にできます。
また取引先などへの贈与のためにカレンダーや手ぬぐいなどの物品を購入する費用なども接待交際費には含まれません。
・参考サイト：No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算｜国税庁
接待交際費に上限はある？
接待交際費には、税務上で損金算入できる金額の上限が定められています。企業が無尽蔵に交際費を計上するのを防ぐために上限が設けられているのです。
ただしあくまで税務上の上限であり、会計上は上限がありません。つまり、社内会計上は上限がなく、税務上の上限を超えて接待しても問題ないということです。
なお税務上、交際費は「会議費」「その他交際費」「社外飲食接待費」という3種類に分けられており、税務上の上限が定められているのは3種類のうち「社外飲食接待費」のみとなっています。
具体的な上限額は企業の規模によって異なるため、次項で詳しく見ていきましょう。
・参考サイト：No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算｜国税庁
接待交際費の上限額は企業の規模によって違う！
接待交際費は一定の条件を満たすことで経費として認められ、損金算入することが可能です。しかしその上限額は企業の規模によって違います。この段落では、「個人事業主」「中小企業」「大企業」の場合についてそれぞれの上限額を紹介していきます。
個人事業主の場合
個人事業主には上限がなく、接待交際費の全額を損金算入することができます。
上限がない理由は、個人事業主で多額の社外飲食接待費を計上することは考えにくいためです。そのため交際費の種類も意識する必要がありません。
全額を損金算入できるため、接待交際費をうまく活用すれば節税につなげることも可能です。
ただし当然ながら、事業と関係のないプライベートな出費は接待交際費に含めて経費計上することができないため、注意しましょう。税務調査が入った際には厳しくチェックされることになるため、不正はできません。
中小企業の場合
期末の資本金の額、もしくは出資金の額が1億円以下の中小企業の場合、上限額は選択が可能です。
接待交際費のうち800万円、または接待交際費の中の接待飲食費の50％のどちらかを選んで上限とします。それぞれの上限額以内におさまれば、全額が損金算入可能です。
どちらの上限を選ぶべきかについては、接待飲食費の額によって異なります。
接待飲食費が1,600万円以下なら800万円を、1,600万円を超える場合には50％を選べば節税になります。自社にとってどちらが節税になるのかを考えて選ぶといいでしょう。
ただし中小企業において接待飲食費が1,600万円を超えるケースは少ないため、800万円を上限として選ぶ企業が多いです。そのため迷ったときには800万円を上限として選んでおきましょう。
つまり中小企業の接待交際費の上限額は800万円と考えておいて問題ありません。
大企業の場合
大企業の上限額は規模に合わせて2パターンが存在します。
まず期末の資本金の額、もしくは出資金の額が１億円を超え100億円以下の大企業の場合は、接待交際費の中の接待飲食費の50％を損金算入することが可能です。つまりそれが上限となります。
そして期末の資本金の額、もしくは出資金の額が100億円を超える巨大企業は、損金算入ができません。
ちなみに平成25年まで、大企業の接待交際費は経費として全額損金算入することができませんでしたが、平成26年度以降の税制改正により、社内飲食費の半額が損金算入できるようになりました。
景気を刺激するための対策として税制度が変更されたのです。
このことから、今後も景気や社会情勢次第で、税制度が変更される可能性があることが予想されます。新たな税制度に対応できるよう、注視しておきましょう。
接待交際費の5,000円基準について
接待交際費について、5,000円が基準になっているということを見聞きしたことがあるという方も多いでしょう。この5,000円基準とはどういうものなのか、解説します。
1人当たり5,000円以下の飲食費は接待交際費とはならず、会議費として計上することになります。
取引先など社外の人の接待として複数人で飲食した場合でも、飲食費が1人当たり5,000円以下なら接待交際費とはせず、全額を会議費として損金算入できるということです。
この基準は大企業にも適用されます。そのため飲食費が1人当たり5,000円以下になるようにすれば、節税につながるのです。
5,000円以下の飲食代が損金不算入とされないためには、日付や金額参加者名、人数、支払先などを記載した書類を保存しておかなければならないため注意しましょう。領収書を保管するだけでなく、参加者についてもしっかり記録しておくことが大切です。
・参考サイト：No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算｜国税庁
接待交際費と似ている勘定科目との違い
接待交際費に似ている勘定科目として、「会議費」「広告宣伝費」「福利厚生費」が挙げられます。それぞれの特徴と接待交際費との違いを詳しく解説していきます。
会議費との違い
会議費とは、取引先との打合せや商談、社内会議、研修などのためにかかった費用のこと。
接待交際費と似ていますが、外部との飲食だけでなく、会議などでの社内飲食も計上できる点が違いです。接待交際費では社外の人に対する接待で使った費用しか計上できませんが、会議費は自社の社員に使った費用も計上できます。
また会議費は全額損金算入できるのも接待交際費との違いです。ただし会議費が高額な場合は接待交際費と判断されることがあるため注意しましょう。
同じく取引先との飲食に支出した場合で、接待交際費と会議費どちらで計上すればいいのか迷った場合には、先述したように参加者1人当たりの費用が5,000円以下であれば会議費として計上、それ以上は接待交際費として計上します。
1人当たりの費用が5,000円を超えても会議費として計上できますが、会議費として計上するには、打ち合わせの議事録などを残しておき、会議の実態を説明できるようにしておかなければなりません。
広告宣伝費との違い
広告宣伝費とは、自社の製品やサービスを宣伝するためにかかる費用のこと。知名度の向上や販売促進のために使われる費用です。
たとえばTVCMや新聞・雑誌への広告掲載だけでなく、得意先に対してイベントの招待券やプレゼントを贈った場合も、それが広報活動の一つであるならば広告宣伝費となります。
接待交際費との違いは、広告宣伝費は不特定多数を対象にしたものであること。
ただし得意先にカレンダーやサンプル、粗品などを送付した場合も、広報活動の一つとして広告宣伝費で計上することが可能です。
特定の相手に対して高額な贈与などをおこなった場合には接待交際費になります。
福利厚生費との違い
福利厚生費とは、社員の慰労や各種社員制度のための費用のことをいいます。
たとえば社員旅行、社員の結婚・出産祝い金、香典、社員の病気見舞金、忘年会・新年会の費用などが挙げられます。
福利厚生費は自社社員のために使う費用である一方、接待交際費は取引先など社外の関係者のために使う費用であるというのが大きな違いです。
福利厚生費として認められるには、支出額が常識の範囲内であり、すべての従業員を対象にしていること、会社が全社員の費用を一律で負担している場であることといった条件があります。実際にその場にすべての社員が参加しているかどうかは関係ありません。
飲食を伴う忘年会・新年会は接待交際費の社内飲食費と間違われやすいですが、福利厚生費として計上します。
・参考サイト：No.5261 交際費等と福利厚生費との区分｜国税庁
接待交際費が経費として認められるために必要なこと
接待交際費が経費として認められるためには、しておかなければならないことがあります。どんなことをしておく必要があるのか、詳しく解説していきます。
必要な記録を必ず残す
接待交際費が経費として認められるためには、必要な記録を必ず残すことが大切です。
損金算入するためには、客観的な証拠が必要となります。そのため、領収書やレシート、経費精算書などといった書類に必要な情報を記載して保存しておく必要があります。
書類に記録しなければならない事項は、接待のあった年月日、接待した得意先の名前、人数、金額、飲食店の名称・住所、目的（接待、会議など）です。
不備があれば接待交際費として認められないため注意しましょう。
50％損金算入できる飲食交際費については、帳簿に記録を残すようにしましょう。
レシートを保管する
接待交際費が経費として認められるためには、レシートを保管しておくことも必要です。
レシートや領収書、経費精算書などは、7年間保存する必要があります。7年間保存していなければ、5,000円基準も50％損金算入も適用できないため注意しましょう。
個人事業主で白色申告の場合、領収書の保管期間は5年で、帳簿などは7年間保管が必要です。それぞれ期間が異なるため間違えないようにしましょう。
接待交際費の上限に関する注意点！
接待交際費の上限に関しては、注意しなければならない点が2つあります。それぞれの注意点について、詳しく解説していきます。
税込経理か税抜経理かを確認する
接待交際費の経理処理では、税込経理か税抜経理かを確認することが大切です。
会社の経理は、取引金額を税込金額として扱って消費税の金額を区別しない「税込経理」と、取引金額の消費税金額を区分する「税抜経理」のどちらかが採用されており、どちらを選ぶかは企業の自由となっています。
ただしどちらを選ぶかによって、接待交際費の基準に影響が出るため注意しましょう。
税込経理では、消費税分を加算して一人当たり5,000円基準などを判断します。一方、税抜経理では消費税分を含めません。そのため同じ金額の領収書であっても、基準を超える場合と超えない場合があるのです。
このことから、税込経理を選択した会社の場合、消費税率の分、接待交際費の上限が低くなるため不利になります。上限が低くならないようにしたいのであれば、税抜経理を選択するのがおすすめです。
上限金額は変更になる可能性がある
接待交際費の限度額は、これまでも景気や社会情勢の変化などにより変更されてきました。
必ず変更されるとも限りませんし、頻繁に変更されるわけでもありませんが、今後も新しい上限が設定される可能性があるという点に注意しておきましょう。
日頃から面倒だからといってすべて接待交際費として計上するのではなく、必要に応じて会議費や福利厚生費などの勘定科目を活用していれば、上限限度額が引き下げられても対応しやすいでしょう。
接待交際費の上限を確認しながら正しく経理処理しよう！
接待交際費として計上できるかどうかは、出費の目的や対象者、金額などによって決定されます。接待交際費として計上する際には、上限も意識しながら正しく経理処理をしましょう。
会議費や福利厚生費といった接待交際費以外の費用で処理できるものについては、それらの勘定科目で処理することで、節税にもつながります。
何が接待交際費になり、何がならないのかをしっかり理解して、正しく経理処理しながら節税も目指しましょう。
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